Cyflawni dyletswyddau derbynfa salon
Trosolwg
Mae'r safon hon yn ymwneud â'r sgiliau pwysig o groesawu a derbyn pobl wrth iddynt ddod i mewn i'r salon, ymdrin ag ymholiadau, trefnu apwyntiadau, ymdrin â thaliadau cleientiaid a chynnal a chadw ardal y dderbynfa'n gyffredinol. Mae ymdrin â phobl yn gwrtais wrth eu holi i ddarganfod beth maen nhw ei eisiau yn ffurfio rhan bwysig o'r safon hon.
Er mwyn gweithredu'r safon hon bydd angen ichi gynnal a chadw iechyd, diogelwch a hylendid ar raddfa uchel trwy gydol eich gwaith. Bydd rhaid ichi hefyd gynnal a chadw ymddangosiad personol proffesiynol ac arddangos sgiliau cyfathrebu effeithiol.
*
*
Prif ddeilliannau'r safon hon yw:
cynnal a chadw ardal y dderbynfa
rhoi sylw i gleientiaid ac ymholiadau
trefnu apwyntiadau ar gyfer gwasanaethau salon
ymdrin â thaliadau gan gleientiaid
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
Cynnal a chadw ardal y dderbynfa
*
*
sicrhau bod ardal y dderbynfa yn lân ac yn daclus bob amser
cynnal a chadw lefelau'r deunydd ysgrifennu yn y dderbynfa y cytunwyd arnynt
sicrhau bod lefelau cywir o gyflenwadau yn yr arddangosfeydd cynhyrchion bob amser
cynnig croeso i gleientiaid yn unol â pholisïau gofal cleientiaid eich salon
Rhoi sylw i gleientiaid ac ymholiadau
*
*
rhoi sylw i bobl mewn ffordd gwrtais
canfod diben yr ymholiadau
cadarnhau apwyntiadau a rhoi gwybod i'r person perthnasol
cyfeirio unrhyw ymholiadau na ellir ymdrin â nhw at y person perthnasol er mwyn iddi/iddo weithredu arnynt
cofnodi negeseuon a'u trosglwyddo i'r person perthnasol ar yr adeg gywir
rhoi gwybodaeth glir
rhoi gwybodaeth gyfrinachol i bobl awdurdodedig yn unig
pwyso a mesur yr angen i roi sylw i unigolion gan sicrhau ar yr un pryd nad yw eraill yn cael eu hanwybyddu
Trefnu apwyntiadau ar gyfer gwasanaethau salon
*
*
ymdrin â phob cais am apwyntiadau
adnabod gofynion y cleientiaid ar gyfer y gwasanaeth y gofynnwyd amdano
cadarnhau bod y cleient wedi cael profion perthnasol wrth drefnu apwyntiadau **
trefnu i'r cleient gael profion perthnasol, pan fydd angen, o fewn terfynau eich awdurdod chi eich hun
trefnu apwyntiadau mewn modd sy'n bodloni'r cleient, y cynllunydd gwallt ac sy'n sicrhau'r defnydd mwyaf cynhyrchiol o amser y salon
cadarnhau bod manylion yr apwyntiad yn dderbyniol i'r cleient
cofnodi manylion yr apwyntiad i fodloni gofynion eich salon
Ymdrin â thaliadau gan gleientiaid
*
*
cyfrifo cyfanswm costau i'r cleient
dweud wrth y cleientiaid beth yw'r costau
archwilio'n weledol y nwyddau sy'n cael eu prynu er mwyn sicrhau bod eu cyflwr a'u hansawdd yn iawn wrth iddynt gael eu prosesu ar gyfer taliad
cadarnhau dull y cleient o dalu a chydnabod derbyn taliadau
sicrhau bod y taliadau a dderbynnir yn gywir
cofnodi gwybodaeth am y gwerthiant i fodloni gofynion eich salon
cael awdurod i dderbyn taliadau nad ydynt yn arian parod pan fydd y gwerth yn fwy na'r cyfyngiad y gallwch chi ei dderbyn
hysbysu cleientiaid pan na ellir awdurdodi taliadau nad ydynt yn arian parod
canfod a datrys, lle bydd hynny'n bosibl, unrhyw anghysondebau mewn taliadau o fewn terfynau eich awdurdod chi eich hun
cyfeirio anghysondebau talu na allwch chi eu datrys i'r person perthnasol er mwyn iddi/iddo weithredu arnynt
rhoi'r newid cywir a rhoi derbynebau pan fydd cleientiaid eu hangen
dilyn dulliau gweithredu diogelwch man talu bob amser
adnabod ac adrodd am lefelau isel o newid mân mewn pryd i osgoi prinder
