Nodi cydymffurfio a diffyg cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg

Mae’r safon hon yn ymwneud â nodi cydymffurfio a diffyg cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg. Mae hyn yn cynnwys cael polisïau a gweithdrefnau yn eu lle i fonitro cydymffurfio yn eich sefydliad. Mae’n cynnwys gweithredu’n gyfrifol mewn perthynas â chydweithwyr, cwsmeriaid, buddsoddwyr a’r cymunedau lle’r ydych yn gweithio. Mae’n cynnwys gweithio o fewn rheoliadau penodol a fframweithiau moesegol ar gyfer eich diwydiant. 

Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rheiny sydd â chyfrifoldeb dros reoli cydymffurfio yn eich gweithrediad logisteg. Gallech fod yn gweithio, er enghraifft, ym maes warws a storio, trafnidiaeth, neu anfon cludiant ymlaen. 

1. cael gwybodaeth gan ffynonellau perthnasol am bolisïau a gweithdrefnau sefydliadol a gweithredol presennol ar gyfer gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg
2. darparu’r wybodaeth berthnasol i staff a chadarnhau bod ganddynt ddealltwriaeth o’r polisïau a’r gweithdrefnau ar gyfer gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol, a phwysigrwydd eu rhoi ar waith
3. monitro’r ffordd y mae polisïau a gweithdrefnau’n cael eu rhoi ar waith a rhoi cymorth i staff sy’n eu gweithredu
4. cynorthwyo staff i gael trafodaethau agored a lleisio eu pryderon am fodloni, neu beidio â bodloni y polisïau a’r gweithdrefnau ar gyfer gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol 
5. rhoi cyfleoedd i staff rannu gwybodaeth a gwybodaeth am gydymffurfio, o fewn cyfyngiadau cyfrinachedd a’r gofynion ar gyfer diogelu data
6. nodi ac adolygu risgiau posibl o ran cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg, gan ddefnyddio gweithdrefnau rheoli risg sefydliadol
7. nodi rhesymau dros beidio â bodloni gofynion ac addasu polisïau a gweithdrefnau i leihau’r tebygolrwydd o fethiannau yn y dyfodol
8. darparu adroddiadau llawn ynghylch unrhyw ddiffyg cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau ar gyfer gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg, i’r rhanddeiliaid perthnasol
9. creu amser i gefnogi a rhoi adborth i staff i’w helpu i wella eu perfformiad yn bodloni gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg
10. nodi gofynion cydymffurfio rhanddeiliaid a rheoli’r berthynas gyda nhw 
11. cofnodi unrhyw ddiffyg cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau ar gyfer gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol ac yn dilyn unrhyw reoliadau diogelu data a gwybodaeth berthnasol yn ymwneud â staff, cwsmeriaid a phartneriaid dosbarthu

1. y prosesau sefydliadol perthnasol ar gyfer monitro datblygiadau cenedlaethol a rhyngwladol mewn deddfwriaeth a rheoliadau sy’n effeithio ar weithrediadau logisteg 
2. y prosesau sefydliadol perthnasol ar gyfer monitro gofynion moesegol a chymdeithasol sydd yn dod i’r amlwg ar gyfer gweithrediadau logisteg
3. pwysigrwydd cael ymagwedd sydd yn seiliedig ar foeseg a gwerthoedd tuag at lywodraethu corfforaethol, a sut mae rhoi hyn ar waith yn ymarferol
4. diwylliant a gwerthoedd eich sefydliad a’r effaith y maent yn ei gael ar lywodraethu corfforaethol
5. y polisïau a’r gweithdrefnau sefydliadol a gweithredol perthnasol ar gyfer cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol ar gyfer gweithrediadau logisteg
6. ymagwedd y sefydliad tuag at agweddau cymdeithasol presennol a rhai sydd yn dod i’r amlwg tuag at rheolaeth ac ymarfer arwain, a phwysigrwydd bod yn sensitif i’r rhain
7. y polisïau a’r gweithdrefnau sefydliadol a gweithredol sydd yn cadarnhau bod staff yn bodloni’r gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol
8. y ffyrdd gwahanol lle gallai staff beidio â bodloni’r gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol, sut i nodi’r rhain a’r risgiau y maent yn eu cyflwyno i ddiffyg cydymffurfio
9. y gweithdrefnau sefydliadol perthnasol i’w dilyn pan fydd diffyg cyfymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol yn digwydd
10. y gweithdrefnau sefydliadol perthnasol ar gyfer ymdrin â sefyllfaoedd a staff nad ydynt yn bodloni’r gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol, yn cynnwys gweithdrefnau adrodd 
11. y prosesau ar gyfer adolygu a chynnal y polisïau a’r gweithdrefnau perthnasol ar gyfer cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadol, moesegol a chymdeithasol, i gadarnhau eu bod yn parhau i fod yn effeithiol ac yn gynaliadwy
12. y systemau gwybodaeth a chofnodi a ddefnyddir gan y sefydliad a’r gofynion ar gyfer cadw cofnodion