Cyfrannu at gynnal cofnodion disgyblion
Trosolwg
Ar gyfer pwy mae'r uned hon
Mae'r uned hon ar gyfer y rhai sy'n cyfrannu at gynnal cofnodion disgyblion. Mae'n golygu gweithio o dan gyfarwyddyd pobl berthnasol i gyfrannu at gynnal cofnodion unigol a'r system cadw cofnodion.
Am beth mae'r uned hon?
Mae'r uned hon yn ymwneud â chyfrannu at gynnal cofnodion disgyblion drwy ddiweddaru cofnodion unigol fel y cytunwyd gyda'r athro neu berson perthnasol arall yn yr ysgol, a helpu i gynnal y system cadw cofnodion.
Mae'r uned hon yn cynnwys dwy elfen:
- Casglu a mewnbynnu data disgyblion
- Cyfrannu at gynnal y system cadw cofnodion.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
Casglu a mewnbynnu data disgyblion
P1 cadarnhau eich rôl a'ch cyfrifoldebau dros helpu i gadw cofnodion disgyblion gyda phobl berthnasol
P2 cadarnhau ac egluro eich dealltwriaeth o bwrpas a natur cofnodion disgyblion a'r gofynion ar gyfer eu cynnal
P3 cael y wybodaeth sydd ei hangen i ddiweddaru cofnodion disgyblion o ffynonellau dilys a dibynadwy, fel y cytunwyd gyda'r bobl berthnasol
P4 codi unrhyw bryderon sydd gennych chi am y wybodaeth gyda'r bobl berthnasol
P5 diweddaru cofnodion disgyblion ar yr adegau y cytunwyd arnynt
P6 gwneud yn siŵr bod eich cyfraniadau y cytunwyd arnynt i gofnodion disgyblion yn gywir, yn gyflawn ac yn gyfredol
P7 cynnal cyfrinachedd yn unol â gofynion sefydliadol a chyfreithiol
P8 rhoi gwybod i’r bobl berthnasol am unrhyw anawsterau wrth gynnal y cofnodion perthnasol am ddisgyblion
Cyfrannu at gynnal y system cadw cofnodion
P9 dychwelyd cofnodion disgyblion yn brydlon i'r lle cywir ar ôl eu defnyddio1
P10 cydymffurfio â gofynion yr ysgol ar gyfer storio cofnodion disgyblion bob amser a’u diogeledd
P11 rhoi gwybod i’r person priodol yn brydlon am unrhyw dor-cyfraith wirioneddol neu bosibl i ddiogeledd cofnodion disgyblion
P12 cydymffurfio â gofynion sefydliadol a chyfreithiol ar gyfer cyfrinachedd cofnodion disgyblion
P13 cyfrannu at adolygu'r system cadw cofnodion pan fo angen
P14 gwneud awgrymiadau i'r person priodol ar gyfer gwella'r system cadw cofnodion
1 Mae dychwelyd cofnodion disgyblion i'r lle cywir ar ôl eu defnyddio yn cynnwys defnyddio'r protocolau ffeilio cywir ar gyfer cofnodion electronig.
