Helpu cwsmeriaid i ddewis a bwcio gwasanaethau teithio
URN: PPLTT19
Sectorau Busnes (Suites): Teithio a Thwristiaeth
Datblygwyd gan: People 1st
Cymeradwy ar:
01 Ion 2015
Trosolwg
Mae'r safon hon yn disgrifio'r cymhwysedd sy'n ofynnol i fwcio a phrosesu ystod gyfyngedig o wasanaethau teithio syml ar gais cwsmeriaid sy'n gwybod yn union beth maent ei eisiau. Mae'r gallu i fodloni gofynion cwsmeriaid, cyflawni'r tasgau gweinyddol angenrheidiol ac ymdrin â dogfennaeth teithio gysylltiedig yn ofynnol.
Argymhellir y safon hon i staff sy'n cysylltu â chwsmeriaid, boed wyneb yn wyneb neu beidio.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
*Helpu’r cwsmeriaid i ganfod eu gofynion o ran teithio a dewis cynhyrchion:
*
1. fel bod gofynion y cwsmeriaid o ran gwasanaethau teithio’n cael eu canfod a’u gwneud yn eglur
2. fel bod anghenion y cwsmeriaid yn cael eu crynhoi’n gywir
3. fel bod cyfanswm costau’r trefniadau teithio yn cael ei gyfrifo’n gywir
4. fel y rhoddir gwybod i’r cwsmeriaid am gyfanswm cost eu trefniadau teithio
5. fel y ceir cytundeb y cwsmeriaid i’r trefniadau arfaethedig
Nodi a phrosesu gwybodaeth y cwsmeriaid:
6. fel y ceir cydsyniad y cwsmeriaid i gofnodi’r wybodaeth angenrheidiol
7. fel bod gwybodaeth yn cael ei chofnodi’n gyflym, yn gywir ac yn y fformat gofynnol
8. fel bod cyfrinachedd gwybodaeth yn cael ei gynnal
9. fel bod gwybodaeth yn cael ei phrosesu a’i storio mewn modd sy’n bodloni gofynion y sefydliad a’r gofynion cyfreithiol
10. fel bod gwrthwynebiadau i gofnodi gwybodaeth bersonol yn cael eu trin mewn modd sy’n cynnal cysylltiadau da â’r cwsmeriaid
Cwblhau bwciadau gwasanaethau teithio:
11. fel bod y gwasanaethau teithio ac unrhyw wasanaethau ychwanegol yn cyd-fynd yn gywir â’r manylion y cytunwyd arnynt gyda’ch cwsmeriaid
12. fel bod y bwciad yn cael ei gwblhau mewn modd sy’n dilyn gweithdrefnau’ch sefydliad ac yn bodloni’r gofynion cyfreithiol a rheoliadol eraill
13. fel bod yr holl waith gweinyddu bwciadau’n cael ei brosesu’n brydlon, yn gywir a chan ddilyn gweithdrefnau’ch sefydliad
14. fel bod gwybodaeth a dogfennaeth bwcio’n cael eu storio’n ddiogel gan ddilyn gweithdrefnau’ch sefydliad a bodloni’r gofynion cyfreithiol
Prosesu dogfennaeth ar ôl bwcio:
15. fel bod gan y bwciadau gadarnhad gan y cyflenwr sy’n cyd-fynd â’r gwasanaethau sydd wedi’u bwcio
16. fel bod y copïau cywir o’r dogfennau bwcio’n cael eu cyflenwi i’r person(au) perthnasol
17. fel bod dogfennaeth bwcio’n cael ei diweddaru’n brydlon ac yn gywir pan fo angen
18. fel bod pob mater sydd y tu hwnt i’ch cyfrifoldebau gwaith neu’ch profiad yn cael ei gyfeirio at y person(au) perthnasol
Cael, paratoi a chyflenwi dogfennaeth teithio:
- fel bod yr holl ddogfennaeth a geir yn cyd-fynd â’r gwasanaethau teithio sydd wedi’u bwcio a bod unrhyw anghysondebau yn y ddogfennaeth yn cael eu datrys yn brydlon ac yn briodol cyn iddynt gael eu cyflenwi i’r cwsmeriaid
20. fel bod y ddogfennaeth ac unrhyw docynnau angenrheidiol, wedi’u cwblhau a’u rhoi at ei gilydd yn gywir, yn cael eu cyflenwi i’ch cwsmeriaid yn unol â’r amserlen ofynnol a chan ddilyn gweithdrefn eich sefydliad
21. fel bod manylion y bwciad yn cael eu hail-gadarnhau’n glir i’ch cwsmeriaid ac fel bod yr holl drefniadau teithio’n cael eu hesbonio’n glir ac yn llawn i’ch cwsmeriaid mewn ffordd y byddant yn ei deall
22. fel bod y cwsmeriaid wedi deall eu trefniadau teithio’n llawn a’u bod yn fodlon â’ch gwasanaeth cyn iddynt adael eich safle
23. fel bod yr holl gofnodion cwsmeriaid yn cael eu cwblhau’n llawn ac yn gywir a’u trosglwyddo i’r person(au) perthnasol yn brydlon
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
*Gwybodaeth a dealltwriaeth cyffredinol
*
