Prosesu, cwblhau a chyflwyno dogfennau trafnidiaeth ar gyfer nwyddau

Mae’r safon hon yn ymwneud â sicrhau bod dogfennau trafnidiaeth sydd yn gysylltiedig â chludo nwyddau’n cael eu prosesu’n gywir, eu cwblhau a’u cyflwyno’n brydlon i’r rhanddeiliad priodol. Bydd angen i chi sicrhau bod y dogfennau’n cydymffurfio â gofynion perthnasol yr awdurdodau rheoliadol, p’un ai yn y DU, yr UE neu’n rhyngwladol, gan gymryd camau priodol i ddatrys unrhyw faterion.

Bydd angen i chi fod yn gyfarwydd â’r telerau ac amodau perthnasol yn ymwneud â chwblhau a chadw dogfennau wrth gludo nwyddau yn y DU, yr UE neu’n rhyngwladol.

Gellir cymhwyso’r safon hon i unrhyw ddull trafnidiaeth neu gyfuniad o ddulliau, p’un ai ar y ffordd, rheilffordd, awyr, môr neu ddyfrffordd.

Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rheiny sy’n gyfrifol am brosesu a chwblhau dogfennau trafnidiaeth yn gywir mewn gweithrediadau logisteg.

1. Cael holl fanylion perthnasol y nwyddau sydd yn cael eu cludo, a sicrhau bod y manylion yn gywir, gan ddatrys unrhyw faterion, yn eich awdurdod
2. Dewis y dogfennau trafnidiaeth cywir ar gyfer y nwyddau a’r dull trafnidiaeth sydd yn cael ei ddefnyddio
3. Prosesu’r dogfennau trafnidiaeth cywir ar gyfer y nwyddau a’r dulliau trafnidiaeth sydd yn cael eu defnyddio
4. Cwblhau’r holl adrannau perthnasol o’r dogfennau trafnidiaeth gan sicrhau bod yr holl wybodaeth yn gywir ac yn gyflawn
5. Darparu trawsgrifiadau cryno o’r nwyddau yn unol â’r gofynion rheoliadol a rhanddeiliaid perthnasol            
6. Cadarnhau bod y dogfennau trafnidiaeth yn cynnwys holl fanylion perthnasol y nwyddau sydd yn cael eu cludo a datrys unrhyw fanylion sydd yn aneglur neu’n ymddangos eu bod yn gwrth-ddweud ei gilydd
7. Cyflwyno’r dogfennau trafnidiaeth ar gyfer y nwyddau i’r rhanddeiliad perthnasol ar yr adeg briodol, yn unol â gweithdrefnau y cytunwyd arnynt
8. Ymgorffori termau masnach sydd yn dderbyniol ar hyn o bryd i’r sefydliadau sydd yn gwneud cais am y wybodaeth am y trafnidiaeth
9. Cadarnhau bod y dogfennau trafnidiaeth yn cael eu ffeilio a’u cadw’n briodol, yn unol â’r gofynion statudol a rheoliadol perthnasol
10. Nodi unrhyw broblemau gyda’r dogfennau trafnidiaeth, a chymryd y camau priodol i ymdrin â nhw
11. Adrodd ar weithgareddau gwaith a’u cofnodi yn y systemau gwybodaeth priodol, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol a rheoliadol perthnasol
12. Cydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth iechyd a diogelwch, rheoliadau, safonau a gweithdrefnau sefydliadol perthnasol, yn cynnwys ymarfer moesegol

1. Y dogfennau trafnidiaeth cenedlaethol a rhyngwladol sydd eu hangen ar gyfer mathau gwahanol o nwyddau, dulliau trafnidiaeth, a llwybrau cludo, neu yn y gyrchfan derfynol
2. Y lefel a’r math o wybodaeth sydd yn ofynnol ar gyfer mathau gwahanol o ddogfennau trafnidiaeth                       
3. Y termau masnach a’r safonau rhyngwladol ar gyfer cludo nwyddau, yswiriant a chostau (Incoterms)
4. Sut i gwblhau a phrosesu’r dogfennau trafnidiaeth ar gyfer y nwyddau sydd yn cael eu cludo a chanlyniadau peidio â gwneud hynny
5. Rôl sefydliadau ac asiantaethau cenedlaethol a rhyngwladol gwahanol yn symud nwyddau
6. Pwysigrwydd cyflwyno’r dogfennau trafnidiaeth priodol ar yr adeg briodol i’r person iawn, a chanlyniadau peidio â gwneud hynny
7. Y systemau a’r gweithdrefnau a ddefnyddir gan gwsmeriaid, cyflenwyr, cyrff rheoliadol a rhanddeiliaid eraill
8. Y ddeddfwriaeth a’r rheoliadau cenedlaethol a rhyngwladol sy’n berthnasol i iechyd, diogelwch a’ch maes cyfrifoldeb eich hun
9. Y gofynion deddfwriaethol a sefydliadol perthnasol ar gyfer storio a chadw dogfennau trafnidiaeth yn ymwneud â masnach ryngwladol
10. Y ddeddfwriaeth a’r rheoliadau cenedlaethol a rhyngwladol perthnasol ar gyfer mathau gwahanol o nwyddau, dulliau trafnidiaeth a masnach ryngwladol
11. Y cyrff rheoliadol cenedlaethol a rhyngwladol a’u gofynion cydymffurfio
12. Y cyfrifoldebau adrodd a’r systemau gwybodaeth a ddefnyddir gan y sefydliad
13. Yr arferion gwaith, gweithdrefnau gweithredu, canllawiau a chodau ymarfer, yn cynnwys ymarfer moesegol, a ddefnyddir gan eich sefydliad
14. Rolau a chyfrifoldebau cydweithwyr yn y gadwyn gyflenwi wrth symud nwyddau
15. Y canlyniadau i’r cwsmer a gwallau eich cwmni eich hun yn cludo dogfennau 

Manylion y nwyddau

• Y manylion sydd eu hangen ar gyfer tollau

• Gofynion y cwsmer

• Gofynion amgylcheddol

• Gofynion gwahanu

• Gofynion pacio

Dull trafnidiaeth

• Llongau – llwythi sych, llwythi hylif, unedau cludo cargo a rholio ymlaen/rholio i ffwrdd.

• Awyr

• Môr

• Rheilffordd

• Ffordd

Problemau gyda dogfennau*

Gwallau yn y wybodaeth am y nwyddau, eu cyrchfan, y dull trafnidiaeth neu yn cwblhau dogfennau trafnidiaeth fydd yn arwain at wrthod y dogfennau.