Arwain rhannau o gyfarfodydd neu sesiynau briffio

Mae’r safon hon yn ymwneud ag arwain rhan o gyfarfod neu sesiwn friffio er mwyn cyflawni ei hamcanion. Mae’r safon hon ar gyfer arweinwyr tîm, rheolwr llinell gyntaf neu oruchwylwyr lletygarwch.

Efallai eich bod chi wedi galw sesiwn friffio neu gallech fod yn cadeirio rhan o gyfarfod y mae rhywun arall wedi’i alw. Gallai’r rhan o gyfarfod neu sesiwn friffio fod ar gyfer datrys problemau, gwneud penderfyniadau, briffio shifft, ymgynghori â phobl neu gyfnewid gwybodaeth.

Beth bynnag yw’r rheswm dros gynnal cyfarfod / sesiwn friffio ac ni waeth pa mor hir yw eich cyfraniad at y cyfarfod / sesiwn friffio, mae paratoi yn allweddol. Mae hyn yn dechrau gyda sefydlu’r diben a’r amcanion y mae angen i chi ddelio â nhw, gan wneud yn siŵr bod cyfranogwyr yn gwybod bod angen iddynt fynychu a sicrhau eu bod wedi cael eu briffio am eu priod rolau yn y cyfarfod / sesiwn friffio ac unrhyw waith paratoi y mae angen iddyn nhw ei wneud.

Pan fydd yn mynd rhagddo, a chithau’n arwain, eich tasg yw cadw’r rhan o’r cyfarfod neu’r sesiwn friffio ar y trywydd cywir ac ar amser, gan sicrhau bod y bobl sydd angen cyfrannu yn cael pob cyfle i wneud hynny a delio ag unrhyw sylwadau neu gyfraniadau di-fudd.

Mae’r safon hon yn delio â gweithgarwch arwain rhan o gyfarfod neu sesiwn friffio, o sefydlu diben i grynhoi a chadarnhau unrhyw bwyntiau gweithredu a deilliannau.

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Arwain rhannau o gyfarfodydd neu sesiynau briffio

1. Sefydlu diben ac amcanion y cyfarfod / sesiwn friffio a chadarnhau mai cyfarfod / sesiwn friffio yw’r ffordd orau o gyflawni’r amcanion hyn
2. Paratoi’n ofalus sut byddwch chi’n arwain y cyfarfod / sesiwn friffio a nodi pwy sydd angen cymryd rhan
3. Gwahodd cyfranogwyr, gan roi digon o rybudd iddynt allu mynychu a gwneud yn siŵr eu bod yn gwybod y rôl y bydd disgwyl iddynt ei chwarae a’r gwaith paratoi y bydd angen iddynt ei wneud
4. Nodi a oes angen unrhyw wybodaeth ymlaen llaw, dosbarthu’r wybodaeth berthnasol ymlaen llaw, lle bo’i hangen ac, os bydd angen, briffio cyfranogwyr yn unigol ar gynnwys a diben y cyfarfod / sesiwn friffio a’u rolau
5. Gosod amser penodol i’r cyfarfod / sesiwn friffio ddechrau a gorffen a neilltuo amser yn briodol i bob eitem ar yr agenda
6. Datgan diben y cyfarfod / sesiwn friffio ar y dechrau a gwirio bod yr holl gyfranogwyr yn deall pam maen nhw’n bresennol
7. Cadarnhau amcanion penodol ar ddechrau pob eitem ar yr agenda
8. Annog yr holl gyfranogwyr i wneud cyfraniadau clir, cryno ac adeiladol o’u safbwynt nhw, gan gydnabod ac adeiladu ar gyfraniadau cyfranogwyr eraill
9. Annog cyfranogwyr i beidio â gwneud sylwadau digroeso a chrwydro, gan ailhoelio sylw ar amcanion y cyfarfod / sesiwn friffio
10. Rheoli amser yn hyblyg; rhoi mwy o amser i eitemau penodol ar yr agenda, os bydd angen, gan sicrhau bod amcanion allweddol yn cael eu bodloni a bod cyfranogwyr yn cael gwybod am newidiadau i’r agenda
11. Crynhoi’r drafodaeth ar adegau priodol a neilltuo pwyntiau gweithredu i gyfranogwyr ar ddiwedd pob eitem ar yr agenda
12. Gwneud penderfyniadau o fewn awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod / sesiwn friffio
13. Cadw at unrhyw weithdrefnau ffurfiol neu reolau sefydlog sy’n berthnasol i’r cyfarfod
14. Gwirio bod penderfyniadau a phwyntiau gweithredu’n cael eu cofnodi’n gywir a’u cyfleu’n brydlon i’r bobl sydd angen gwybod amdanynt