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
Cynnal a chadw ardal y dderbynfa
*
*
- dulliau gweithredu eich salon ar gyfer:
1.1 cynnal a chadw ardal y dderbynfa
1.2 gofalu am gleientiaid yn y dderbynfa
terfynau eich awdurdod wrth gynnal a chadw ardaloedd y dderbynfa
pwysigrwydd gwirio ac adnabod unrhyw ddiffygion mewn cynhyrchion masnachol
pa ddeunydd ysgrifennu ar gyfer y dderbynfa a faint ohono y dylid ei gadw yn ardal eich derbynfa
*
*
Rhoi sylw i gleientiaid a threfnu apwyntiadau ar gyfer gwasanaethau salon
*
*
pwysigrwydd cyfathrebu effeithiol i fusnes y salon
sut a phryd i ofyn cwestiynau
sut i siarad yn eglur mewn ffordd sy'n gweddu i'r sefyllfa
sut i ddangos eich bod yn gwrando'n ofalus ar beth mae pobl yn ei ddweud wrthych
sut i addasu'r hyn rydych chi'n ei ddweud i weddu i wahanol sefyllfaoedd
sut i arddangos iaith corff gadarnhaol
dulliau gweithredu eich salon ar gyfer:
11.1 cynnal cyfrinachedd
11.2 cymryd negeseuon
11.3 trefnu a chofnodi apwyntiadau
11.4 cynnal profion
11.5 delio â'r hyn rydych chi'n amau sy'n dwyll
11.6 awdurdodi taliadau nad ydynt yn arian parod pan fydd y rheiny 'yn uwch na'r cyfyngiad'
11.7 diogelwch personol
- terfynau eich awdurdod wrth:
12.1 rhoi sylw i bobl ac ymholiadau
12.2 gwneud apwyntiadau
12.3 cyflawni profion
12.4 delio â thaliadau ac anghysondebau
pwysigrwydd cadarnhau a threfnu apwyntiadau yn gywir
y mathau o wybodaeth sydd ei hangen i drefnu apwyntiad
y systemau cyffredin sydd ar gael i drefnu apwyntiadau megis â llaw ac yn electronig
pwysigrwydd cymryd negeseuon a'u trosglwyddo i'r person cywir ar yr adeg gywir
at bwy y dylid troi ati/ato pan fydd gwahanol fathau o ymholiadau
y person yn eich salon y dylech gyfeirio problemau ynghylch y dderbynfa ati/ato
pwysigrwydd gwirio bod cleientiaid wedi cael profion ar gyfer gwasanaethau penodol
hawliau, dyletswyddau a chyfrifoldebau perthnasol sy'n gysylltiedig â'r Ddeddf Gwerthiant Nwyddau a Gwasanaethau a Deddf Diogelu Data
canlyniadau diystyru cyfrinachedd
y gwasanaethau sydd ar gael ac am ba hyd y maen nhw'n para a'u cost
y cynhyrchion sydd ar werth a'u prisiau
sut i adnabod unrhyw ostyngiadau cyfredol a chynigion arbennig megis cynigion 2 am bris 1 a thalebau
sut i bwyso a mesur rhoi'r maint cywir o sylw i gleientiaid unigol pan fyddwch yn gyfrifol am gleientiaid eraill ar yr un pryd yn ystod cyfnodau masnachu prysur
**
Ymdrin â thaliadau gan gleientiaid**
*
*
dulliau cyffredin o gyfrifo taliadau gan gynnwys technoleg pwynt talu a chyfrifiadau corfforol
sut i gadw arian a thaliadau eraill yn saff ac yn ddiogel
y mathau o daliadau rydych wedi eich awdurdodi i'w derbyn
sut i gael awdurdodiad electronig ar gyfer cardiau taliadau
sut i adnabod a delio gydag anghysondebau:
30.1 taliadau ffug
30.2 arian annilys
30.3 sieciau, cardiau credyd a chardiau taliadau yr amheuir eu bod wedi eu dwyn
30.4 cerdyn annilys
30.5 cwblhau siec yn anghywir
30.6 anghydfodau taliadau
sut i ymdrin â chwsmeriaid sy'n cynnig arian amheus neu daliadau amheus heb fod yn arian parod
canlyniadau methu â thrafod taliadau'n gywir
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
1. Pobl
* *
1.1 sydd ag anghenion a disgwyliadau gwahanol
1.2 sydd â chwyn
2. Ymholiadau
* *
2.1 wyneb yn wyneb
2.2 ar y ffôn
2.3 yn electronig
3. Apwyntiadau
3.1 wyneb yn wyneb
3.2 ar y ffôn
4. Dulliau talu
4.1 arian
4.2 taliad nad yw'n arian
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
