Arwain cyfarfodydd

Mae’r safon hon yn ymdrin ag arwain cyfarfodydd er mwyn cyflawni eu hamcanion. Mae’r safon hon i arweinwyr timau, rheolwyr llinell gyntaf neu oruchwylwyr ym maes lletygarwch.

Mae’n bosibl eich bod wedi galw cyfarfod neu eich bod yn cadeirio cyfarfod sydd wedi’i alw gan rywun arall. Efallai mai datrys problemau, gwneud penderfyniadau, ymgynghori â phobl neu gyfnewid gwybodaeth yw diben y cyfarfod.

Beth bynnag yw’r rheswm dros gynnal cyfarfod, mae paratoi’n hollbwysig. Mae’n dechrau wrth benderfynu beth yw diben ac amcanion y cyfarfod, gwahodd y bobl fydd yn cymryd rhan a sicrhau eu bod yn cael eu briffio ar bwysigrwydd y cyfarfod, eu rolau ac unrhyw waith paratoi mae angen iddyn nhw ei wneud.

Ar ôl i’r cyfarfod ddechrau, eich tasg chi fel arweinydd yw ei gadw ar y trywydd iawn ac ar amser, gan sicrhau bod y bobl sydd ei angen yn cael pob cyfle i gyfrannu, a chan reoli unrhyw sylwadau neu gyfraniadau nad ydyn nhw o gymorth.

Mae’r safon hon yn ymdrin â gweithgarwch arwain cyfarfod, o benderfynu ar ei ddiben i grynhoi ac egluro unrhyw bwyntiau gweithredu a chanlyniadau.

Pan fyddwch wedi cwblhau’r safon hon byddwch yn gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i’w gyflawni:

• Arwain cyfarfodydd

 

1.  Penderfynu beth yw diben ac amcanion y cyfarfod a chadarnhau mai cyfarfod yw’r ffordd orau i gyflawni’r amcanion hyn

2.  Paratoi’n ofalus y ffordd y byddwch yn arwain y cyfarfod a nodi pwy sydd  angen cymryd rhan

3.  Gwahodd y bobl fydd yn cymryd rhan, gan roi digon o rybudd iddyn nhw i’w galluogi i ddod a chan nodi pwysigrwydd y cyfarfod, y rhan y disgwylir iddyn nhw ei chwarae a’r gwaith paratoi mae angen iddyn nhw ei wneud

4.  Dosbarthu’r wybodaeth berthnasol ymlaen llaw ac, os oes angen, briffio’r bobl fydd yn cymryd rhan yn unigol ar gynnwys a diben y cyfarfod a’u rolau nhw

5.  Gosod amser i’r cyfarfod ddechrau a gorffen a neilltuo’r amser yn fras i bob eitem ar yr agenda

6.  Dweud beth yw diben y cyfarfod ar y dechrau a gwirio bod pawb sy’n cymryd rhan yn deall pam eu bod yn bresennol

7.  Egluro amcanion penodol ar ddechrau pob eitem ar yr agenda

8.  Annog pawb sy’n cymryd rhan i wneud cyfraniadau clir, cryno ac adeiladol o’u safbwynt nhw, ac ar yr un pryd cydnabod ac adeiladu ar gyfraniadau pobl eraill sy’n cymryd rhan

9.  Atal sylwadau nad ydyn nhw o gymorth ac sy’n crwydro o’r pwnc, gan ddod â’r sylw yn ôl i amcanion y cyfarfod

10. Rheoli amser yn hyblyg; rhoi mwy o amser i eitemau penodol ar yr agenda, os oes angen, ac ar yr un pryd sicrhau y cyflawnir yr amcanion allweddol ac y rhoddir gwybod i’r bobl sy’n cymryd rhan am newidiadau i’r agenda

11. Crynhoi’r drafodaeth ar adegau priodol a dosbarthu pwyntiau gweithredu i’r bobl sy’n cymryd rhan ar ddiwedd pob eitem ar yr agenda

12. Gwneud penderfyniadau y tu mewn i awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod

13. Cydymffurfio ag unrhyw weithdrefnau ffurfiol neu reolau sefydlog sy’n berthnasol i’r cyfarfod

14. Gwirio bod penderfyniadau a phwyntiau gweithredu wedi’u cofnodi’n gywir a’u cyfleu’n brydlon i’r rheiny sydd angen gwybod

