Delio â chyfathrebiadau cwsmeriaid a bwcio gwasanaethau allanol

Mae’r safon hon yn ymwneud â chasglu, storio a dosbarthu cyfathrebiadau a bwcio gwasanaethau allanol i gwsmeriaid. Mae ar gyfer pobl sy’n gweithio ar y dderbynfa neu ar ddesg gofalwr (concierge). Gall cwsmeriaid dderbyn ac anfon amrywiol fathau o gyfathrebiadau trwy dderbynfa sefydliad. Gall gwasanaethau allanol fod yn archeb am dacsi, tocynnau ar gyfer digwyddiad neu rywbeth mwy anarferol o lawer!

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Ddelio â chyfathrebiadau cwsmeriaid a bwcio gwasanaethau allanol

1. Casglu post a negeseuon o ffynonellau priodol
2. Sortio a dosbarthu post a negeseuon i’r person neu’r lle cywir yn brydlon, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol
3. Delio â phost a negeseuon sydd heb gael eu gasglu a’u dosbarthu yn unol â gweithdrefnau’r gweithle
4. Dilyn deddfwriaeth diogelu data perthnasol a chyfrinachedd cwsmeriaid wrth ddelio â phost a negeseuon
5. Bwcio gwasanaethau allanol i gwsmeriaid, gan fod yn gwrtais, yn gymwynasgar ac yn effeithlon bob amser
6. Nodi anghenion a gofynion cwsmeriaid
7. Nodi sefydliadau yn gywir â chysylltu â nhw yn unol â chais
8. Bwcio gwasanaethau sy’n bodloni anghenion cwsmeriaid
9. Darparu manylion cywir am y bwciad i gwsmeriaid, ac unrhyw opsiynau eraill a gynigiwyd
10. Dilyn gweithdrefnau eich sefydliad ar gyfer bwcio gwasanaethau
11. Rhoi gwybod i gwsmeriaid yn gwrtais ac yn brydlon pan na allwch gyflawni eu ceisiadau

1. Pam mae’n bwysig delio â phawb rydych chi’n cyfathrebu â nhw yn gwrtais, yn gymwynasgar ac yn effeithlon
2. Gofynion cyfreithiol perthnasol ar gyfer delio â phost a negeseuon
3. Arferion gweithio diogel a hylan wrth ddelio â phost, negeseuon a chyfathrebiadau ysgrifenedig
4. Gweithdrefnau eich sefydliad ar gyfer delio â phost a’i ddosbarthu, a pham mae’r rhain yn bwysig
5. Pam dylid rhoi gwybod am eitemau amheus ar unwaith
6. Pam dylid diogelu cyfathrebiadau rhag mynediad heb ei awdurdodi atynt
7. Beth yw’r gweithdrefnau ar gyfer post cofrestredig a dosbarthiadau a gofnodwyd
8. Y math o broblemau a all ddigwydd a sut i ddelio â’r rhain
9. Y mathau o wasanaethau y gellid gofyn i chi eu bwcio a’r gweithdrefnau y dylech eu dilyn
10. Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth ysgrifenedig a gwybodaeth lafar gywir i gwsmeriaid
11. Pam y gall fod angen cadarnhad a blaendal gan gwsmeriaid
12. Y math o broblemau a all ddigwydd a sut i ddelio â’r rhain

1. Post
12.1 electronig
12.2 parseli
12.3 post cofrestredig neu bost wedi’i ddosbarthu gan negesydd
12.4 llythyron

2. Negeseuon
2.1 wedi’u hysgrifennu â llaw
2.2 electronig

3. Gwasanaethau
3.1 cludiant
3.2 danfoniadau
3.3 adloniant / bwcio bwytai / sba
3.4 arall