Goruchwylio gwasanaethau gwaith porthor a concierge

​Mae’r safon hon yn ymdrin â goruchwylio’r gwasanaeth gwaith porthor a concierge. Mae’n debygol o gael ei defnyddio gan oruchwyliwr sy’n gyfrifol am y gweithgareddau yn y maes gwaith o ddydd i ddydd o dan gyfarwyddyd y rheolwr perthnasol. Concierge yw’r term Ffrangeg am ‘borthor’, ond gall yr adran concierge mewn gwestai mwy gynnwys amrywiaeth fwy o swyddi fel gwasanaethau ymholiadau, bwcio neu fagiau, i enwi ond tri. Yn aml y tîm gwaith porthor a concierge yw’r bobl gyntaf mae gwesteion yn cyfarfod â nhw wrth gyrraedd ac felly y tîm hwn yw un o’r rhannau pwysicaf o’r argraff gyntaf hollbwysig honno. Y nhw hefyd, yn aml iawn, yw’r aelodau olaf o’r staff mae gwestai’n eu gweld wrth ymadael, felly unwaith eto maen nhw’n chwarae rhan allweddol mewn sicrhau bod y gwestai’n gadael yn llawn boddhad â’i arhosiad. Mae’r safon yn cynnwys agweddau ehangach ar baratoi, goruchwylio ac adolygu’r gwasanaeth gwaith porthor a concierge, ac felly’n cynnwys sicrhau bod gan y gwasanaeth gwaith porthor a concierge yr holl staff, cyfarpar a chyflenwadau angenrheidiol; sicrhau bod gweithdrefnau’n bodoli ar gyfer rhedeg y gwasanaeth, a sicrhau bod y staff yn cael eu briffio, eu hyfforddi, eu goruchwylio a’u cynorthwyo’n briodol. Pan fyddwch wedi cwblhau’r safon hon byddwch yn gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i’w gyflawni: •Goruchwylio gwasanaethau gwaith porthor a concierge

1.  Dosbarthu staff a’u briffio ar eu dyletswyddau, gweithdrefnau perthnasol ac unrhyw amrywiadau mewn perthynas â’u trefnau gwaith arferol

2.  Sicrhau bod gan y staff y sgiliau, gwybodaeth ac adnoddau mae eu hangen arnyn nhw pan fo’u hangen, ac annog y staff i ofyn cwestiynau os oes gwybodaeth nad ydyn nhw’n ei deall

3.  Sicrhau bod eich staff yn dilyn y gweithdrefnau gwaith porthor a concierge, yn cynnal golwg y cyntedd, yn ymddwyn ac ymgyflwyno yn unol â gofynion a safonau’r sefydliad

4.  Arwain y staff i adnabod cwsmeriaid gwahanol a’u hanghenion gwirioneddol a chanfyddedig a chyfathrebu â chwsmeriaid mewn modd sy’n hybu profiad cadarnhaol i’r cwsmeriaid

5.  Sicrhau bod y gwasanaeth gwaith porthor a concierge yn cydymffurfio â’r gofynion cyfreithiol, rheoliadau’r diwydiant, codau proffesiynol a pholisïau’r sefydliad

6.  Rhoi gwybod i’ch staff a chwsmeriaid am unrhyw newidiadau i’r gwasanaeth a all effeithio arnyn nhw

7.  Monitro ansawdd gwaith a chynnydd yn erbyn cynlluniau a chymryd camau effeithiol i reoli problemau a all darfu ar y gwasanaeth gwaith porthor a concierge wrth iddyn nhw godi, gan ddod o hyd i ffyrdd ymarferol o oresgyn rhwystrau

8.  Rheoli costau, gwneud y defnydd gorau o’r adnoddau sydd ar gael a mynd ati i chwilio am ffynonellau cymorth newydd pan fo angen

9.  Monitro ac adolygu gweithdrefnau er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn diwallu anghenion cwsmeriaid

10. Casglu a throsglwyddo adborth ac argymell gwelliannau i’r bobl berthnasol yn unol â gofynion eich sefydliad

11. Rhoi adborth i’r staff i’w helpu i wella eu perfformiad lle bo’n briodol

12. Defnyddio dulliau effeithiol i gasglu, storio ac adalw gwybodaeth, cwblhau’r cofnodion gofynnol yn gywir ac adrodd ar berfformiad er mwyn cynorthwyo’r gwasanaeth yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad

1.   Sut i gynllunio gwasanaethau effeithlon o ran gwaith porthor a concierge

1.1 Polisïau a safonau’ch sefydliad o ran gwasanaeth cwsmeriaid

1.2 Sut mae codau ymarfer y diwydiant a deddfwriaeth yn effeithio’n uniongyrchol ar weithdrefnau gwaith porthor a concierge gan gynnwys pa ddeddfwriaeth sy’n ymdrin â storio gwybodaeth am gwsmeriaid a staff

