Dilyn cyfarwyddiadau post a gwahanu post ar gyfer ei brosesu

Mae’r safon hon yn ymwneud â dilyn cyfarwyddiadau post a gwahanu post ar gyfer ei brosesu. Mae’n cynnwys darllen a deall cyfarwyddiadau sydd wedi eu hysgrifennu ar eitemau post. Mae hyn yn digwydd yn ystod nifer o gyfnodau yn ystod gwasanaethau post, nid wrth ddidoli yn unig. Mae’n cynnwys darllen a deall y wybodaeth ar y post er mwyn gallu ei broesu’n gywir, gan ddilyn y gofynion sefydliadol a chyfreithiol perthnasol.

Mae’r safon hefyd yn cynnwys gwahanu post yn fathau gwahanol, fel ei fod yn barod ar gyfer ei ddosbarthu ac y gall wedyn gael ei ddyrannu’n gynwysyddion gwahanol. Mae hefyd yn cynnwys nodi ac adrodd unrhyw broblemau gyda chyfarwyddiadau post a phrosesu.

Mae’r safon hon yn cynnwys gweithio ym mhob amgylchedd gwasanaeth post, yn cynnwys y Post Brenhinol, ac mae wedi ei anelu at weithredwyr sydd yn gysylltiedig â gwasanaethau post ar bob lefel.

1. cydymffurfio â’r gofynion iechyd a diogelwch a bioddiogelwch perthnasol a dilyn gweithdrefnau sefydliadol, bob amser, wrth weithio mewn gwasanaethau post
2. ymdrin â’r post yn ddiogel i leihau’r risg o anaf i staff a chwsmeriaid, neu niwed i’r post
3. nodi post y mae angen triniaeth neu ddosbarthu arbenigol arno
4. adnabod a chadarnhau y mathau o bost sydd yn cael ei wahanu ar gyfer ei brosesu
5. datgelu cyfarwyddiadau post os yw’r rhain wedi eu cuddio neu’n aneglur, a dilyn gweithdrefnau sefydliadol yn ymwneud â phrosesu post gyda gwybodaeth anghyflawn
6. nodi anghysondebau yn y cyfarwyddiadau post, a phennu pa rai ddylai gael blaenoriaeth
7. nodi ac ymateb i unrhyw bost sydd yn cyflwyno risg diogelwch neu ddiogeledd, gan ddilyn gweithdrefnau sefydliadol
8. nodi gwybodaeth am gyrchfannau sydd wedi eu cynnwys yn y cyfarwyddiadau post
9. gwahanu’r post yn unol â’r math a’r gyrchfan, a monitro llif post, gan ddilyn gweithdrefnau sefydliadol
10. cadarnhau bod y post yn cael ei ddyrannu a’i wahanu’n gynwysyddion yn barod ar gyfer prosesu
11. nodi ac ymateb i unrhyw broblemau yn gwahanu post, gan ddilyn gweithdrefnau sefydliadol
12. cofnodi cyfarwyddiadau post a dulliau gwahanu yn y system wybodaeth a chofnodi berthnasol, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol, a dilyn unrhyw reoliadau diogeledd data a gwybodaeth perthnasol yn ymwneud â staff, cwsmeriaid a phartneriaid dosbarthu

1. gofynion iechyd a diogelwch a bioddiogelwch perthnasol y diwydiant a sefydliadol wrth weithio mewn gwasanaethau post, a’ch cyfrifoldebau drosoch chi eich hun ac eraill
2. y gweithdrefnau sefydliadol perthnasol ar gyfer y gweithgareddau sydd yn cael eu gwneud, mewn perthynas â dilyn cyfarwyddiadau post a gwahanu post ar gyfer ei brosesu
3. y cyrchfannau perthnasol a’r lleoliadau daearyddol sydd wedi eu cynnwys gan eich sefydliad
4. y mathau gwahanol o bost y mae angen triniaeth a dosbarthu arbenigol arno
5. y mathau gwahanol o bost y mae angen eu gwahanu ar gyfer eu prosesu, a’r dulliau ar gyfer nodi’r rhain
6. y risgiau diogelwch a diogeledd sydd yn gysylltiedig â gwahanu post
7. y dangosyddion bod post yn cyflwyno risg diogelwch neu ddiogeledd
8. y gweithdrefnau sefydliadol sydd yn ymwneud ag ymdrin ag eitemau post amheus neu beryglus
9. y mathau o gyfarwyddiadau dosbarthu sydd yn cael eu harddangos ar bost
10. y dulliau perthnasol ar gyfer datgelu cyfarwyddiadau post
11. y mathau o gyfyngiadau ynghylch sut i ddatgelu cyfarwyddiadau, yn cynnwys deddfwriaeth berthnasol ar ddiogelu data
12. y mathau o anghysondebau mewn cyfarwyddiadau dosbarthu post a geir gyda mathau gwahanol o bost
13. y flaenoriaeth i’w rhoi i fathau gwahanol o wybodaeth a chyfarwyddiadau
14. y camau i’w cymryd os na ellir cael gwybodaeth i alluogi post i gael ei brosesu
15. y mathau o gynwysyddion y dylid eu defnyddio ar gyfer mathau gwahanol o bost
16. llif post yn y sefydliad a’r dulliau ar gyfer monitro hyn
17. y problemau y gellir dod ar eu traws wrth wahanu post a’r dulliau sydd yn eu lle ar gyfer ymdrin â’r rhain
18. y polisïau sefydliadol perthnasol ar gyfrinachedd a deddfwriaeth diogelu data
19. y systemau gwybodaeth a chofnodi a ddefnyddir gan y sefydliad a’r gofynion ar gyfer cynnal cofnodion, yn cynnwys y math o ddogfennau sydd eu hangen ar gyfer mathau gwahanol o bost a chyrchfan, a’r gofynion cofnodi a sganio