1. Pwysigrwydd sefydlu diben ac amcanion y cyfarfod / sesiwn friffio a sut i wneud hynny
2. Pwysigrwydd cadarnhau mai cyfarfod / sesiwn friffio yw’r ffordd orau o gyflawni’r amcanion hyn
3. Pwysigrwydd paratoi sut byddwch chi’n arwain y cyfarfod / sesiwn friffio a sut i wneud hynny
4. Sut i nodi pwy sydd angen cymryd rhan yn y cyfarfod, pwysigrwydd gwahodd cyfranogwyr, gan roi digon o rybudd iddynt allu mynychu a rhoi gwybod i gyfranogwyr am y rôl y bydd disgwyl iddynt ei chwarae, y gwaith paratoi y bydd angen iddynt ei wneud a phwysigrwydd y cyfarfod
5. Sut i nodi os bydd angen gwybodaeth berthnasol i gyfranogwyr cyn y cyfarfod, pwysigrwydd ei dosbarthu ymlaen llaw, os bydd ei hangen, a briffio cyfranogwyr yn unigol ar gynnwys a diben y cyfarfod / sesiwn friffio a’u rolau
6. Pwysigrwydd gosod amser penodol i’r cyfarfod ddechrau a gorffen, gan neilltuo amser yn briodol ar gyfer pob eitem ar yr agenda a sut i neilltuo amser priodol
7. Pwysigrwydd datgan diben y cyfarfod ar y dechrau, gan wirio bod yr holl gyfranogwyr yn deall pam maen nhw’n bresennol a chadarnhau amcanion penodol ar ddechrau pob eitem ar yr agenda
8. Pwysigrwydd annog yr holl gyfranogwyr i wneud cyfraniadau clir, cryno ac adeiladol o’u safbwyntiau nhw, gan gydnabod ac adeiladu ar gyfraniadau’r cyfranogwyr eraill a sut i wneud hynny
9. Pwysigrwydd annog peidio â gwneud sylwadau digroeso a chrwydro, gan ailhoelio sylw ar amcanion y cyfarfod a sut i wneud hynny
10. Sut i reoli amser yn hyblyg, gan roi mwy o amser i eitemau penodol ar yr agenda, os bydd angen, gan sicrhau bod yr amcanion allweddol yn cael eu bodloni a bod cyfranogwyr yn cael gwybod am newidiadau i’r agenda
11. Pwysigrwydd crynhoi’r drafodaeth ar adegau priodol a neilltuo pwyntiau gweithredu i gyfranogwyr ar ddiwedd pob eitem ar yr agenda a sut i wneud hynny
12. Pwysigrwydd gwneud penderfyniadau o fewn awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod / sesiwn friffio, a sut i wneud hynny
13. Pwysigrwydd gwirio bod penderfyniadau a phwyntiau gweithredu’n cael eu cofnodi’n gywir a’u cyfleu’n brydlon i'r bobl sydd angen gwybod amdanynt
14. Sut i werthuso p’un a yw diben ac amcanion y cyfarfod / sesiwn friffio wedi’u cyflawni a sut gallai cyfarfodydd / sesiynau briffio yn y dyfodol fod yn fwy effeithiol
15. Gofynion y diwydiant / sector am arwain cyfarfodydd / sesiynau briffio
16. Y mathau o wybodaeth y mae eu hangen cyn y cyfarfod / sesiwn friffio a’u ffynonellau
17. Awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod / sesiwn friffio
18. Unrhyw weithdrefnau ffurfiol neu reolau sefydlog sy’n berthnasol i’r cyfarfod / sesiwn friffio

Rhoddir yr ymddygiadau canlynol yn ganllaw er mwyn bod yn sail i berfformiad effeithiol goruchwylydd ym maes lletygarwch

1. Rydych chi’n mynd i’r afael â gofynion lluosog heb golli ffocws neu egni
2. Rydych chi’n dangos parch tuag at safbwyntiau a gweithredoedd pobl eraill
3. Rydych chi’n cyflwyno gwybodaeth yn glir, yn gryno, yn gywir ac mewn ffyrdd sy’n hyrwyddo dealltwriaeth
4. Rydych chi’n gwrando’n weithredol, yn gofyn cwestiynau, yn egluro pwyntiau ac yn aralleirio datganiadau pobl eraill i wirio bod y naill a’r llall ohonoch yn deall
5. Rydych chi’n dangos uniondeb, tegwch a chysondeb wrth wneud penderfyniadau
6. Rydych chi’n gwneud y defnydd gorau o ffynonellau gwybodaeth presennol
7. Rydych chi’n gwirio dilysrwydd a dibynadwyedd gwybodaeth
8. Rydych chi’n cyflwyno syniadau a dadleuon yn argyhoeddiadol, mewn ffyrdd sy’n taro deuddeg gyda phobl
9. Rydych chi’n mynegi’r rhagdybiaethau a wnaed a’r risgiau sy’n gysylltiedig â deall sefyllfa

Mae gan y safon hon gysylltiadau penodol â HSL1-6, a HSL24, ond mae’n bosibl ei bod yn berthnasol i’r holl safonau eraill yng nghyfres safonau Goruchwyliaeth ac Arweinyddiaeth Lletygarwch