1.  Pwysigrwydd penderfynu ar ddiben ac amcanion y cyfarfod a sut i wneud hynny

2.  Pwysigrwydd cadarnhau mai cyfarfod yw’r ffordd orau i gyflawni’r amcanion hyn

3.  Pwysigrwydd paratoi’r ffordd y byddwch yn arwain y cyfarfod a sut i wneud hynny

4.  Sut i nodi pwy sydd angen cymryd rhan yn y cyfarfod

5.  Pwysigrwydd gwahodd y bobl fydd yn cymryd rhan, gan roi digon o rybudd i’w galluogi i ddod

6.  Pwysigrwydd rhoi gwybod i’r bobl fydd yn cymryd rhan pa ran y disgwylir iddyn nhw ei chwarae, y gwaith paratoi mae angen iddyn nhw ei wneud a phwysigrwydd y cyfarfod

7.  Sut i ganfod gwybodaeth berthnasol mae ei hangen ar y bobl fydd yn cymryd rhan cyn y cyfarfod

8.  Pwysigrwydd dosbarthu gwybodaeth berthnasol ymlaen llaw ac, os oes angen, briffio’r bobl fydd yn cymryd rhan yn unigol ar gynnwys a diben y cyfarfod a’u rolau nhw

9.  Pwysigrwydd gosod amser pendant i’r cyfarfod ddechrau a gorffen a neilltuo amser yn briodol i bob eitem ar yr agenda

10. Sut i neilltuo amser yn briodol i bob eitem ar yr agenda 

11. Pwysigrwydd dweud beth yw diben y cyfarfod ar y dechrau a gwirio bod pawb sy’n cymryd rhan yn deall pam eu bod yn bresennol 

12. Pwysigrwydd egluro amcanion penodol ar ddechrau pob eitem ar yr agenda

13. Pwysigrwydd annog pawb sy’n cymryd rhan i wneud cyfraniadau clir, cryno ac adeiladol o’u safbwynt nhw, ac ar yr un pryd cydnabod ac adeiladu ar gyfraniadau pobl eraill sy’n cymryd rhan a sut i wneud hynny

14. Pwysigrwydd atal sylwadau nad ydyn nhw o gymorth ac sy’n crwydro o’r pwnc, gan ddod â’r sylw yn ôl i amcanion y cyfarfod a sut i wneud hynny

15. Sut i reoli amser yn hyblyg, gan roi mwy o amser i eitemau penodol ar yr agenda, os oes angen, ac ar yr un pryd sicrhau y cyflawnir yr amcanion allweddol ac y rhoddir gwybod i’r bobl sy’n cymryd rhan am newidiadau i’r agenda

16. Pwysigrwydd crynhoi’r drafodaeth ar adegau priodol a dosbarthu pwyntiau gweithredu i’r bobl sy’n cymryd rhan ar ddiwedd pob eitem ar yr agenda a sut i wneud hynny

17. Pwysigrwydd gwneud penderfyniadau y tu mewn i awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod a sut i wneud hynny

18. Pwysigrwydd gwirio bod penderfyniadau a phwyntiau gweithredu wedi’u cofnodi’n gywir a’u cyfleu’n brydlon i’r rheiny sydd angen gwybod

19. Sut i werthuso a yw diben ac amcanion y cyfarfod wedi cael eu cyflawni a sut y gallai cyfarfodydd yn y dyfodol fod yn fwy effeithiol

20. Gofynion y diwydiant/sector o ran arwain cyfarfodydd

21. Y bobl sydd angen cymryd rhan a’r rhannau y disgwylir iddyn nhw eu chwarae

22. Y mathau a’r ffynonellau gwybodaeth mae eu hangen cyn y cyfarfod

23. Awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod 

24. Unrhyw weithdrefnau ffurfiol neu reolau sefydlog sy’n berthnasol i’r cyfarfod

 

1. Rydych yn mynd i’r afael â nifer o alwadau heb golli ffocws nac egni

2. Rydych yn dangos parch at farn a gweithredoedd pobl eraill

3. Rydych yn cyflwyno gwybodaeth yn glir, yn gryno, yn gywir ac mewn ffyrdd sy’n hybu dealltwriaeth

4. Rydych yn gwrando’n weithredol, yn gofyn cwestiynau, yn cael eglurder ynghylch pwyntiau ac yn aralleirio’r hyn mae pobl eraill yn ei ddweud er mwyn gwirio bod pawb yn deall ei gilydd

5. Rydych yn dangos uniondeb, tegwch a chysondeb wrth wneud penderfyniadau

6. Rydych yn gwneud y defnydd gorau o ffynonellau gwybodaeth sy’n bodoli eisoes

7. Rydych yn gwirio dilysrwydd a dibynadwyedd gwybodaeth

8. Rydych yn cyflwyno syniadau a dadleuon yn argyhoeddiadol ac mewn ffyrdd sy’n taro tant gyda phobl

9. Rydych yn mynegi’r rhagdybiaethau a wneir a’r risgiau sy’n gysylltiedig wrth ddeall sefyllfa