Rheoli asedau a’r strategaeth cynnal a chadw ar gyfer gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Trosolwg
Mae'r safon hon yn ymdrin â rheoli asedau a’r strategaeth cynnal a chadw ar gyfer gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau. Mae’n ymwneud â gweithredu a goruchwylio proses o waith cynnal a chadw cynlluniedig, gan gynnwys datblygu, cadw a diweddaru strategaeth cynnal a chadw’r sefydliad. Mae’r safon hon hefyd yn ymdrin â monitro Dangosyddion Perfformiad Allweddol, cofnodi’r canlyniadau, a rheoli gwaith gyda’r nod o gyrraedd targedau a lleihau risgiau. Mae’n bwysig cadarnhau cydymffurfiad â systemau, polisïau a gweithdrefnau gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy.
Mae’n bwysig eich bod yn gwybod ac yn deall eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch bresennol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad.
Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rhai sy’n darparu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau - gall hyn fod i gleient mewnol (yn eich sefydliad) neu i gleient allanol; cyfeirir at y ddau fel y “sefydliad” o fewn y safon hon.
Bydd gofyn i reolwyr ar y lefel hon hybu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn y sefydliad.
Mae’r safon hon yn cysylltu â’r gyfres safonau Rheoli Cyfleusterau a’r gyfres safonau Rheoli ac Arwain a reolir gan Instructus.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
1. gwneud eich gwaith yn unol â'r ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, gofynion asesu risg, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. datblygu a chael cymeradwyaeth ar gyfer strategaeth cynnal a chadw sy’n ymgorffori cynllunio, cofnodi, monitro, archwilio, dilyn a rheoli'r gwaith o gynnal a chadw asedau, yn unol â’r gofynion cyfreithiol cyfredol
3. sefydlu a chadarnhau system ar gyfer adnabod a rheoli’r risgiau mewn amserlenni cynnal a chadw gwahanol
4. cadarnhau bod cofnodion, gan gynnwys y systemau rheoli cyfleusterau cyfrifiadurol, yn cael eu diweddaru ac yn unol â gofynion cyfreithiol cyfredol a pholisïau'r sefydliad
5. cadarnhau bod blaenoriaethau a risgiau’n cael eu nodi yng nghynllun parhad busnes y sefydliad ac mewn arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
6. nodi cyfleoedd i wella mesurau rheoli ynni yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol, yr arferion gorau ac arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy’r sefydliad
7. rhoi rhaglen cynnal a chadw arfaethedig ar waith ar gyfer asedau
8. rheoli adolygiadau ac arolygiadau rheolaidd o asedau a chadarnhau bod y gwaith cynnal a chadw’n cael ei wneud yn unol ag amserlenni cynnal a chadw a’r gofynion cyfreithiol cyfredol
9. defnyddio canfyddiadau adolygiadau a pherfformiad ynni i lywio’r gwaith o fonitro Dangosyddion Perfformiad Allweddol
10. nodi meysydd i’w gwella neu weithredu arnynt mewn amserlenni cynnal a chadw
11. cofnodi canfyddiadau monitro yn y fformat gofynnol a’u hadrodd yn ôl y gofyn
12. rheoli gwaith a phrosiectau gyda’r nod o ddiwallu Dangosyddion Perfformiad Allweddol a lleihau risgiau
13. asesu costau, risgiau a chyfleoedd y camau arfaethedig er mwyn sicrhau’r gwerth gorau wrth reoli asedau
14. cadarnhau bod y sefydliad yn gweithredu o fewn y gofynion cyfreithiol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol presennol
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
1. eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. y gofynion rheoleiddiol a chyfreithiol cyfredol ar gyfer cynnal a chadw asedau
3. amcanion busnes, polisïau a blaenoriaethau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
4. portffolio’r sefydliad o eiddo a chyfleusterau ac asedau eraill sy'n berthnasol i ddarparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
5. pwysigrwydd sut i gwblhau a rheoli’r rhestr o asedau, a ble i ddod o hyd iddi
