Helpu cwsmeriaid i ddewis a bwcio gwasanaethau teithio

Mae'r safon hon yn disgrifio'r cymhwysedd sy'n ofynnol i fwcio a phrosesu ystod gyfyngedig o wasanaethau teithio syml ar gais cwsmeriaid sy'n gwybod yn union beth maent ei eisiau. Mae'r gallu i fodloni gofynion cwsmeriaid, cyflawni'r tasgau gweinyddol angenrheidiol ac ymdrin â dogfennaeth teithio gysylltiedig yn ofynnol. Argymhellir y safon hon i staff sy'n cysylltu â chwsmeriaid, boed wyneb yn wyneb neu beidio.​

2. fel bod anghenion y cwsmeriaid yn cael eu crynhoi’n gywir

3. fel bod cyfanswm costau’r trefniadau teithio yn cael ei gyfrifo’n gywir

4. fel y rhoddir gwybod i’r cwsmeriaid am gyfanswm cost eu trefniadau teithio

5. fel y ceir cytundeb y cwsmeriaid i’r trefniadau arfaethedig

Nodi a phrosesu gwybodaeth y cwsmeriaid:

6. fel y ceir cydsyniad y cwsmeriaid i gofnodi’r wybodaeth angenrheidiol

7. fel bod gwybodaeth yn cael ei chofnodi’n gyflym, yn gywir ac yn y fformat gofynnol

8. fel bod cyfrinachedd gwybodaeth yn cael ei gynnal

9. fel bod gwybodaeth yn cael ei phrosesu a’i storio mewn modd sy’n bodloni gofynion y sefydliad a’r gofynion cyfreithiol 

10. fel bod gwrthwynebiadau i gofnodi gwybodaeth bersonol yn cael eu trin mewn modd sy’n cynnal cysylltiadau da â’r cwsmeriaid

Cwblhau bwciadau gwasanaethau teithio:

11. fel bod y gwasanaethau teithio ac unrhyw wasanaethau ychwanegol yn cyd-fynd yn gywir â’r manylion y cytunwyd arnynt gyda’ch cwsmeriaid

12. fel bod y bwciad yn cael ei gwblhau mewn modd sy’n dilyn gweithdrefnau’ch sefydliad ac yn bodloni’r gofynion cyfreithiol a rheoliadol eraill

13. fel bod yr holl waith gweinyddu bwciadau’n cael ei brosesu’n brydlon,   yn gywir a chan ddilyn gweithdrefnau’ch sefydliad

14. fel bod gwybodaeth a dogfennaeth bwcio’n cael eu storio’n ddiogel gan ddilyn gweithdrefnau’ch sefydliad a bodloni’r gofynion cyfreithiol 

Prosesu dogfennaeth ar ôl bwcio:

15. fel bod gan y bwciadau gadarnhad gan y cyflenwr sy’n cyd-fynd â’r gwasanaethau sydd wedi’u bwcio

16. fel bod y copïau cywir o’r dogfennau bwcio’n cael eu cyflenwi i’r person(au) perthnasol

17. fel bod dogfennaeth bwcio’n cael ei diweddaru’n brydlon ac yn gywir pan fo angen

18. fel bod pob mater sydd y tu hwnt i’ch cyfrifoldebau gwaith neu’ch profiad yn cael ei gyfeirio at y person(au) perthnasol

Cael, paratoi a chyflenwi dogfennaeth teithio:

19. fel bod yr holl ddogfennaeth a geir yn cyd-fynd â’r gwasanaethau teithio sydd wedi’u bwcio a bod unrhyw anghysondebau yn y ddogfennaeth yn cael eu datrys yn brydlon ac yn briodol cyn iddynt gael eu cyflenwi i’r cwsmeriaid

​20. fel bod y ddogfennaeth ac unrhyw docynnau angenrheidiol, wedi’u cwblhau a’u rhoi at ei gilydd yn gywir, yn cael eu cyflenwi i’ch cwsmeriaid yn unol â’r amserlen ofynnol a chan ddilyn gweithdrefn eich sefydliad

21. fel bod manylion y bwciad yn cael eu hail-gadarnhau’n glir i’ch cwsmeriaid ac fel bod yr holl drefniadau teithio’n cael eu hesbonio’n glir ac yn llawn i’ch cwsmeriaid mewn ffordd y byddant yn ei deall

22. fel bod y cwsmeriaid wedi deall eu trefniadau teithio’n llawn a’u bod yn fodlon â’ch gwasanaeth cyn iddynt adael eich safle

23. fel bod yr holl gofnodion cwsmeriaid yn cael eu cwblhau’n llawn ac yn gywir a’u trosglwyddo i’r person(au) perthnasol yn brydlon

