Trin cyfathrebiadau cwsmeriaid a bwcio gwasanaethau allanol

Mae’r safon hon yn ymdrin â chasglu, didoli a dosbarthu cyfathrebiadau a bwcio gwasanaethau allanol i gwsmeriaid. Mae i bobl sy’n gweithio wrth ddesgiau derbyn neu concierge. Mae’n bosibl y bydd cwsmeriaid yn cael ac anfon gwahanol fathau o gyfathrebiadau trwy gyfleuster derbyn sefydliad. Gall gwasanaethau allanol gynnwys bwcio tacsi, cael tocynnau ar gyfer digwyddiad neu rywbeth llawer mwy anarferol Pan fyddwch wedi cwblhau’r safon hon byddwch yn gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i’w gyflawni: •Trin cyfathrebiadau cwsmeriaid a bwcio gwasanaethau allanol

1.  Casglu post a negeseuon o ffynonellau priodol

2.  Didoli a dosbarthu post a negeseuon i’r person neu le cywir yn brydlon

3.  Ymdrin â phost a negeseuon sydd heb eu casglu a’u dosbarthu yn unol â gweithdrefnau eich gweithle

4.  Dilyn y ddeddfwriaeth gyfredol ar ddiogelu data wrth ymdrin â phost a negeseuon, yn ogystal â chyfrinachedd cwsmeriaid

5.  Ymdrin â phost electronig sy’n dod i mewn yn unol â gweithdrefnau’r sefydliad

6.  Bwcio gwasanaethau allanol i gwsmeriaid, gan fod yn gwrtais, yn gymwynasgar ac yn effeithlon bob amser

7.  Cael gwybod beth yw anghenion a gofynion cwsmeriaid

8.  Cael gwybod pwy yw sefydliadau’n gywir a chysylltu â nhw fel y gofynnir ichi

9.  Bwcio gwasanaethau sy’n diwallu anghenion cwsmeriaid

10. Rhoi i gwsmeriaid fanylion manwl gywir y bwciad ac unrhyw ddewisiadau eraill a gynigir

11. Dilyn gweithdrefnau eich sefydliad o ran bwcio gwasanaethau

12. Rhoi gwybod i gwsmeriaid yn gwrtais ac yn brydlon pan nad ydych wedi gallu gwneud yr hyn maen nhw wedi gofyn amdano

1.  Pam mae’n bwysig ymdrin â phawb rydych yn cyfathrebu ag ef yn gwrtais, yn gymwynasgar ac yn effeithlon

2.  Gofynion cyfreithiol o ran trin post a negeseuon

3.  Arferion gwaith diogel a hylan wrth drin post, negeseuon a chyfathrebiadau ysgrifenedig

4.  Gweithdrefnau eich sefydliad o ran trin a dosbarthu post a pham mae’r rhain yn bwysig

5.  Pam y dylid rhoi gwybod am eitemau amheus ar unwaith

6.  Pam y dylid diogelu cyfathrebiadau ysgrifenedig rhag cael eu cyrchu heb awdurdod

7.  Y gweithdrefnau ar gyfer dosbarthiad a gofnodwyd a phost cofrestredig

8.  Y math o sefyllfaoedd annisgwyl a phroblemau a all godi a sut i ddelio â’r rhain

9.  Y mathau o wasanaethau y gofynnir i chi eu bwcio, o bosibl, a’r gweithdrefnau y dylech eu dilyn

10. Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth lafar ac ysgrifenedig gywir i gwsmeriaid

11. Pam mae angen cael cadarnhad a blaendal gan gwsmeriaid, o bosibl

12. Y math o sefyllfaoedd annisgwyl a phroblemau a all godi a sut i ddelio â’r rhain

1.   Post 

1.1 llythyrau

1.2 parseli

1.3 post cofrestredig neu a ddosberthir gan negesyddion

1.4 electronig

2.   Negeseuon

2.1 ffacs / wedi’u teipio / nodiadau wedi’u hysgrifennu â llaw

2.2 negeseuon e-bost

  Gwasanaethau

3.1 trafnidiaeth 

3.2 danfoniadau

3.3 adloniant / bwcio bwytai / sba

3.4 arall