6. swyddogaeth arfaethedig yr asedau a disgwyliadau’r sefydliad ohonynt
7. y gofynion rheoli ynni yn y strategaeth gyffredinol ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau sy’n cadarnhau eu bod yn unol â pholisïau arferion cynaliadwy ac arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad, ac yn eu cefnogi
8. sut i adolygu'r strategaeth cynnal a chadw a nodi meysydd i’w gwella
9. yr amserlenni cynnal a chadw sy’n ofynnol er mwyn bodloni’r strategaeth cynnal a chadw
10. y risgiau a’r cyfleoedd cynnal a chadw a’u heffeithiau posibl ar barhad busnes
11. pwysigrwydd cofnodi’r risgiau a’r cyfleoedd yng nghynllun parhad busnes y sefydliad
12. costau, risgiau a manteision y camau arfaethedig ac ar sail costio oes gyfan
13. sut mae cyfrifo costau cylch oes a pham ei bod yn bwysig ystyried y rhain wrth oruchwylio gwaith a gwaith cynnal a chadw
14. y gweithdrefnau a’r systemau ar gyfer rhoi rhaglen cynnal a chadw arfaethedig ar waith
15. y prif gyfrifoldebau ar gyfer rhoi rhaglenni cynnal a chadw ar waith
16. sut i ddatblygu amserlen arolygu a’r hyn y dylai ei gynnwys
17. yr wybodaeth y dylid ei chasglu o’r gweithgareddau monitro yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol
18. sut y defnyddir gwybodaeth o weithgareddau monitro ac arolygu i fonitro Dangosyddion Perfformiad Allweddol
19. sut i ddadansoddi canfyddiadau’r gwaith monitro Dangosyddion Perfformiad Allweddol er mwyn canfod meysydd i’w gwella neu weithredu arnynt mewn amserlenni cynnal a chadw
20. gweithdrefnau’r sefydliad ar gyfer cofnodi ac adrodd ar ganfyddiadau’r gweithgareddau monitro yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol
21. y camau unioni y gellir eu cymryd i wella perfformiad o ran bodloni’r Dangosyddion Perfformiad Allweddol
22. effaith methiannau o fewn y system Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn erbyn y goblygiadau o ran cost ar fecanwaith talu cytundeb contract
23. y rheolaethau sydd ar gael i reoli risgiau a nodwyd o ran darparu gwaith cynnal a chadw
24. sut i reoli costau a’r hyn a ystyrir yn werth gorau
25. sut i roi gwybod am ganfyddiadau gweithgareddau monitro i’r rhai sy’n gysylltiedig ac yr effeithir arnynt
26. eich cyfrifoldeb dros reoli gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Cynllun Parhad Busnes
Cynllunio parhad busnes yw’r broses sy’n gysylltiedig â chreu system o atal ac adfer o fygythiadau posibl i sefydliad. Mae’r cynllun yn sicrhau bod personél ac asedau’n cael eu gwarchod a’u bod yn gallu gweithredu’n gyflym os bydd trychineb. Yn gyffredinol, mae’r cynllun yn cael ei lunio ymlaen llaw ac yn cynnwys mewnbwn gan randdeiliaid a phersonél allweddol.
Mae’r cynllun yn cynnwys diffinio’r holl risgiau sy’n gallu effeithio ar weithrediadau’r sefydliad, gan ei wneud yn rhan bwysig o bolisïau adfer ar ôl trychineb a chynllunio wrth gefn y sefydliad. Gall risgiau gynnwys trychinebau naturiol, tân, llifogydd, neu ddigwyddiadau eraill sy’n ymwneud â’r tywydd, a therfysgaeth neu ymosodiadau seiber.
Arbedion effeithlonrwydd busnes
Mae hyn yn ymwneud â rheoli adnoddau fel dŵr mewn ffordd gynaliadwy, defnyddio ynni’n effeithlon a rheoli gwastraff yn unol â pholisïau arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad sy’n ceisio gwella effeithlonrwydd gweithredol. Mewn busnes, mae effeithlonrwydd yn cyfeirio at gynhyrchu nwyddau neu gynnig gwasanaethau drwy ddefnyddio’r swm lleiaf o adnoddau, fel cyfalaf, ynni, ac ati. Gall busnesau effeithlon greu cynnyrch, cynnig gwasanaethau a chyflawni eu nodau cyffredinol gyda’r lleiaf posibl o ymdrech, traul neu wastraff.
Dangosydd Perfformiad Allweddol (DPA)
Mae dangosydd perfformiad allweddol (DPA) yn werth a ddefnyddir i fonitro a mesur effeithiolrwydd sefydliad, gweithiwr neu broses o ran cyflawni amcanion penodol.