1. y rhannau perthnasol o’r ddeddfwriaeth gwahaniaethu ar sail anabledd a’i goblygiadau wrth roi cyngor a gwybodaeth i gwsmeriaid
2. prif ofynion y ddeddfwriaeth sy’n effeithio ar gasglu, storio a defnyddio gwybodaeth bersonol
3. yr angen i gynnal cyfrinachedd cwsmeriaid
4. pwysigrwydd cadw cofnodion cywir a diogel
Gwybodaeth a dealltwriaeth sy’n benodol i’r diwydiant
5. lleoliad y cyrchfannau yn y byd y mae ymwelwyr o’r Deyrnas Unedig yn mynd iddynt amlaf
6. lleoliad atyniadau o bwys i dwristiaid a digwyddiadau arbennig yn y Deyrnas Unedig, yn Ewrop a ledled y byd
7. y mathau o arian cyfred sy’n cael eu defnyddio mewn cyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd
8. yr ieithoedd swyddogol sy’n cael eu defnyddio mewn cyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd
9. y mathau o hinsawdd a geir mewn cyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd
10. cylchfeydd amser y byd a’u heffaith ar eich cwsmeriaid
11. yr elfennau a geir mewn pecyn
12. ble i ddod o hyd i wybodaeth gywir a chyfredol i gynorthwyo â’r bwciad
13. mathau o basbortau a fisâu a ble i ddod o hyd i wybodaeth am ofynion mynediad o ran fisâu a phasbortau
14. pa wybodaeth i’w rhoi i’r cwsmeriaid i’w galluogi i gael gwybod am y rhagofalon a’r rheoliadau iechyd gorfodol ac argymelledig cyfredol
15. y gwahanol ofynion mynediad ar gyfer pobl sydd â phasbortau’r Undeb Ewropeaidd ac â phasbortau gwledydd y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd i gyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd
16. termau a byrfoddau rhentu ceir
17. prif amodau rhentu ceir gan gynnwys cymhwysedd (e.e. oedran, ardystiadau)
18. y ddarpariaeth yswiriant ceir a gynigir gan y cyflenwyr rhentu ceir a ddefnyddir gan eich sefydliad, gan gynnwys ildiadau hawl difrod gwrthdrawiad, yswiriant damwain personol ac ychwanegiadau
19. ffynonellau gwybodaeth am y cwmnïau parcio mawr ym mhrif feysydd awyr y Deyrnas Unedig
20. ffynonellau gwybodaeth am drefniadau tacsis a chludiant maes awyr i fannau ymadael o bwys yn y Deyrnas Unedig
21. y mathau o yswiriant teithio sydd ar gael gan gynnwys faint sy’n cael ei yswirio, amodau, eithriadau a symiau cyntaf i’w talu gan ddeiliad y polisi
22. am beth mae ATOL yn sefyll a pha ddiogelwch mae ATOL yn ei gynnig; pa gynhyrchion sydd wedi’u cynnwys a heb eu cynnwys
23. ystyr termau a byrfoddau sylfaenol a ddefnyddir ar ddogfennaeth teithio
24. y telerau ac amodau bwcio ac unrhyw gyfyngiadau sy’n berthnasol i’r gwasanaethau teithio a’r gwasanaethau ychwanegol rydych yn eu bwcio
25. codau meysydd awyr 3 llythyren a sut i’w hamgodio a’u datgodio
26. y mathau o docynnau sydd ar gael ar gyfer gwasanaethau teithio ac unrhyw amodau sy’n gysylltiedig â’u cyflenwi
27. dulliau o sicrhau bod dogfennau ar gael i’r cwsmeriaid
28. canlyniadau gwneud camgymeriadau yn y gwaith bwcio
29. canlyniadau cyflenwi a phrosesu dogfennau’n anghywir
30. sut i ddarllen a dehongli mapiau er mwyn adnabod porthladdoedd a meysydd awyr o bwys, cyrchfannau twristiaeth, prifddinasoedd, dinasoedd mawr a grwpiau o wledydd yn y Deyrnas Unedig ac Ewrop a ledled y byd
31. sut i gyflwyno costiadau i’r cwsmeriaid
32. sut i esbonio amodau a chyfyngiadau bwcio perthnasol fel bod eich cwsmeriaid yn eu deall
33. sut i ddefnyddio a dehongli ffynonellau cyfeirio er mwyn darparu gwybodaeth a chostiadau ar gyfer gwahanol grwpiau cwsmeriaid a thariffau prisiau
34. sut i ganfod cymhwysedd y cwsmeriaid ar gyfer gwahanol gynhyrchion yswiriant (e.e. ynghylch oedran, beichiogrwydd, hanes meddygol ac ati)
35. sut i ddehongli’r wybodaeth am drefniadau teithio ar ddogfennaeth teithio
36. sut i gwblhau dogfennaeth bwcio â llaw neu fwcio electronig cyflenwyr
