Goruchwylio digwyddiadau

​Mae’r safon hon yn ymdrin â goruchwylio digwyddiad fel gwledd, digwyddiad adloniadol corfforaethol, derbyniad neu gynhadledd ac mae’n debygol o gael ei defnyddio gan oruchwyliwr sy’n gyfrifol am y gweithgareddau yn y maes gwaith o ddydd i ddydd o dan gyfarwyddyd y rheolwr perthnasol.

Mae llwyddiant neu fethiant digwyddiad allweddol yn dibynnu ar gael y wybodaeth iawn am ofynion eich gwesteion. Cyn y digwyddiad mae’n fater o flaenoriaethu’r hyn mae angen ei wneud a sicrhau bod aelodau’r tîm wedi cael eu briffio’n llawn ac y gallan nhw gyflawni. Yn y digwyddiad ei hun mae’n fater o fonitro pob agwedd ar y digwyddiad er mwyn sicrhau bod popeth yn mynd yn ôl y cynllun ac y gellir canfod ymlaen llaw unrhyw bethau a allai darfu arno a delio â nhw’n gyflym.

Yn y pen draw, gallech fod yn gyfrifol am ddigwyddiad o bwys ym mywyd personol neu fywyd gwaith rhywun. Her gyffrous!

Mae’r safon hon yn ymdrin â pharatoi, rhedeg a chau’r digwyddiad. O’r herwydd mae’n cynnwys gweithgareddau fel briffio’r staff, monitro, clirio a chael ôl-drafodaeth gyda’r staff ar ôl cau’r digwyddiad.

Pan fyddwch wedi cwblhau’r safon hon byddwch yn gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i’w gyflawni:

•Goruchwylio digwyddiadau

1.  Casglu’r holl wybodaeth angenrheidiol am y digwyddiad, gofynion y cwsmer, cyllidebau, cyfyngiadau a’ch cyfrifoldebau chi

2.  Blaenoriaethu amcanion a chynllunio ymlaen llaw er mwyn sicrhau bod y gweithdrefnau iawn ar waith ac y caiff y gofynion eu bodloni

3.  Nodi unrhyw risgiau a llunio cynlluniau wrth gefn i ddelio ag unrhyw rai sy’n codi

4.  Dosbarthu cyfrifoldebau i’r staff a’u briffio ar eu dyletswyddau, gweithdrefnau perthnasol ac unrhyw wybodaeth mae ei hangen arnyn nhw i ddarparu’r digwyddiad, gan hybu awyrgylch o broffesiynoldeb a chyd-gymorth

5.  Sicrhau bod gan y staff y sgiliau, y wybodaeth a’r adnoddau mae eu hangen arnyn nhw i gyflawni eu cyfrifoldebau ac annog y staff i ofyn cwestiynau os oes gwybodaeth nad ydyn nhw’n ei deall

6.  Archwilio lleoliad y digwyddiad er mwyn sicrhau ei fod wedi cael ei baratoi yn unol â’r gofynion a’r safon y cytunwyd arnyn nhw; sicrhau bod y cyfarpar a’r deunyddiau mae eu hangen ar gyfer y digwyddiad ar y safle mewn da bryd a’u bod ar gael i’r staff y bydd angen iddyn nhw eu defnyddio

7.  Arwain y staff i adnabod cwsmeriaid gwahanol a’u hanghenion gwirioneddol a chanfyddedig a chyfathrebu â chwsmeriaid mewn modd sy’n hybu ewyllys da a dealltwriaeth

8.  Sicrhau bod y digwyddiad a’r holl weithgareddau cysylltiedig yn cydymffurfio â’r gofynion cyfreithiol, rheoliadau’r diwydiant, codau proffesiynol a pholisïau’r sefydliad 

9.  Rhoi gwybod i’ch staff a’r cwsmeriaid am unrhyw newidiadau i’r gwasanaeth a all effeithio arnyn nhw

10. Monitro’r digwyddiad i sicrhau ei fod yn rhedeg yn unol â’r cynllun a chymryd camau effeithiol i reoli problemau pan maen nhw’n codi, gan ddod o hyd i ffyrdd ymarferol o oresgyn rhwystrau a lleihau eu heffaith ar y cwsmeriaid i’r eithaf 

11. Cyfleu’r wybodaeth angenrheidiol - gyfreithiol ac o fathau eraill - yn glir i’r cwsmeriaid, a chysylltu â’r bobl berthnasol drwy gydol y digwyddiad er mwyn sicrhau y bydd y trefniadau’n bodloni gofynion y cwsmeriaid