2. prif ofynion y ddeddfwriaeth sy’n effeithio ar gasglu, storio a defnyddio gwybodaeth bersonol

3. yr angen i gynnal cyfrinachedd cwsmeriaid

4. pwysigrwydd cadw cofnodion cywir a diogel

Gwybodaeth a dealltwriaeth sy’n benodol i’r diwydiant

5. lleoliad y cyrchfannau yn y byd y mae ymwelwyr o’r Deyrnas Unedig yn mynd iddynt amlaf

6. lleoliad atyniadau o bwys i dwristiaid a digwyddiadau arbennig yn y Deyrnas Unedig, yn Ewrop a ledled y byd

7. y mathau o arian cyfred sy’n cael eu defnyddio mewn cyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd

8. yr ieithoedd swyddogol sy’n cael eu defnyddio mewn cyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd

9. y mathau o hinsawdd a geir mewn cyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd

10. cylchfeydd amser y byd a’u heffaith ar eich cwsmeriaid

11. yr elfennau a geir mewn pecyn

12. ble i ddod o hyd i wybodaeth gywir a chyfredol i gynorthwyo â’r bwciad

13. mathau o basbortau a fisâu a ble i ddod o hyd i wybodaeth am ofynion mynediad o ran fisâu a phasbortau

14. pa wybodaeth i’w rhoi i’r cwsmeriaid i’w galluogi i gael gwybod am y rhagofalon a’r rheoliadau iechyd gorfodol ac argymelledig cyfredol 

15. y gwahanol ofynion mynediad ar gyfer pobl sydd â phasbortau’r Undeb Ewropeaidd ac â phasbortau gwledydd y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd i gyrchfannau twristiaeth o bwys ledled y byd

16. termau a byrfoddau rhentu ceir

17. prif amodau rhentu ceir gan gynnwys cymhwysedd (e.e. oedran, ardystiadau)

18. y ddarpariaeth yswiriant ceir a gynigir gan y cyflenwyr rhentu ceir a ddefnyddir gan eich sefydliad, gan gynnwys ildiadau hawl difrod gwrthdrawiad, yswiriant damwain personol ac ychwanegiadau 

19. ffynonellau gwybodaeth am y cwmnïau parcio mawr ym mhrif feysydd awyr y Deyrnas Unedig

20. ffynonellau gwybodaeth am drefniadau tacsis a chludiant maes awyr i fannau ymadael o bwys yn y Deyrnas Unedig

21. y mathau o yswiriant teithio sydd ar gael gan gynnwys faint sy’n cael ei yswirio, amodau, eithriadau a symiau cyntaf i’w talu gan ddeiliad y polisi

22. am beth mae ATOL yn sefyll a pha ddiogelwch mae ATOL yn ei gynnig; pa gynhyrchion sydd wedi’u cynnwys a heb eu cynnwys

23. ystyr termau a byrfoddau sylfaenol a ddefnyddir ar ddogfennaeth teithio

24. y telerau ac amodau bwcio ac unrhyw gyfyngiadau sy’n berthnasol i’r gwasanaethau teithio a’r gwasanaethau ychwanegol rydych yn eu bwcio

25. codau meysydd awyr 3 llythyren a sut i’w hamgodio a’u datgodio

26. y mathau o docynnau sydd ar gael ar gyfer gwasanaethau teithio ac unrhyw amodau sy’n gysylltiedig â’u cyflenwi

27. dulliau o sicrhau bod dogfennau ar gael i’r cwsmeriaid

28. canlyniadau gwneud camgymeriadau yn y gwaith bwcio

29. canlyniadau cyflenwi a phrosesu dogfennau’n anghywir

30. sut i ddarllen a dehongli mapiau er mwyn adnabod porthladdoedd a meysydd awyr o bwys, cyrchfannau twristiaeth, prifddinasoedd, dinasoedd mawr a grwpiau o wledydd yn y Deyrnas Unedig ac Ewrop a ledled y byd

31. sut i gyflwyno costiadau i’r cwsmeriaid

32. sut i esbonio amodau a chyfyngiadau bwcio perthnasol fel bod eich cwsmeriaid yn eu deall

33. sut i ddefnyddio a dehongli ffynonellau cyfeirio er mwyn darparu gwybodaeth a chostiadau ar gyfer gwahanol grwpiau cwsmeriaid a thariffau prisiau

34. sut i ganfod cymhwysedd y cwsmeriaid ar gyfer gwahanol gynhyrchion yswiriant (e.e. ynghylch oedran, beichiogrwydd, hanes meddygol ac ati)

