Defnyddio a chynnal systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth ar gyfer cofnodion a data

​Mae'r safon hon yn ymwneud â defnyddio a chynnal systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth ar gyfer cofnodion a data. Gallai'r systemau fod yn rhai cyfrifiadurol neu'n rai ar bapur neu'n gymysgedd o'r ddau.

Mae'r safon hon yn arbennig ar gyfer unrhyw sefydliad sy'n defnyddio systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth, ond mewn  sefydliad treftadaeth ddiwylliannol gallai fod yn berthnasol i'r canlynol:

• rheoli perthynas gyda chwsmeriaid megis marchnata, gwerthu, tocynnau neu archebion ar gyfer digwyddiadau neu arddangosfeydd
• archifau, catalogau a rheoli casgliadau ar gyfer casgliadau bach neu fawr (gan gynnwys celf a chasgliadau arbennig)
• gweithgareddau sy'n ymwneud  gwarchodaeth gan gynnwys archwilio, monitro, triniaethau a mesurau ataliol ynghyd ag asesiadau a digwyddiadau sy'n ymwneud â diogelwch
• dogfennau arddangosfeydd a digwyddiadau sy'n sicrhau parhad o ran yr archif a modd i fanteisio ar y digwyddiadau hyn yn y dyfodol drwy gofnodion digonol a chynrychiadol

Mae'r safon hon yn ymwneud â chofnodi, storio, diwygio, rheoli, cynnal, manteisio ar a chyflwyno adroddiadau ar gofnodion a data. Mae hefyd yn ymwneud â gwerthuso ac awgrymu gwelliannau i systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth.

Mae'r safon hon yn arbennig ar gyfer y rheiny sy'n defnyddio ac yn cynnal systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth mewn gwahanol adrannau sefydliadau. Nid yw'n addas ar gyfer arbenigwyr technoleg gwybodaeth.

---

​

1. defnyddio systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth i fodloni gofynion eich swydd yn unol â'r safonau sefydliadol a chyfreithiol
2. cynnal y lefel o gofnodion neu ddata sydd ei angen ar gyfer gweithgareddau
3. llunio cofnodion neu ddata newydd a gwneud newidiadau i'r rhai presennol sy'n gywir ac sy'n bodloni'r gofynion sefydliadol
4. cynnal strwythur y cofnodion neu'r data fel eu bod yn bodloni gofynion y defnyddwyr ac yn cydymffurfio gyda'r safonau sefydliadol a chyfreithiol
5. dileu neu archifo hen gofnodion neu ddata, neu gofnodion neu ddata diangen yn unol â'r prosesau a'r gweithdrefnau sefydliadol 
6. rheoli ffeiliau a chadw copïau wrth gefn o gofnodion ar y cyfrifiadur i fodloni'r gofynion
7. nodi gwybodaeth gyfrinachol a chynnal diogelwch gwybodaeth yn unol â'r gofynion cyfreithiol
8. manteisio ar gofnodion neu ddata cyfrinachol, sensitif neu gyfyngedig yn unol â'r safonau sefydliadol a chyfreithiol
9. chwilio a chyflwyno adroddiadau, cofnodion neu ddata ar ffurfiau priodol er mwyn bodloni gofynion y defnyddwyr
10. gwerthuso a yw'r systemau a'r gweithdrefnau dogfennu a rheoli gwybodaeth yn addas ar gyfer y cofnodion a'r data caiff eu dogfennu, gan nodi lle gellir gwneud gwelliannau
11. ceisio cymeradwyaeth gan y bobl briodol am newidiadau i systemau a gweithdrefnau dogfennu a rheoli gwybodaeth
12. gweithredu ac adolygu datblygiadau i systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth pan fo'n briodol a hynny yn unol â'r gofynion effeithiolrwydd a chyfreithiol
13. llunio cyfarwyddiadau, canllawiau neu hyfforddiant eglur i bobl eraill allu defnyddio'r systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth pan fo'n ofynnol
14. caffael cyngor arbenigol ar systemau technoleg ac sydd ar y cyfrifiadur gan y bobl briodol pan fo'n ofynnol

---

​

1. categorïau a ffurfiau cofnodion a data a'r gweithdrefnau cofnodi gofynnol ynghlwm â'ch gwaith gan gynnwys y rheiny sy'n berthnasol i gofnodion a data gwreiddiol
2. y math o wybodaeth sydd ei angen i fodloni diben a strwythur y systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth yr ydych yn eu defnyddio
3. arwyddocâd, sensitifrwydd posibl a defnydd yn y dyfodol o'r cofnodion a'r data rydych chi'n eu llunio neu'n gofalu amdanyn nhw
4. y gofynion cyfreithiol perthnasol sy'n ymwneud â diogelu data, hawlfraint ac eiddo deallusol a pholisïau'r sefydliad ar gyfer storio, trin a diogelwch data
5. y prosesau, ffurfiau, gweithdrefnau a'r safonau sefydliadol ar gyfer manteisio ar, defnyddio a rheoli systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth a lle i ganfod yr wybodaeth amdanyn nhw
6. y gwahanol weithdrefnau ar gyfer llunio, diwygio, dileu ac archifo cofnodion a data gan gynnwys y rheiny sy'n ymwneud â chynnal uniondeb
7. yr amgylcheddau addas ar gyfer cadw'r gwahanol fathau o gofnodion a data a beth yw lleoliad diogelwch 
8. sut mae systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth yn rhyngweithio a gweithio gyda systemau cyfrifiadurol neu ar bapur eraill yn y sefydliad 
9. effeithiau maint y ddelwedd ar gapasiti a chronfa storio'r system
10. y mesurau diogelwch angenrheidiol, pam eu bod nhw'n bwysig a goblygiadau torri gweithdrefnau diogelwch
11. y gwahanol gategorïau o ddefnyddwyr, eu gofynion, y cyfyngiadau i'r cofnodion a'r data ac i bwy ddylid caniatáu modd cyffredinol neu arbennig iddyn nhw allu manteisio ar y cofnodion a'r data
12. sut i ddefnyddio cofnodion a data i lunio adroddiadau, cyfarwyddiadau a chanllawiau eglur a chryno
13. sut i werthuso llwyddiant ac addasrwydd system ddogfennu a rheoli gwybodaeth
14. sut i ymchwilio systemau newydd neu ddatblygiadau i systemau presennol a beth i'w ddwyn i ystyriaeth wrth awgrymu newidiadau gan gynnwys gwell effeithiolrwydd a chyllideb
15. y problemau dichonol a allai ddigwydd gyda systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth a sut i fynd i'r afael â nhw 
16. sut i hyfforddi eraill ynghylch y canllawiau a'r gweithdrefnau ar gyfer y systemau dogfennu a rheoli gwybodaeth
17. lle i gaffael cyngor arbenigol ar systemau technoleg a chyfrifiadurol

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

30 Maw 2026

---

Ar hyn o bryd

---

Gwreiddiol

---

Creative and Cultural Skills

---

CCSCCS19

---

Cofnodion, Rheolwyr Swyddogaethol, Busnes, Gweinyddiaeth a'r Gyfraith, Galwedigaethau Gweinyddol ac Ysgrifenyddol, Archaeoleg a’r Gwyddorau Archaeolegol, Gweithwyr Proffesiynol Cyswllt Gwarchodaeth, Hanes

---

2452

---

systemau gwybodaeth; ffeilio; rheoli data; systemau arhcebu; cofnodion; cadw cofnodion; cofnodion cadwraeth; archifau; adroddiadau; adeilad hanesyddol; arteffactau; casgliadau; treftadaeth ddiwylliannol;

---