37. sut i ddefnyddio’r wyddor ffonetig
38. sut i gwblhau tocynnau, talebau a dogfennaeth gysylltiedig
39. sut i sicrhau bod tocynnau, talebau a dogfennaeth gysylltiedig yn gywir
40. pam ei bod yn bwysig sicrhau bod y wybodaeth a roddir i’r cwsmeriaid yn gywir ac yn gyfredol
41. canlyniadau camliwio (e.e. yng nghyd-destun newidiadau a/neu ddiweddariadau i lyfrynnau hysbysebu) yn ystod trafodaethau gyda’r cwsmeriaid
42. gwerth gwybodaeth cwsmeriaid:
42.1 i ganfod tueddiadau cyfredol yn yr hyn mae cwsmeriaid ei eisiau a’i angen o ran teithio a thwristiaeth
42.2 er mwyn teilwra cynigion i broffiliau cwsmeriaid penodol
42.3 er mwyn cynnal cysylltiad â chwsmeriaid a meithrin teyrngarwch cwsmeriaid
43. pwysigrwydd dilyn systemau’r sefydliad ar gyfer cofnodi a phrosesu gwybodaeth a bod y rhain yn wahanol mewn gwahanol sefydliadau
44. sut a phryd i holi’r cwsmeriaid am basbortau a fisâu ac unrhyw ofynion o ran iechyd
Gwybodaeth a dealltwriaeth sy’n benodol i’r cyd-destun
45. pa wybodaeth mae angen ei chasglu er mwyn diwallu anghenion y cwmni
46. sut mae’n rhaid casglu, prosesu a storio gwybodaeth er mwyn bodloni gofynion y sefydliad a gofynion cyfreithiol
47. gweithdrefnau’ch sefydliad ynghylch gwerthu gwasanaethau ac yswiriant teithio a phwysigrwydd eu dilyn
48. gweithdrefnau’ch sefydliad ar gyfer trosglwyddo dogfennaeth teithio
49. safbwynt eich sefydliad ar weithredwyr a ffefrir
50. gweithdrefnau’ch sefydliad ar gyfer cwblhau a phrosesu bwciadau llaw a/neu gyfrifiadurol, prosesu dogfennau bwcio, monitro a chofnodi bwciadau
51. gweithdrefnau’ch sefydliad ar gyfer dosbarthu a storio dogfennaeth bwcio (gan gynnwys tocynnau, talebau a pholisïau ac ati)
52. y mathau o ddogfennaeth teithio y gellir eu cyflenwi a’u cwblhau yn eich gweithle
53. eich rhwymedigaethau cyfreithiol wrth gynghori’r cwsmeriaid, gan gynnwys gofynion cyffredinol deddfwriaeth gwyliau pecyn, gan gynnwys trefniadau diogelwch ariannol ATOL (os yn briodol); amodau bwcio; gofynion o ran pasbortau, fisâu, iechyd ac yswiriant, gan gynnwys y canllawiau rheoliadol cymwys cyfredol ar werthu yswiriant)
54. terfynau’ch cyfrifoldeb am ymdrin ag anghysondebau mewn dogfennaeth ac wrth bwy y dylech roi gwybod am unrhyw broblemau
*
*
Cwmpas/ystod
Gwasanaethau teithio: gwyliau pecyn, llety’n unig, teithiau fferi’n unig, hediadau’n unig
Gwasanaethau ychwanegol: llogi ceir, cludiant i ac o’r man ymadael, parcio ceir, yswiriant, ychwanegiadau’r cwmni teithiau, gofynion o ran symudedd
Cwsmeriaid: unigolyn, sefydliad, grŵp bach
Cofnodi: â llaw, yn electronig
Gwybodaeth: manylion cyswllt cwsmeriaid, ymholiadau am gynhyrchion, diddordebau perthnasol
Prosesu a storio: â llaw, yn electronig
Tocynnau: wedi’u cyflenwi ymlaen llaw, tocynnau electronig, tocynnau wrth ymadael (tickets on departure / TOD)
Trefniadau teithio: amserau cofrestru ar gyfer teithiau, lwfans bagiau, gweithdrefnau diogelwch, man ymadael
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
1. Cyfarch eich cwsmeriaid mewn ffordd brydlon, gyfeillgar a hyderus
2. Defnyddio technegau cwestiynu addas a sgiliau gwrando a chofnodi’r canlyniadau
3. Holi’ch cwsmeriaid ynghylch eu gofynion o ran teithio er mwyn canfod eu gofynion
4. Achub ar gyfleoedd i gynnig gwasanaethau ychwanegol
Sgiliau
Geirfa
Dolenni I NOS Eraill
Cysylltiadau Allanol
Fersiwn rhif
Dyddiad Adolygu Dangosol
01 Ion 2018
Dilysrwydd
Ar hyn o bryd
Statws
Gwreiddiol
Sefydliad Cychwynnol
People 1st
URN gwreiddiol
PPLTT19
Galwedigaethau Perthnasol
Galwedigaethau Gwasanaeth Personol, Ymgynghorydd Teithiau Busnes, Galwedigaethau Gwasanaethau Hamdden a Theithio, Ymgynghorydd Teithiau Hamdden
Cod SOC
Geiriau Allweddol
helpu, cwsmeriaid, dewis, bwcio, teithio, gwasanaethau