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
K1 polisi cadw cofnodion yr ysgol, gan gynnwys gofynion cyfrinachedd
K2 ystod, natur a phwrpas cofnodion disgyblion a gedwir gan yr ysgol
K3 y rolau a'r cyfrifoldebau o fewn yr ysgol ar gyfer cynnal a chadw cofnodion disgyblion
K4 bod gwahanol fathau o wybodaeth yn bodoli (e.e. gwybodaeth gyfrinachol, data personol a data personol sensitif) a gwerthfawrogi goblygiadau'r gwahaniaethau hynny
K5 y mathau o wybodaeth sydd wedi'u cynnwys yn y gwahanol fathau o gofnodion yr ydych yn cyfrannu atynt a lle gellir dod o hyd i'r wybodaeth hon
K6 pa wybodaeth i'w chofnodi, pa mor hir i'w chadw, sut i gael gwared ar gofnodion yn gywir, a phryd i roi adborth neu gymryd camau dilynol
K7 sut i gasglu gwybodaeth berthnasol am ddisgyblion naill ai trwy gwblhau gwaith papur neu ddefnyddio sgiliau technoleg gwybodaeth a chyfathrebu (TGCh)
K8 pwysigrwydd diweddaru cofnodion yn rheolaidd a pha mor aml y mae angen eu diweddaru ar gyfer gwahanol fathau o gofnodion yr ydych yn cyfrannu atynt
K9 pwysigrwydd gwirio dilysrwydd a dibynadwyedd gwybodaeth a sut i wneud hyn
K10 sut i nodi bylchau mewn gwybodaeth a pha gamau i'w cymryd mewn perthynas â bylchau o’r fath
K11 y mathau o wybodaeth a allai ddangos problemau posibl gyda disgyblion unigol, e.e. absenoldebau mynych neu gyrraedd yr ysgol a/neu wersi yn hwyr
K12 sut i asesu perthnasedd a statws gwybodaeth (e.e. boed yn arsylwad neu'n farn) a'i throsglwyddo pan fo'n briodol
K13 pwysigrwydd rhannu gwybodaeth, sut y gall helpu, a’r peryglon sy’n gysylltiedig â pheidio â gwneud hynny
K14 â phwy y dylech chi rannu gwybodaeth a phryd
K15 yr egwyddorion sylfaenol sy'n sail i ddeddfwriaeth gyfredol a'r ddyletswydd cyfrinachedd sy’n gysylltiedig â chyfraith gwlad ac unrhyw ddeddfwriaeth sy'n cyfyngu'n benodol ar ddatgelu rhai mathau o wybodaeth
K16 bod y Ddeddf Diogelu Data yn gallu bod yn offeryn i alluogi ac annog gwybodaeth i gael ei rhannu
K17 nad oes angen caniatâd bob amser i rannu gwybodaeth. Hyd yn oed pan fo gwybodaeth yn gyfrinachol ei natur, gellir ei rhannu heb gydsyniad mewn rhai amgylchiadau (e.e. pan fo'r plentyn mewn perygl o niwed neu os oes rhwymedigaeth gyfreithiol i ddatgelu)
K18 y gwahaniaeth rhwng pyrth statudol caniataol (sef darpariaeth sy’n caniatáu i wybodaeth gael ei rhannu) a phyrth statudol gorfodol (sef darpariaeth sy’n gosod dyletswydd ar berson i rannu gwybodaeth) a'u goblygiadau o ran rhannu gwybodaeth
K19 y system(au) cadw cofnodion a'r gweithdrefnau a ddefnyddir yn yr ysgol, gan gynnwys storio cofnodion disgyblion a’u diogeledd
K20 pwysigrwydd adolygu effeithiolrwydd y system cadw cofnodion a sut rydych chi'n cyfrannu at hyn
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Pryderon
unrhyw faterion sy'n codi na allwch chi eu datrys mewn perthynas â:
- dilysrwydd gwybodaeth
- dibynadwyedd gwybodaeth
- digonolrwydd gwybodaeth
- goblygiadau ehangach y wybodaeth (e.e. patrymau presenoldeb, pryderon mewn perthynas ag amddiffyn plant).
Cyfrinachedd
rhoi gwybodaeth neu fynediad i gofnodion i'r rhai sydd wedi'u hawdurdodi i'w chael.
Cofnodion disgyblion
y wybodaeth am ddisgyblion sy'n cael ei chofnodi a'i storio gan yr ysgol, fel:
- cofnodion gweithgareddau, e.e. mewn perthynas â rhaglenni astudio, cynlluniau gwaith, cynlluniau prosiect, aseiniadau disgyblion
- cofnodion asesiadau
- cofnodion cynnydd ac adroddiadau disgyblion
- gweithgareddau y tu allan i'r ysgol, e.e. ymweliadau addysgol, profiad gwaith
- cofrestrau, e.e. presenoldeb, prydau ysgol.
System cadw cofnodion
y system ar gyfer diweddaru, ffeilio, storio cofnodion disgyblion a chael mynediad atynt Gall systemau cadw cofnodion fod fesul dosbarth, adran a/neu’n systemau rheoli ysgolion. Gall y system(au) a ddefnyddir fod yn rhai papur neu electronig.
Pobl berthnasol
pobl rydych chi’n gweithio gyda nhw neu y byddwch chi’n gweithio iddynt i gadw cofnodion disgyblion. Bydd y rhain yn cynnwys:
e.e. athrawon, penaethiaid pynciau/grwpiau blwyddyn, cydlynydd anghenion addysgol arbennig, cydlynydd rhaglen, uwch-reolwr a/neu staff y swyddfa.