Paratoi cyfrifon cwsmeriaid a delio ag ymadawiadau

Mae’r safon hon yn ymwneud â chynnal cyfrifon cwsmeriaid trwy roi
costau ac addasiadau ar y cyfrif. Hefyd, mae’n ymwneud â delio â chwsmeriaid sy’n ymadael trwy gwblhau’r dogfennau a’r gweithdrefnau perthnasol, a chofnodi sylwadau cwsmeriaid.

Mae’r safon hon ar gyfer aelodau staff sydd â chyfrifoldeb am gofrestru cwsmeriaid adeg ymadael. Mae profiad y cwsmer yn dechrau pan fyddant yn cyrraedd ac yn gorffen pan fyddant yn ymadael. Mae’r rhan olaf mor bwysig â’r dechrau, hyd yn oed os bu eu harhosiad yn rhagorol ym mhob agwedd arall. Mae cwsmeriaid yn disgwyl i’r cyfrif fod yn gywir a bod y weithdrefn gyfan mor hwylus ac effeithlon â phosibl.

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Baratoi cyfrifon cwsmeriaid a delio ag ymadawiadau

1. Nodi costau yn rheolaidd ac yn gywir yng nghyfrifon cwsmeriaid yn y system cyfrifon
2. Cofnodi unrhyw addasiadau i’r cofnod yn gywir yng nghofnodion cwsmeriaid
3. Ffeilio a storio dogfennau cofnodion yn gywir bob amser
4. Cwblhau cyfrifon cwsmeriaid ar gyfer y cwsmer
5. Dilyn gweithdrefnau cyfrinachedd sefydliadol wrth ddelio â chyfrifon cwsmeriaid
6. Cyfarch a delio â chwsmeriaid yn gwrtais, yn groesawgar ac yn effeithlon
7. Paratoi dogfennau ac eitemau angenrheidiol eraill cyn bod y cwsmer yn ymadael
8. Cyflwyno’r cyfrif i’r cwsmer am gadarnhad
9. Gwirio manylion cyfrif y cwsmer a gofyn am daliad yn ôl y gofyn
10. Cwblhau dogfennaeth a delio â hynny gan ddefnyddio’r cyfrif neu’r system fwcio gywir
11. Cwblhau pob gweithdrefn sefydliadol arall ar gyfer ymadawiadau cwsmeriaid
12. Cofnodi sylwadau, cwynion ac awgrymiadau cwsmeriaid a’u bwydo’n ôl i’r person neu i’r adran briodol
13. Hyrwyddo gwasanaethau a chyfleusterau’r sefydliad fel y bo’n briodol
14. Cynnig delio ag unrhyw ofynion bwcio yn y dyfodol a’u trefnu
15. Dymuno taith hwylus i’r cwsmer mewn ffordd sy’n cyfleu delwedd gwrtais a chadarnhaol pan fydd yr holl weithdrefnau ymadael wedi’u cwblhau

1. Safonau eich sefydliad ar gyfer gofal cwsmeriaid a pham mae’n bwysig dilyn y rhain
2. Gofynion cyfreithiol sylfaenol perthnasol yn gysylltiedig â pharatoi a chynnal cyfrifon cwsmeriaid
3. Gweithdrefnau eich sefydliad ar gyfer cyfrifon cwsmeriaid a pham mae’n bwysig dilyn y rhain
4. Pam mae’n rhaid diweddaru cyfrifon cwsmeriaid yn rheolaidd gyda chostau ac addasiadau
5. Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth gywir i gwsmeriaid
6. Pam mae’n rhaid diogelu cyfrifon cwsmeriaid rhag mynediad heb ei awdurdodi iddynt
7. Y mathau o broblemau a all ddigwydd gyda chyfrifon cwsmeriaid a sut i ddelio â’r rhain yn gywir
8. Gofynion cyfreithiol sylfaenol perthnasol yn gysylltiedig â llety, nwyddau a gwasanaethau sydd ar werth
9. Arferion gweithio diogel a hylan wrth ddelio ag ymadawiad cwsmeriaid
10. Gweithdrefnau eich sefydliad ar gyfer ymadawiadau cwsmeriaid
11. Pam dylai cwynion, sylwadau ac awgrymiadau gael eu cofnodi a’u hadrodd yn ôl i’r person / adran briodol
12. Pam dylai manylion am unrhyw gostau ychwanegol fod ar gael i’r cwsmer
13. Y mathau o broblemau a all ddigwydd gydag ymadawiadau cwsmeriaid a sut i ddelio â’r rhain yn gywir
14. Cyfleoedd i hyrwyddo’r sefydliad pan fydd y cwsmer yn ymadael

1. Systemau cyfrifon neu systemau bwcio
14.1 cyfrifiadurol
14.2 â llaw
14.3 ar-lein

2. Addasiadau i gyfrifon
2.1 costau
2.2 lwfansau / gostyngiadau
2.3 ad-daliadau
2.4 blaendaliadau / taliadau ymlaen llaw
2.5 trosglwyddiadau

3. Cyfrifon cwsmeriaid
3.1 y mae angen taliad rhannol
3.2 y mae angen taliad llawn
3.3 nad oes angen talu’r cyfrif ar unwaith