12. Monitro ac adolygu gweithdrefnau er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn diwallu anghenion y cwsmeriaid

13. Casglu a throsglwyddo adborth ac argymell gwelliannau i’r bobl berthnasol yn unol â gofynion eich sefydliad

14. Rhoi adborth i’r staff i’w helpu i wella eu perfformiad lle bo’n briodol

15. Defnyddio dulliau effeithiol i gasglu, storio ac adalw gwybodaeth, cwblhau’r cofnodion gofynnol yn gywir ac adrodd ar berfformiad er mwyn cynorthwyo’r gwasanaeth yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad

1.   Sut i gynllunio digwyddiadau effeithiol

1.1 Beth yw polisi eich sefydliad ar ofal cwsmeriaid

1.2 Sut i asesu’r effaith mae’r digwyddiad yn debygol o’i chael ar bobl eraill (cwsmeriaid, preswylwyr, busnesau lleol) a’r camau y gellir eu cymryd i leihau tarfu i’r eithaf, a pham mae’n bwysig gwneud hyn

1.3 Yr amrywiaeth o wybodaeth sy’n ofynnol i gynllunio digwyddiadau o wahanol fathau

1.4 Sut i ddelio â gofynion arbennig i grwpiau cleientiaid gwahanol gan gynnwys plant, pobl hŷn a phobl ag anableddau

1.5 Y mathau o ofynion penodol a all fod gan eich cwsmeriaid, gan gynnwys o ran bwyd, diodydd, marchnata neu batrwm y lleoliad

1.6 Ffynonellau gwybodaeth ddibynadwy a sut i sicrhau y caiff cynhyrchion a gwasanaethau priodol eu trefnu’n effeithiol, yn effeithlon ac yn ddiogel er mwyn cefnogi amrywiaeth o ddigwyddiadau

1.7 Y mesurau diogelwch bwyd mae angen eu defnyddio ar gyfer gwahanol fathau o ddigwyddiadau, trefniadau ac amgylcheddau

1.8 Y ffactorau y gellir eu defnyddio i addasu’r awyrgylch ar gyfer digwyddiadau

1.9 Y gofynion o ran iechyd a diogelwch a gofynion cyfreithiol eraill sy’n effeithio ar y digwyddiad a'r rheiny mae angen eu cyfleu i’r cwsmeriaid

1.10 Pa ofynion cyfreithiol sy’n berthnasol i glirio’r lleoliad

2.   Sut i weithio allan pa adnoddau mae eu hangen i gynnal digwyddiadau effeithiol

2.1 Sut i sicrhau penodiadau priodol a sut i reoli’r mathau o gontractwyr sy’n debygol o gael eu cyflogi yn eich maes cyfrifoldeb chi

2.2 Sut i sicrhau bod gan y staff a’r contractwyr y sgiliau, gwybodaeth ac adnoddau gofynnol i gyflawni eu cyfrifoldebau

2.3 Y ffactorau mae angen eu hystyried wrth drefnu bwyd a diodydd i’r digwyddiad

2.4 Sut i reoli’r adnoddau sydd ar gael i ddigwyddiadau

  Sut i gynnal digwyddiadau effeithiol

3.1 Sut i sicrhau y rheolir y staff yn effeithiol ar gyfer y digwyddiad gan gynnwys:

Mae dulliau effeithiol o gasglu, storio ac adalw gwybodaeth yn cynnwys ffyrdd cost-effeithiol, amser-effeithiol a moesegol.

Mae gwybodaeth yn cynnwys gwybodaeth oddi wrth gwsmeriaid a staff.

 

 

1.Rydych yn blaenoriaethu amcanion ac yn cynllunio gwaith er mwyn gwneud y defnydd gorau o amser ac adnoddau

2.Rydych yn cyfrifo risgiau’n gywir ac yn darparu ar eu cyfer fel nad yw digwyddiadau annisgwyl yn rhwystro cyflawni’r amcanion

3.Rydych yn cymryd cyfrifoldeb personol dros wneud i bethau ddigwydd, gan ragweld a datrys problemau’n gyflym er mwyn sicrhau boddhad y rhanddeiliaid

4.Rydych yn dangos dealltwriaeth dda o’r ffordd mae gwahanol ffactorau yng nghyd-destun y gwaith yn ymwneud â’i gilydd

​Mae’r safon hon yn benodol i’r sector ac mae ganddi gysylltiadau penodol â’r safonau canlynol yng nghyfres safonau Lletygarwch Goruchwylio ac Arwain:

1. PPLHSL1-6

2. PPLHSL11

3. PPLHSL19

4. PPLHSL27

5. PPLHSL28