Perfformiad gweithredol
Gellir mesur perfformiad sefydliad yn erbyn safon neu ddangosydd penodedig o effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a chyfrifoldeb amgylcheddol megis amser, cynhyrchiant, lleihau gwastraff, a chydymffurfiaeth reoleiddiol.
Cyfrifoldebau cymdeithasol
Mae cyfrifoldebau cymdeithasol yn cyfeirio at fath o gynllun busnes hunanreoleiddiol a’r ymdrechion a wneir gan gwmni i wella cymdeithas a chyfrannu at ddatblygu cynaliadwy. Mae’n disgrifio mentrau sy’n cael eu rhedeg gan fusnes i werthuso a chymryd cyfrifoldeb dros eu heffaith ar faterion sy’n amrywio o hawliau dynol i’r amgylchedd.
Bydd y cynllun busnes yn canolbwyntio ar sicrhau manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol i’r holl randdeiliaid cysylltiedig (cyflogeion, defnyddwyr, buddsoddwyr a grwpiau eraill). Ei bwrpas yw annog busnesau i redeg eu cwmnïau mewn ffordd foesegol a gweithio tuag at gael effaith fwy cadarnhaol ar gymdeithas drwy sicrhau twf cynaliadwy.
Arferion cynaliadwy
Nodweddir arferion busnes cynaliadwy gan arferion amgylcheddol gyfeillgar a sbardunir gan sefydliad at ddibenion dod yn fwy cynaliadwy. Nod y sefydliadau yw lleihau eu hôl troed amgylcheddol drwy fentrau sy’n lleihau gwastraff, stiwardiaeth amgylcheddol wael ac arferion amgylcheddol anfoesol sy’n cynnig llai o gynaliadwyedd o fewn polisïau ac arferion y sefydliad.
Mae arferion busnes cynaliadwy’n amrywio ymysg diwydiannau ac maen nhw’n aml yn benodol i’r math o sefydliad a’r cynnyrch neu’r gwasanaeth mae’n ei gynhyrchu neu’n ei ddarparu.
Costio oes gyfan
Mae costio oes gyfan yn ystyried cyfanswm cost cynnyrch neu wasanaeth dros ei oes, o’r cysyniad hyd at waredu gan gynnwys prynu, llogi neu brydlesu, cynnal a chadw, defnyddio, hyfforddiant a gwaredu. Mae’n bwysig i gaffael ystyried yr holl elfennau hyn yn enwedig wrth wneud penderfyniadau a chymharu costau prynu, rhentu neu brydlesu offer. Yn y rhan fwyaf o achosion, dim ond cyfran fach o gost defnyddio’r offer yw’r costau prynu.
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yw'r “swyddogaeth gyfundrefnol sy’n integreiddio pobl, lleoedd a phrosesau o fewn yr amgylchedd adeiledig gyda’r nod o wella ansawdd bywyd pobl a chynhyrchiant y busnes craidd.” Mae gweithwyr proffesiynol ym maes gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn gyfrifol am wasanaethau sy’n galluogi ac yn cefnogi perfformiad busnes.
Mae gan bob sefydliad gyfrifoldebau o dan y rheoliadau iechyd, diogelwch a lles cyfredol er mwyn sicrhau iechyd, diogelwch a lles eu gweithwyr o ddydd i ddydd. Mae hyn yn cynnwys sicrhau y gwneir darpariaethau ar gyfer:
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau (gwasanaethau meddal)
• Gwasanaethau meddal yw’r rhai sy’n gwneud y gweithle’n fwy dymunol neu ddiogel i weithio ynddo.
Enghreifftiau o wasanaethau meddal yw glanhau, arlwyo, diogelwch.
Rheoli Cyfleusterau (gwasanaethau caled)
• Gwasanaethau caled yw’r rhai sy’n ymwneud â gwead ffisegol yr adeilad ac nad oes modd eu tynnu. Maen nhw’n sicrhau diogelwch a
lles gweithwyr ac yn gyffredinol maen nhw’n ofynnol yn ôl y gyfraith.
Enghreifftiau o wasanaethau caled yw plymio, gwresogi a goleuo.
Ymdrinnir â gwasanaethau caled yn y gyfres Rheoli Cyfleusterau