Prosesu gwybodaeth am gwsmeriaid
Trosolwg
Mae'r safon hon yn rhan o faes cymhwysedd gwasanaeth i gwsmeriaid sy'n gysylltiedig â Hanfodion Gwasanaeth i Gwsmeriaid. Mae'n ymwneud â phrosesu gwybodaeth am gwsmeriaid. Mae'n cynnwys iaith a chysyniadau gwasanaeth i gwsmeriaid yn ogystal â'r cyd-destun sefydliadol a'r amgylchedd allanol rydych chi'n gweithio ynddo. Cofiwch fod cwsmeriaid yn cynnwys pawb rydych chi'n darparu cynhyrchion a gwasanaethau ar eu cyfer. Gallent fod y tu allan i'ch sefydliad neu'n gwsmeriaid mewnol.
Rydych chi a'ch sefydliad yn prosesu gwybodaeth am eich cwsmeriaid a'u hymddygiad i ateb cwestiynau cwsmeriaid ac i ymateb i geisiadau gan gwsmeriaid. Mae eich sefydliad hefyd yn defnyddio gwybodaeth am gwsmeriaid i ddatblygu ei wasanaeth i gwsmeriaid. Cesglir rhywfaint o wybodaeth am gwsmeriaid gan eich cwsmeriaid ac mae gwybodaeth arall yn cael ei chasglu drwy systemau gwybodaeth ac offer sy'n cadw cofnodion o'r gwasanaeth a gyflwynir. Yn y naill achos neu'r llall byddwch yn casglu gwybodaeth, ei hadalw a'i chyflenwi yn ôl yr angen i roi sail gadarn ar gyfer yr holl drafodion sy'n gysylltiedig â gwasanaeth i gwsmeriaid. Mae ansawdd y wybodaeth am gwsmeriaid yn dibynnu'n helaeth ar eich sgiliau a'ch sylw i fanylion wrth ei phrosesu.
Mae'r safon hon ar gyfer gweithwyr proffesiynol gwasanaeth i gwsmeriaid sy'n prosesu gwybodaeth am gwsmeriaid.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
- casglu a chofnodi gwybodaeth newydd am gwsmeriaid yn unol â chanllawiau eich sefydliad
- cofnodi gwybodaeth newydd am gwsmeriaid yn systemau eich sefydliad
- diweddaru gwybodaeth sy'n bodoli eisoes am gwsmeriaid
- cofnodi gwybodaeth am gwsmeriaid gan ddilyn canllawiau sefydliadol o ran cywirdeb, digonolrwydd a pherthnasedd
- ymateb i geisiadau awdurdodedig gan gydweithwyr am wybodaeth ynghylch cwsmeriaid
- dewis gwybodaeth berthnasol i gwsmeriaid gan ddilyn canllawiau eich sefydliad
- dewis gwybodaeth ar gyfer cydweithwyr sy'n cyd-fynd â'u ceisiadau
- rhoi gwybodaeth gywir a digonol am gwsmeriaid i fodloni disgwyliadau eich cwsmeriaid neu gydweithwyr
- gofyn am gymorth gan gydweithwyr pan nad ydych yn gallu cael gafael ar y wybodaeth sydd ei hangen arnoch
- dewis sut i roi gwybodaeth i'ch cwsmeriaid neu gydweithwyr gan ddefnyddio'r systemau sydd ar gael
- cadarnhau bod eich cwsmeriaid a'ch cydweithwyr wedi derbyn y wybodaeth y gofynnwyd amdani a'i deall
- dilyn y codau ymarfer a'r polisïau cyfreithiol, sefydliadol sy'n berthnasol i'ch rôl a'r gweithgareddau sy'n cael eu cynnal
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
- gweithdrefnau a chanllawiau eich sefydliad ar gyfer casglu, adalw a chyflenwi gwybodaeth am gwsmeriaid
- y mathau o wybodaeth bersonol am gwsmeriaid y dylid neu na ddylid eu cadw ar gofnod
- sut i gasglu gwybodaeth am gwsmeriaid a'i dilysu yn unol â deddfwriaeth diogelu data
- sut i weithredu system eich sefydliad ar gyfer storio gwybodaeth am gwsmeriaid
- y cydweithwyr sy'n ymwneud â phrosesu data yn eich sefydliad a'u rolau a'u cyfrifoldebau mewn perthynas â chi
- y ffyrdd y mae prosesu gwybodaeth am gwsmeriaid yn gywir yn cyfrannu'n at roi gwasanaeth i gwsmeriaid
- pwysigrwydd rhoi sylw i fanylion wrth brosesu gwybodaeth am gwsmeriaid a sut i wirio ansawdd
- sut i gadw data am gwsmeriaid a'i ddefnyddio
- y gweithdrefnau i'w dilyn os byddwch yn gwneud camgymeriadau mewn data a beth i'w wneud os byddwch chi, neu gydweithiwr, yn torri rheoliadau diogelu data
- sut y dylid rheoli a dileu gwybodaeth o gofnodion eich sefydliad, pan fo angen
- y codau ymarfer a'r polisïau cyfreithiol, sefydliadol sy'n berthnasol i'ch rôl a'r gweithgareddau sy'n cael eu cynnal