Goruchwylio gwasanaethau porthora a concierge

Mae’r safon hon yn ymwneud â goruchwylio’r gwasanaeth porthora a concierge ac mae’n debygol o gael ei defnyddio gan oruchwylydd sy’n gyfrifol am y gweithgareddau yn y maes gwaith yn ddyddiol, o dan gyfarwyddyd y rheolwr perthnasol.

Concierge yw’r gair Ffrengig am ‘borthor’, ond gall adran y concierge mewn gwestai mwy o faint gwmpasu amrywiaeth o rolau fel gwasanaethau ymholiadau, bwcio neu fagiau, i enwi tri yn unig.

Yn aml, y tîm porthora a concierge yw’r bobl gyntaf y mae gwesteion yn cyfarfod â nhw pan fyddant yn cyrraedd felly nhw yw un o elfennau pwysicaf yr argraff gyntaf hanfodol honno. Yn aml hefyd, nhw yw’r aelodau staff olaf y mae gwesteion yn eu gweld wrth adael, felly eto, maen nhw’n chwarae rhan allweddol wrth sicrhau bod gwesteion yn gadael yn fodlon â’u harhosiad.

Mae’r safon hon yn cynnwys agweddau ehangach ar baratoi, goruchwylio ac adolygu’r gwasanaeth porthora a concierge ac, felly, mae’n ymwneud â sicrhau bod gan y gwasanaeth porthora a concierge yr holl staff, cyfarpar a chyflenwadau angenrheidiol; gwneud yn siŵr bod gweithdrefnau ar waith ar gyfer rhedeg y gwasanaeth a sicrhau bod staff wedi’u briffio, eu hyfforddi, eu goruchwylio a’u cefnogi’n briodol.

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Oruchwylio gwasanaethau porthora a concierge

1. Dyrannu staff a’u briffio ar ddyletswyddau, gweithdrefnau perthnasol ac unrhyw amrywiadau’n gysylltiedig â’u harferion gwaith
2. Gwneud yn siŵr bod gan staff y sgiliau, y wybodaeth a’r adnoddau y mae eu hangen arnynt pan fydd eu hangen arnynt ac annog staff i ofyn cwestiynau os bydd gwybodaeth nad ydynt yn ei deall
3. Sicrhau bod eich staff yn dilyn y gweithdrefnau porthora a concierge, yn cynnal golwg ardal y cyntedd ac yn ymddwyn a chyflwyno’u hunain yn unol â gofynion a safonau sefydliadol
4. Arwain staff i adnabod cwsmeriaid gwahanol a’u hanghenion go iawn a chanfyddedig a chyfathrebu â chwsmeriaid mewn ffordd sy’n annog profiad cadarnhaol i gwsmeriaid
5. Sicrhau bod y gwasanaeth porthora a concierge yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadau’r diwydiant, codau proffesiynol a pholisïau sefydliadol perthnasol
6. Rhoi gwybod i’ch staff a’ch cwsmeriaid am unrhyw newidiadau i’r gwasanaeth a all effeithio arnyn nhw
7. Monitro ansawdd gwaith a chynnydd yn erbyn cynlluniau a gweithredu’n effeithiol i reoli problemau a all darfu ar y gwasanaeth porthora a concierge pan fyddant yn digwydd, gan ddod o hyd i ffyrdd ymarferol o oresgyn rhwystrau
8. Rheoli costau, gwneud y defnydd gorau o adnoddau sydd ar gael a cheisio ffynonellau cymorth newydd yn rhagweithiol, pan fydd angen
9. Monitro ac adolygu gweithdrefnau i sicrhau bod y gwasanaeth yn bodloni anghenion cwsmeriaid
10. Casglu a throsglwyddo adborth a gwelliannau argymelledig i’r bobl berthnasol yn unol â gofynion eich sefydliad
11. Rhoi adborth i staff i’w helpu i wella’u perfformiad, lle bo’n briodol
12. Defnyddio dulliau effeithiol i gasglu, storio ac adalw gwybodaeth, cwblhau’r cofnodion gofynnol yn gywir ac adrodd ar berfformiad i gefnogi’r gwasanaeth, yn unol â’ch gweithdrefnau sefydliadol

