Paratoi cyfrifon cwsmeriaid ac ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael

​Mae’r safon hon yn ymdrin â chynnal cyfrifon cwsmeriaid trwy gofnodi ffioedd a newidiadau ar y cyfrif. Mae hefyd yn sôn am ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael trwy gwblhau’r dogfennau a gweithdrefnau perthnasol, a chofnodi sylwadau cwsmeriaid. Mae’r safon hon i aelodau o'r staff sydd â chyfrifoldeb am ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael. Mae profiad y cwsmer yn dechrau pan mae’n cyrraedd ac yn gorffen pan mae’n gadael. Mae’r rhan olaf yr un mor bwysig â’r dechrau hyd yn oed os yw ei arhosiad wedi bod yn rhagorol ym mhob maes arall. Mae cwsmeriaid yn disgwyl i’r cyfrif fod yn gywir ac i’r holl weithdrefn fod mor ddidrafferth ac effeithlon ag sy’n bosibl. Pan fyddwch wedi cwblhau’r safon hon byddwch yn gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i’w gyflawni: •Paratoi cyfrifon cwsmeriaid ac ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael

1.  Cofnodi ffioedd yn rheolaidd ac yn gywir ar gyfrifon cwsmeriaid yn y system gyfrifon

2.  Cofnodi unrhyw newidiadau i gyfrifon yn gywir ar gyfrifon cwsmeriaid

3.  Ffeilio a storio dogfennau cyfrifon yn gywir bob amser

4.  Cwblhau cyfrifon cwsmeriaid i’r cwsmer

5.  Dilyn gweithdrefnau cyfrinachedd y sefydliad wrth ymdrin â chyfrifon cwsmeriaid 

6.  Cyfarch cwsmeriaid ac ymdrin â nhw mewn ffordd gwrtais, groesawgar ac effeithlon

7.  Paratoi dogfennau ac eitemau angenrheidiol eraill cyn i’r cwsmer adael

8.  Dangos y cyfrif i’r cwsmer iddo ei gadarnhau

9.  Gwirio manylion cyfrif y cwsmer a gofyn am dâl yn ôl y gofyn

10.  Cwblhau dogfennau ac ymdrin â nhw gan ddefnyddio’r system gyfrifon neu fwciadau gywir

11. Cwblhau holl weithdrefnau eraill y sefydliad ar gyfer cwsmeriaid sy’n gadael

12. Cofnodi sylwadau, cwynion ac awgrymiadau’r cwsmer a’u trosglwyddo i’r person neu adran briodol

13. Hyrwyddo gwasanaethau a chyfleusterau’r sefydliad fel bo’n briodol

14. Cynnig ymdrin ag unrhyw ofynion o ran bwcio yn y dyfodol a’u trefnu

15. Dymuno taith bleserus i’r cwsmer mewn ffordd sy’n cyfleu delwedd gadarnhaol a chwrtais ar ôl i’r holl weithdrefnau gadael gael eu cwblhau

1.  Safonau’ch sefydliad o ran gofal cwsmeriaid a pham mae’n bwysig dilyn y rhain

2.  Gofynion cyfreithiol sylfaenol sy’n ymwneud â pharatoi a chynnal cyfrifon cwsmeriaid 

3.  Gweithdrefnau eich sefydliad o ran cyfrifon cwsmeriaid, a pham mae’n bwysig dilyn y rhain

4.  Pam mae’n rhaid diweddaru cyfrifon cwsmeriaid yn rheolaidd gyda ffioedd a newidiadau 

5.  Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth lafar ac ysgrifenedig gywir i gwsmeriaid

6.  Pam mae’n rhaid diogelu cyfrifon cwsmeriaid rhag cael eu cyrchu heb awdurdod

7.  Y mathau o sefyllfaoedd annisgwyl a phroblemau a all godi gyda chyfrifon cwsmeriaid, a sut i ddelio â’r rhain yn gywir

8.  Gofynion cyfreithiol sylfaenol sy’n ymwneud â llety, nwyddau a gwasanaethau ar werth

9.  Arferion gweithio diogel a hylan wrth ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael

10. Gweithdrefnau eich sefydliad o ran cwsmeriaid sy’n gadael

11. Pam y dylid cofnodi cwynion, sylwadau ac awgrymiadau a’u trosglwyddo i’r person / adran briodol

12. Pam y dylai manylion unrhyw ffioedd ychwanegol fod ar gael i’r cwsmer

13. Y mathau o sefyllfaoedd annisgwyl a phroblemau a all godi wrth i gwsmeriaid adael a sut i ddelio â’r rhain yn gywir

14. Cyfleoedd i hyrwyddo’r sefydliad wrth i’r cwsmer adael

1.   Systemau cyfrifon neu fwciadau

1.1 cyfrifiadurol

1.2 llaw

1.3 ar-lein

2.   Newidiadau i gyfrifon

2.1 ffioedd

2.2 lwfansau / gostyngiadau

2.3 ad-daliadau

2.4 blaendaliadau / rhagdaliadau

2.5 trosglwyddiadau

  Cyfrifon cwsmeriaid

3.1 y rheiny lle mae angen rhandaliad 

3.2 y rheiny lle mae angen taliad llawn

3.3 y rheiny lle nad oes angen i’r cyfrif gael ei setlo ar unwaith