Datblygu cynigion i ymateb i ofynion tendro allanol

​Mae'r safon hon yn ymwneud â helpu rheolwyr i ddatblygu cynigion ffurfiol mewn ymateb i dendrau allanol. Gallai rheolwyr o'r fath fod mewn swyddi uwch mewn asiantaethau sector cyhoeddus sy'n ymateb i ofynion llywodraeth genedlaethol neu leol i ddangos 'cystadleurwydd' neu werth gorau. Gallai fod yn berthnasol hefyd i reolwyr sy'n ymateb i dendrau cystadleuol, naill ai o fewn y sector cyhoeddus neu mewn sefydliadau sector preifat. Bydd Uwch-reolwyr mewn asiantaethau Sector Gwirfoddol sy'n gwneud cais am gontractau i ddarparu gwasanaethau neu sy'n gweithio mewn partneriaeth ag asiantaethau eraill i gynnig am gontractau hefyd yn cael bod yr uned hon yn ddefnyddiol. Mae'n cynnwys ystyried y gwasanaethau y gall sefydliadau eu darparu drostynt eu hunain yn ogystal ag ystyried y potensial o ran darparu gwasanaeth ehangach wrth weithio mewn partneriaeth ag eraill. Mae datblygu'r achos busnes dros y cynnig yn agwedd allweddol ar yr uned.

Argymhellir y safon ar gyfer uwch-reolwyr sy'n gyfrifol am ddatblygu cynigion i ddarparu gwasanaethau. Gallai hyn fod mewn ymateb i dendrau 'cystadleurwydd' y Llywodraeth neu mewn ymateb i dendrau cystadleuol gan gomisiynwyr gwasanaethau.

​1. dadansoddi gwahoddiadau i dendro ac adnabod nodau ac amcanion y sefydliad comisiynu
2. egluro gofynion tendrau gyda sefydliadau comisiynu
3. dadansoddi ac adolygu'r gwasanaethau y gall eich sefydliad eich hun eu darparu a'u gwerthuso yn erbyn gofynion y tendr
4. dadansoddi'r adnoddau sy'n ofynnol i ddarparu'r gwasanaethau angenrheidiol yn effeithlon, yn gost-effeithiol a chan fodloni gofynion ansawdd  
5. cytuno ar a ddylid symud ymlaen gyda chynigion
6. ymgynghori â rhanddeiliaid mewnol a chytuno ar unrhyw angen am gynnwys partneriaid eraill yn y broses dendro er mwyn sicrhau darpariaeth effeithiol gwasanaethau
7. cyd-drafod â rhanddeiliaid allanol a phartneriaid i gytuno ar eu cyfraniad i gynigion
8. egluro a chytuno ar rolau a chyfrifoldebau o ran darparu gwasanaeth, gan gynnwys cytundebau lefel gwasanaeth gyda sefydliadau partner
9. gwirio bod diwydrwydd dyledus yn digwydd, os yw'n briodol, yng nghyswllt tendrau cyn symud ymlaen gyda chynigion
10. datblygu cynigion sy'n bodloni gofynion tendrau a nodi'r achos busnes dros benodi sefydliadau neu bartneriaethau i ddarparu'r gwasanaethau sy'n ofynnol
11. ymgynghori â rhanddeiliaid mewnol ac allanol a phartneriaid ac adolygu a chytuno ar gynnwys a fformat y cynnig
12. gwirio bod y cynnig terfynol yn bodloni holl ofynion y tendr, gan gynnwys;
12.1 cyflwyniad,
12.2 eglurder o ran sut bydd gwasanaethau'n cael eu darparu,
12.3 cost-effeithiolrwydd darparu'r gwasanaeth
12.4 yr achos busnes dros benodi sefydliadau neu bartneriaethau, gan gynnwys unrhyw werth ychwanegol y byddwch yn ei gyfrannu

1. y gweithdrefnau cenedlaethol a sefydliadol ar gyfer tendro, gan gynnwys cystadleurwydd
2. sut mae dadansoddi dogfennau tendro i ganfod y nodau a'r amcanion
3. sut mae dadansoddi'r adnoddau sy'n ofynnol i ddarparu'r gwasanaethau angenrheidiol, gan gynnwys amgylcheddau ffisegol, personél a chyllid
4. sut mae dadansoddi'r gwasanaethau y gallwch eu darparu
5. pwysigrwydd sicrhau diwydrwydd dyledus mewn sefyllfaoedd perthnasol
6. sut mae datblygu achosion busnes dros ddarparu gwasanaethau a beth sydd angen ei gynnwys
7. pryd gallai fod yn briodol cyd-drafod â phartneriaid posibl a sut mae gwneud hynny
8. sut mae datblygu cytundebau lefel gwasanaeth gyda phartneriaid a pham mae hynny'n bwysig
9. pwysigrwydd sicrhau gallu sefydliadau partner
10. pwysigrwydd dangos y gwerth ychwanegol y gall eich sefydliad neu eich partneriaeth ei gyfrannu i'r cynnig a beth gallai'r gwerth ychwanegol hwnnw fod

1. Rydych yn derbyn cyfrifoldeb personol dros wneud i bethau ddigwydd
2. Rydych yn cyfathrebu'n eglur ac yn effeithiol gyda rhanddeiliaid ac yn sicrhau eu bod yn deall y broses ac yn ymroddedig iddi
3. Rydych yn cytuno'n eglur gydag eraill ar yr hyn a ddisgwylir ganddynt, ac yn eu galw i gyfrif
4. Rydych yn annog rhanddeiliaid allanol a phartneriaid i drafod problemau posibl a chytuno ar atebion adeiladol
5. Rydych yn sicrhau bod pob cam a chyfnod yn y broses dendro yn dilyn arfer da o ran tryloywder a chydraddoldeb proses, a gofynion moesegol a chyfreithiol
6. Rydych yn sicrhau bod unrhyw bartneriaid sy'n ymwneud â'r broses dendro yn gallu darparu'r gwasanaethau sy'n ofynnol ganddynt

​Cyfathrebu
Cynllunio
Adolygu
Datrys problemau
Gwneud penderfyniadau
Blaenoriaethu
Pennu amcanion
Gwerthuso
Cyd-drafod
Dadansoddi
Asesu risg
Creadigrwydd
Arloesedd

​Mae'r safon hon yn sefyll ar ei phen ei hun, ond gellid ei chysylltu â safon HF18: Pennu, comisiynu a rheoli contractau a chytundebau allanol