Addasu gosodiadau ebost

Mae'r safon hon yn ymwneud ag addasu nodweddion a gosodiadau ebost er mwyn anfon a derbyn ebyst yn well. Mae hyn yn cynnwys defnyddio ystod o osodiadau ebost ar gyfer ychwanegu llofnodion at ebyst, delio â negeseuon digymell a sothach gan ddefnyddio hidlyddion a newid gosodiadau ar gyfer ymatebion ebost anarferol megis y rhai i nodi nad ydych yn y swyddfa pan fyddwch i ffwrdd neu ar wyliau. Mae hefyd yn cynnwys defnyddio baneri neges i nodi blaenoriaeth, cyfrinachedd a chais i ymateb. Mae hyn hefyd yn cynnwys gweithgareddau sy'n gysylltiedig â storio ac archifo negeseuon ebost a chywasgu ffeiliau i anfon a derbyn atodiadau ffeil mawr. Mae'r safon hon ar gyfer y rhai sydd angen addasu ac addasu gosodiadau ebost i ddiwallu eu hanghenion eu hunain neu yn rhan o'u dyletswyddau.

1. Ychwanegu llofnodion at ebyst mewnol ac allanol sy'n cael eu hanfon yn unol â gweithdrefnau sefydliadol

2. Dewis a chymhwyso hidlyddion i gael llai o ebyst sothach digymell a rhoi ebyst amheus mewn cwarantin i gynnal diogelwch

3. Dad-danysgrifio o ffynonellau ebost digymell i gael llai o ebyst diangen

4. Creu ffolderi ac is-ffolderi i drefnu ebyst sydd wedi cyrraedd mewn modd effeithlon

5. Defnyddio offer meddalwedd ebost i awtomeiddio ymatebion yn unol â rheolau 'allan o'r swyddfa' a rheolau eraill yn unol â gweithdrefnau sefydliadol

6. Ffurfweddu a defnyddio grwpiau cyswllt a rhestrau postio yn unol â gofynion sefydliadol

7. Creu copïau wrth gefn o negeseuon ebost ac allgludo i ddiogelu a mudo data ebost yn unol â gweithdrefnau sefydliadol

8. Gwirio llwybr cyflawn ebost cyn anfon ymlaen Defnyddio gosodiadau'r cwarel darllen i reoli sut mae negeseuon yn cael eu gweld

1. Sut i bennu maint y neges a sut gellir ei gwneud yn llai

2. Sut i gadw'n ddiogel a pharchu eraill wrth ddefnyddio ebost

3. Sut i archifo ebyst, gan gynnwys atodiadau

4. Sut i wneud copïau wrth gefn o ebyst ar gyfer diogelwch ac wrth newid systemau

5. Yr angen i ddefnyddio cyfeiriadau ebost ar wahân at ddibenion personol a gwaith

6. Y rheoliadau, y polisïau a'r gweithdrefnau sy'n rheoli'r defnydd o ebost, a sut i'w cymhwyso

7. Sut i nodi materion diogelwch posibl wrth ddefnyddio ebost a rhoi gwybod amdanynt

8. Pwysigrwydd defnyddio iaith sy'n briodol ar gyfer cyd-destun cyfathrebu drwy ebost a derbyn ebyst (netiquette)

9. Sut i gael gafael ar gymorth a chefnogaeth pan fydd problemau cyfathrebu'n codi

10. Sut i ffurfweddu gosodiadau cyfrif ebost i fodloni anghenion unigol

11. Sut i ffurfweddu a defnyddio grwpiau cyswllt a rhestrau postio yn unol â chanllawiau sefydliadol