- Mae'r Gwerthoedd Allweddol canlynol yn tanategu cyflenwi gwasanaethau yn y sector trin gwallt a gwaith barbwr:
1.1 parodrwydd i ddysgu
1.2 cwblhau gwasanaethau mewn amser sy'n fasnachol ymarferol
1.3 bodloni safonau ymddangosiad y sefydliad a'r diwydiant fel ei gilydd
1.4 sicrhau bod hylendid a diogelwch personol yn bodloni gofynion derbyniol y diwydiant a'r sefydliad
1.5 agwedd hyblyg tuag at waith
1.6 gweithiwr tîm
1.7 cynnal a chadw gofal cwsmeriaid
1.8 agwedd gadarnhaol
1.9 moeseg bersonol a phroffesiynol
1.10 y gallu i hunan-reoli
1.11 sgiliau creadigrwydd
1.12 sgiliau cyfathrebu geiriol a chyfathrebu di-eiriau ardderchog
1.13 cynnal a chadw dulliau gweithio effeithiol, hylan a diogel
1.14 cadw at gyfarwyddiadau'r gweithle, y cyflenwyr neu'r gwneuthurwyr er mwyn defnyddio cyfarpar, defnyddiau a chynhyrchion yn ddiogel
Ymddygiadau
1. Mae'r ymddygiadau canlynol yn tanategu'r dasg o gyflenwi gwasanaethau yn y sector trin gwallt a gwaith barbwr. Mae'r ymddygiadau hyn yn sicrhau bod cleientiaid yn cael argraff gadarnhaol o'r salon a'r unigolyn fel ei gilydd
1.1 bodloni safonau ymddygiad y salon
1.2 cyfarch y cleient yn barchus ac mewn ffordd gyfeillgar
1.3 cyfathrebu gyda'r cleient mewn ffordd sy'n gwneud iddi/iddo deimlo'n werthfawr a pharchus
1.4 adnabod a chadarnhau disgwyliadau'r cleient
1.5 trin y cleient mewn ffordd gwrtais a gwasanaethgar ar bob adeg
1.6 rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r cleient a'i chadw/gadw'n gysurlon
1.7 addasu'r ymddygiad er mwyn ymateb yn effeithiol i ymddygiad gwahanol gleientiaid
1.8 ymateb yn brydlon i gleient sy'n ceisio cymorth
1.9 dewis y ffordd fwyaf priodol o gyfathrebu gyda'r cleient
1.10 cadarnhau gyda'r cleient eich bod wedi deall ei disgwyliadau /ddisgwyliadau yn llwyr
1.11 ymateb yn brydlon a chadarnhaol i gwestiynau a sylwadau'r cleient
1.12 rhoi amser i'r cleient ystyried yr ymateb a rhoi esboniad pellach pan fydd hynny'n briodol
1.13 dod o hyd i wybodaeth ar fyr dro fydd o gymorth i'r cleient
1.14 rhoi i'r cleient y wybodaeth sydd ei hangen arni/arno am y gwasanaethau neu'r cynhyrchion a gynigir gan y salon
1.15 adnabod gwybodaeth all fod yn gymhleth i'r cleient a gwirio a yw hi/e yn ei deall yn llwyr
1.16 esbonio'n glir wrth y cleientiaid unrhyw resymau pam na ellir cyfarfod â'u hanghenion neu eu disgwyliadau
Sgiliau
Geirfa
1. Gwybodaeth gyfrinachol
Gall gynnwys agweddau personol sgyrsiau gyda chleientiaid, agweddau personol sgyrsiau gyda chydweithwyr, cynnwys cofnodion cleientiaid, manylion personol staff a chleientiaid e.e. cyfeiriadau a rhifau ffôn, agweddau ariannol y busnes, clecs.
2. Terfynau eich awdurdod chi
*
*
Hyd a lled eich cyfrifoldeb fel y mae wedi ei bennu gan eich swydd-ddisgrifiad a pholisïau'r gweithle.
3. Cyflwyniad personol
*
*
Mae hwn yn cynnwys hylendid personol; y defnydd o gyfarpar diogelu personol; dillad ac ategolion sy'n addas i'r gweithle penodol.
4. Person perthnasol
*
*
Unigolyn sy'n cael ei hystyried/ystyried yr yn gyfrifol am eich arolygu yn ystod tasg neu wasanaeth penodedig neu'r person y byddwch chi fel arfer yn rhoi adroddiad iddo/iddi e.e. eich rheolwr llinell. Yn y Safonau penodol hyn, gall hefyd gyfeirio at unigolyn y mae'r salon yn ei ystyried yn gyfrifol am feysydd a gwasanaethau penodol.
5. Profion
*
*
Bydd prawf yn pennu a yw cleient yn addas ar gyfer gwasanaeth arbennig e.e. prawf croen sy'n canfod a oes gan y cleient alergedd i gynnyrch neu gemegyn.