Dosbarthu post

Mae’r safon hon yn ymwneud â dosbarthu’r post i gwsmeriaid, ac mae’n cynnwys dosbarthu mewnol ac allanol. Bydd hyn yn cynnwys cadarnhau’r amserlenni dosbarthu, ac yna didoli a phentyrru’r post er mwyn iddo allu cael ei ddosbarthu yn y drefn fwyaf addas. Dylech weithredu i ddiogelu’r post wrth ei ddosbarthu. Bydd hyn hefyd yn cynnwys nodi unrhyw broblemau gyda’r dosbarthu, a chymryd y camau priodol.

Mae’r safon hon yn cynnwys gweithio ym mhob amgylchedd gwasanaeth post, yn cynnwys y Post Brenhinol, ac mae wedi ei hanelu at pob gweithredwr sydd yn gysylltiedig â gwasanaethau post ar bob lefel.

1. cydymffurfio â’r gofynion iechyd a diogelwch a bioddiogelwch perthnasol, a dilyn gweithdrefnau sefydliadol, bob amser, wrth ddosbarthu post
2. casglu post o’r cynwysyddion cywir
3. ymdrin â phost yn ddiogel i leihau’r risg o anaf i chi eich hun, staff eraill, cwsmeriaid, neu niwed i’r post
4. didoli a phentyrru’r post i drefn ofynnol ar gyfer y llwybr dosbarthu
5. nodi eitemau post sydd angen dosbarthu arbennig at y cwsmer 
6. diogelu’r post wrth ddosbarthu, yn unol â’r gofynion sefydliadol a chyfreithiol perthnasol
7. cadarnhau manylion y llwybr dosbarthu, yr amserlen, a’r mathau o bost sydd yn cael eu dosbarthu
8. dosbarthu’r post yn unol â’r mathau o bost a’r amserlen ddosbarthu y cytunwyd arni
9. gweithredu cyfarpar a mecanweithiau yn y mannau dosbarthu yn gywir
10. nodi ac ymateb i unrhyw broblemau dosbarthu gan ddefnyddio gweithdrefnau sefydliadol, yn cynnwys dychwelyd eitemau post heb eu dosbarthu
11. cyfathrebu gyda staff eraill a chwsmeriaid i roi unrhyw wybodaeth iddynt yn ymwneud â’r gwasanaeth dosbarthu neu’r amserlen
12. cofnodi dosbarthu post yn y system wybodaeth a chofnodi berthnasol, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol, a dilyn unrhyw reoliadau diogeledd data a gwybodaeth yn ymwneud â staff, cwsmeriaid a phartneriaid dosbarthu, yn cynnwys cael llofnodion cwsmeriaid lle bo angen 

1. gofynion iechyd a diogelwch a bioddiogelwch perthnasol y diwydiant a sefydliadol wrth ddosbarthu post, a’ch cyfrifoldebau chi drosoch chi eich hun ac eraill
2. y gweithdrefnau sefydliadol perthnasol ar gyfer dosbarthu post
3. yr amserlenni dosbarthu, yn cynnwys llwybrau ac amserau
4. y mathau o eitemau post sydd angen eu dosbarthu, yn cynnwys y rheiny â chyfarwyddiadau dosbarthu arbennig
5. lleoliadau cynwysyddion gyda phost yn barod i’w ddosbarthu
6. y risgiau ymdrin sydd yn gysylltiedig â dosbarthu mathau gwahanol o bost
7. llwybrau a threfn dosbarthu
8. y mathau o ofynion arbennig ar gyfer mathau gwahanol o bost
9. y mathau o risgiau i bost wrth ei ddosbarthu
10. y mathau o risgiau i chi eich hun wrth ddosbarthu
11. y canllawiau sefydliadol perthnasol ar gyfer digoelu post a’r gofynion rheoliadol yn ymwneud â diogelu data
12. y dulliau a’r gweithdrefnau ar gyfer dosbarthu post i fathau gwahanol o gyfeiriadau
13. y mathau o gyfarpar a mecanweithiau a ddefnyddir mewn mannau dosbarthu
14. y mathau o broblemau y gellir dod ar eu traws wrth ddosbarthu a’r dulliau ar gyfer ymdrin â’r rhain
15. y mathau o wasanaethau dosbarthu sydd ar gael
16. y polisïau sefydliadol perthnasol ar gyfrinachedd a deddfwriaeth diogelu data
17. y wybodaeth a’r systemau cofnodi a ddefnyddir gan y sefydliad a sut i gofnodi gwybodaeth yn ymwneud â dosbarthu post