1.3 Terfynau eich awdurdod chi o ran llunio gweithdrefnau a rheoli’r gwasanaeth

1.4 Safonau ymddygiad ac ymgyflwyniad personol i’r staff

1.5 Pam y dylech adolygu eich gweithdrefnau gwaith

1.6 Sut y gall y sefydliad ddiwallu anghenion newydd cwsmeriaid a bodloni eu disgwyliadau newydd

2.   Sut i weithio allan pa adnoddau mae eu hangen i weithredu gwasanaethau effeithlon o ran gwaith porthor a concierge

2.1 Y wybodaeth mae ei hangen arnoch i redeg y gwasanaeth gwaith porthor a concierge a sut i’w chasglu a’i gwirio

  Sut i weithredu gwasanaethau effeithlon o ran gwaith porthor a concierge

3.1 Sut y gallwch ddosbarthu gwaith i aelodau o’ch staff er mwyn sicrhau y caiff safonau’r gwasanaeth eu cynnal

3.2 Sut a phryd i briffio’ch staff

3.3Sut i leihau effeithiau problemau a allai godi gyda'r gwasanaeth

3.4 Sut mae’r gwasanaeth gwaith porthor yn integreiddio ag adrannau eraill

3.5 Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth gywir i bobl

3.6 Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth i’ch staff am newidiadau i drefnau arferol gwaith ac am broblemau, a sut i wneud hynny

3.7 Pam mae’n hanfodol cynnal cyfrinachedd wrth ymdrin â gwybodaeth am staff a gwesteion

3.8 Sut i sicrhau bod y gwasanaeth gwaith porthor a concierge yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth a gweithdrefnau eich sefydliad

3.9 Y ffyrdd gwahanol o gwblhau a storio cofnodion cyfrifiadurol a phapur, a manteision ac anfanteision pob un

  Sut i fonitro gwasanaethau gwaith porthor a concierge

4.1 Sut i fonitro’r ffordd y caiff adnoddau eu dosbarthu a’u defnyddio

4.2 Sut i sicrhau bod safonau gwasanaeth cwsmeriaid yn cael eu cynnal

4.3 Pam mae angen monitro perthnasoedd gyda’ch cwsmeriaid mewnol er mwyn sicrhau y caiff gwasanaeth effeithlon ei ddarparu 

4.4 Beth yw terfynau eich awdurdod chi pan nad yw aelodau o’r staff yn dilyn gweithdrefnau ac wrth ddelio â phroblemau

  Sut i gasglu adborth a gweithredu arno

5.1 Pam mae adborth oddi wrth gwsmeriaid a staff yn hanfodol wrth ddatblygu gwasanaethau

5.2 Beth yw gweithdrefnau’r sefydliad ar gyfer cofnodi ac adrodd ar adborth a sut y dylech lunio a chyflwyno argymhellion ar gyfer gwelliannau

5.3 Sut y gall adborth gyfrannu at y gwaith o reoli’ch sefydliad a gwella gwasanaethau ymhellach

5.4 Sut i roi adborth i aelodau o’r tîm

1. Rydych yn mynd ati i ddiweddaru’r wybodaeth sydd gennych er mwyn rhoi gwybodaeth ddefnyddiol a chyfredol i gwsmeriaid sy’n ychwanegu at eu harhosiad

2. Rydych yn sicrhau bod gwybodaeth briodol ar gael yn brydlon i’r rhai mae arnyn nhw ei hangen ac mae ganddyn nhw hawl iddi

3. Rydych yn trosglwyddo eich gwybodaeth er mwyn cynorthwyo â datblygiad staff a chydweithwyr

4. Rydych yn modelu ymddygiad sy’n dangos parch a pharodrwydd i helpu a chydweithredu

5. Rydych yn adnabod problemau sy’n codi dro ar ôl tro ac yn hybu newidiadau i strwythurau, systemau a phrosesau i’w datrys

 

​Mae dulliau effeithiol o gasglu, storio ac adalw gwybodaeth yn cynnwys ffyrdd cost-effeithiol, amser-effeithiol a moesegol.

Mae gwybodaeth yn cynnwys gwybodaeth oddi wrth gwsmeriaid a staff.

 

​Mae’r uned hon yn benodol i’r sector ac mae ganddi gysylltiadau penodol â’r unedau canlynol yng nghyfres safonau Lletygarwch Goruchwylio ac Arwain:

1. PPLHSL1-6

2. PPLHSL14

3. PPLHSL19

4. PPLHSL23

5. PPLHSL24