1. Polisïau a safonau eich sefydliad ar gyfer gwasanaeth cwsmeriaid
2. Sut mae codau ymarfer y diwydiant a deddfwriaeth berthnasol yn effeithio’n uniongyrchol ar weithdrefnau porthora a concierge, gan gynnwys pa ddeddfwriaeth sy’n ymwneud â storio gwybodaeth am gwsmeriaid a staff
3. Terfynau eich awdurdod wrth ddatblygu gweithdrefnau a rheoli’r gwasanaeth
4. Safonau ymddygiad a chyflwyniad personol ar gyfer staff
5. Pam dylech chi adolygu eich gweithdrefnau gwaith
6. Sut gall y sefydliad fodloni anghenion a disgwyliadau cwsmeriaid newydd a sut i wneud yn siŵr bod safonau gwasanaeth cwsmeriaid yn cael eu cynnal
7. Y wybodaeth y mae ei hangen arnoch i redeg y gwasanaeth porthora a concierge a sut i’w chasglu a’i gwirio
8. Sut gallwch chi ddyrannu gwaith i aelodau eich staff i sicrhau bod safonau gwasanaeth yn cael eu cynnal a sut a phryd i friffio eich staff
9. Sut i leihau effeithiau problemau a allai ddigwydd gyda’r gwasanaeth
10. Sut mae’r gwasanaeth porthora yn integreiddio ag adrannau eraill
11. Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth gywir i bobl
12. Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth i’ch staff am newidiadau i arferion gwaith ac am broblemau, sut i wneud hynny a beth yw terfynau eich awdurdod pan na fydd staff yn dilyn gweithdrefnau ac wrth ddelio â phroblemau
13. Pam mae’n hanfodol cynnal cyfrinachedd wrth ddelio â gwybodaeth am staff a gwesteion
14. Sut i wneud yn siŵr bod y gwasanaeth porthora a concierge yn cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol a gweithdrefnau eich sefydliad
15. Gwahanol ffyrdd o gwblhau a storio cofnodion, papur a chyfrifiadurol, a manteision ac anfanteision pob un ohonynt
16. Sut i fonitro dyrannu a defnyddio adnoddau
17. Pam mae angen monitro perthnasoedd â’ch cwsmeriaid mewnol i sicrhau bod gwasanaeth effeithlon yn cael ei ddarparu
18. Pam mae adborth gan gwsmeriaid a staff yn hanfodol i ddatblygu a gwella gwasanaethau a chyfrannu at reoli’r sefydliad, beth yw’r gweithdrefnau sefydliadol ar gyfer cofnodi a rhoi gwybod am adborth, a sut dylech chi ddatblygu a chyflwyno argymhellion ar gyfer gwelliannau
19. Sut i roi adborth i aelodau’r tîm

Rhoddir yr ymddygiadau canlynol yn ganllaw er mwyn bod yn sail i berfformiad effeithiol goruchwylydd ym maes lletygarwch

1. Rydych chi’n mynd ati i gadw gwybodaeth yn gyfredol er mwyn rhoi gwybodaeth ddefnyddiol a chyfredol i gwsmeriaid, sy’n ychwanegu at eu harhosiad
2. Rydych chi’n rhyddhau gwybodaeth briodol yn brydlon i’r bobl sydd angen y wybodaeth ac sydd â hawl i’w chael
3. Rydych chi’n trosglwyddo’ch gwybodaeth i gefnogi datblygiad staff a chydweithwyr
4. Rydych chi’n modelu ymddygiad sy’n dangos parch, cymwynasgarwch a chydweithrediad
5. Rydych chi’n adnabod problemau mynych ac yn hyrwyddo newidiadau i strwythurau, systemau a phrosesau i’w datrys

Mae dulliau effeithiol ar gyfer casglu, storio ac adalw gwybodaeth yn cynnwys dulliau cost effeithiol, amser effeithiol a moesegol.

Mae gwybodaeth yn cynnwys gwybodaeth gan gwsmeriaid a staff.

Mae’r safon hon yn safon penodol i’r sector ac mae ganddi gysylltiadau penodol â’r safonau canlynol yng nghyfres safonau Goruchwyliaeth ac Arweinyddiaeth Lletygarwch:
• HSL1-6
• HSL14
• HSL19
• HSL23
• HSL24