35. sut i ddehongli’r wybodaeth am drefniadau teithio ar ddogfennaeth teithio

36. sut i gwblhau dogfennaeth bwcio â llaw neu fwcio electronig cyflenwyr

37. sut i ddefnyddio’r wyddor ffonetig

38. sut i gwblhau tocynnau, talebau a dogfennaeth gysylltiedig

39. sut i sicrhau bod tocynnau, talebau a dogfennaeth gysylltiedig yn gywir

40. pam ei bod yn bwysig sicrhau bod y wybodaeth a roddir i’r cwsmeriaid yn gywir ac yn gyfredol

41. canlyniadau camliwio (e.e. yng nghyd-destun newidiadau a/neu ddiweddariadau i lyfrynnau hysbysebu) yn ystod trafodaethau gyda’r cwsmeriaid

42. gwerth gwybodaeth cwsmeriaid:

42.1 i ganfod tueddiadau cyfredol yn yr hyn mae cwsmeriaid ei eisiau a’i angen o ran teithio a thwristiaeth

42.2 er mwyn teilwra cynigion i broffiliau cwsmeriaid penodol

42.3 er mwyn cynnal cysylltiad â chwsmeriaid a meithrin teyrngarwch cwsmeriaid

43. pwysigrwydd dilyn systemau’r sefydliad ar gyfer cofnodi a phrosesu gwybodaeth a bod y rhain yn wahanol mewn gwahanol sefydliadau

44. sut a phryd i holi’r cwsmeriaid am basbortau a fisâu ac unrhyw ofynion o ran iechyd

Gwybodaeth a dealltwriaeth sy’n benodol i’r cyd-destun

45. pa wybodaeth mae angen ei chasglu er mwyn diwallu anghenion y cwmni

46. sut mae’n rhaid casglu, prosesu a storio gwybodaeth er mwyn bodloni gofynion y sefydliad a gofynion cyfreithiol

47. gweithdrefnau’ch sefydliad ynghylch gwerthu gwasanaethau ac yswiriant teithio a phwysigrwydd eu dilyn

48. gweithdrefnau’ch sefydliad ar gyfer trosglwyddo dogfennaeth teithio

49. safbwynt eich sefydliad ar weithredwyr a ffefrir

50. gweithdrefnau’ch sefydliad ar gyfer cwblhau a phrosesu bwciadau llaw a/neu gyfrifiadurol, prosesu dogfennau bwcio, monitro a chofnodi bwciadau

51. gweithdrefnau’ch sefydliad ar gyfer dosbarthu a storio dogfennaeth bwcio (gan gynnwys tocynnau, talebau a pholisïau ac ati)

52. y mathau o ddogfennaeth teithio y gellir eu cyflenwi a’u cwblhau yn eich gweithle

53. eich rhwymedigaethau cyfreithiol wrth gynghori’r cwsmeriaid, gan gynnwys gofynion cyffredinol deddfwriaeth gwyliau pecyn, gan gynnwys trefniadau diogelwch ariannol ATOL (os yn briodol); amodau bwcio; gofynion o ran pasbortau, fisâu, iechyd ac yswiriant, gan gynnwys y canllawiau rheoliadol cymwys cyfredol ar werthu yswiriant)

54. terfynau’ch cyfrifoldeb am ymdrin ag anghysondebau mewn dogfennaeth ac wrth bwy y dylech roi gwybod am unrhyw broblemau​

Gwasanaethau teithio: gwyliau pecyn, llety’n unig, teithiau fferi’n unig, hediadau’n unig

Gwasanaethau ychwanegol: llogi ceir, cludiant i ac o’r man ymadael, parcio ceir, yswiriant, ychwanegiadau’r cwmni teithiau, gofynion o ran symudedd

Cwsmeriaid: unigolyn, sefydliad, grŵp bach

Cofnodi: â llaw, yn electronig

Gwybodaeth: manylion cyswllt cwsmeriaid, ymholiadau am gynhyrchion, diddordebau perthnasol

Prosesu a storio: â llaw, yn electronig

Tocynnau: wedi’u cyflenwi ymlaen llaw, tocynnau electronig, tocynnau wrth ymadael (tickets on departure / TOD)

Trefniadau teithio: amserau cofrestru ar gyfer teithiau, lwfans bagiau, gweithdrefnau diogelwch, man ymadael

1. Cyfarch eich cwsmeriaid mewn ffordd brydlon, gyfeillgar a hyderus

2. Defnyddio technegau cwestiynu addas a sgiliau gwrando a chofnodi’r canlyniadau

3. Holi’ch cwsmeriaid ynghylch eu gofynion o ran teithio er mwyn canfod eu gofynion

4. Achub ar gyfleoedd i gynnig gwasanaethau ychwanegol

​