Prosesu, cwblhau a chyflwyno dogfennau ariannol ar gyfer cludo nwyddau

Mae’r safon hon yn ymwneud â phrosesu, cwblhau a chyflwyno dogfennau ariannol sydd yn gysylltiedig â chludo nwyddau. Bydd angen i chi sicrhau bod y dogfennau yn rhydd rhag gwallau ac yn cydymffurfio â gofynion yr awdurdodau rheoliadol, p’un ai yn y DU neu’r UE neu’n rhyngwladol, gan gymryd y camau priodol i ddatrys unrhyw faterion. Bydd angen i chi fod yn gyfarwydd â’r telerau ac amodau perthnasol yn ymwneud â chwblhau a chadw dogfennau ariannol wrth gludo nwyddau yn y DU neu’n rhyngwladol.

Gellir cymhwyso’r safon hon i unrhyw ddull trafnidiaeth, neu gyfuniad o ddulliau, p’un ai ar y ffordd, rheilffordd, awyr, môr neu ddyfrffordd.

Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rheiny sy’n gyfrifol am brosesu a chwblhau dogfennau ariannol yn gywir mewn gweithrediadau logisteg.

1. Cael yr holl fanylion perthnasol o’r nwyddau sy’n cael eu cludo a sicrhau bod y manylion yn gywir, gan ddatrys unrhyw broblemau yn eich awdurdod 
2. Dewis y dogfennau ariannol cywir a’r dulliau talu ar gyfer y wlad lle mae’r nwyddau i gael eu cludo iddi
3. Prosesu’r dogfennau ariannol cywir ar gyfer y nwyddau a’r dulliau trafnidiaeth sy’n cael eu defnyddio
4. Cwblhau holl adrannau perthnasol y dogfennau ariannol gan sicrhau bod yr holl wybodaeth yn gywir ac yn gyflawn
5. Cyflwyno’r dogfennau ariannol ar gyfer y nwyddau i’r rhanddeiliad perthnasol, ar yr adeg briodol, yn unol â gweithdrefnau y cytunwyd arnynt
6. Darparu disgrifiadau cryno o’r nwyddau yn unol â gofynion rheoliadol a rhanddeiliaid
7. Ymgorffori termau masnach sy’n dderbyniol ar hyn o bryd i’r sefydliadau sydd yn gwneud cais am y wybodaeth ariannol
8. Cadarnhau bod y dogfennau ariannol yn cael eu llenwi a’u cadw’n briodol, yn unol â’r gofynion statudol a’r gofynion rheoliadol perthnasol
9. Nodi unrhyw broblemau gyda’r dogfennau ariannol a chymryd y camau priodol i ymdrin â’r rhain                      
10. Adrodd gweithgareddau gwaith a’u cofnodi yn y systemau priodol, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol
11. Cydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth, rheoliadau, safonau a gweithdrefnau sefydliadol perthnasol, yn cynnwys ymarfer moesegol

1. Y dogfennau ariannol cenedlaethol a rhyngwladol sydd yn ofynnol ar gyfer mathau gwahanol o nwyddau, dulliau trafnidiaeth, llwybrau cludo neu yn y gyrchfan derfynol
2. Lefel a’r math o wybodaeth sydd yn ofynnol gan randeiliaid gwahanol ar gyfer dogfennau ariannol
3. Y termau masnach a’r safonau rhyngwladol ar gyfer cludo nwyddau, yswiriant a chostau (Incoterm)
4. Y dogfennau ariannol cenedlaethol a rhyngwladol perthnasol sydd yn orfodol
5. Sut i gwblhau a phrosesu’r dogfennau ariannol ar gyfer y nwyddau sy’n cael eu cludo a chanlyniadau peidio â gwneud hynny
6. Pwysigrwydd cyflwyno’r dogfennau ariannol priodol ar yr adeg iawn i’r person iawn, a chanlyniadau peidio â gwneud hynny                   
7. Rôl sefydliadau ac asiantaethau cenedlaethol a rhyngwladol gwahanol yn symud nwyddau                   
8. Y systemau a’r gweithdrefnau a ddefnyddir gan gwsmeriaid, cyflenwyr, cyrff rheoliadol a rhanddeiliaid eraill
9. Y ddeddfwriaeth a’r rheoliadau cenedlaethol a rhyngwladol perthnasol ar gyfer mathau gwahanol o nwyddau, dulliau trafnidiaeth, a masnach ryngwladol
10. Y gofynion deddfwriaethol a sefydliadol perthnasol ar gyfer storio a chadw dogfennau ariannol yn ymwneud â masnach ryngwladol
11. Y ddeddfwriaeth a’r rheoliadau perthnasol sy’n berthnasol i iechyd, diogelwch a’ch maes cyfrifoldeb eich hun
12. Y cyrff rheoliadol cenedlaethol a rhyngwladol perthnasol a’u gofynion cydymffurfio
13. Y cyfrifoldebau adrodd a’r systemau gwybodaeth a ddefnyddir gan y sefydliad
14. Arferion gwaith, gweithdrefnau gweithredu, canllawiau a chodau ymarfer, yn cynnwys ymarfer moesegol
15. Rolau a chyfrifoldebau cydweithwyr yn y gadwyn gyflenwi wrth symud nwyddau                                   
16. Y canlyniadau i’r cwsmer a’ch cwmni eich hun yn sgil gwallau mewn dogfennau ariannol

Manylion y nwyddau

• Manylion sydd yn ofynnol ar gyfer cwsmeriaid

• Gofynion cwsmeriaid

• Gofynion amgylcheddol

• Gofynion gwahanu

• Gofynion pacio

Dull trafnidiaeth

• Llongau – llwythi sych, llwythi hylif, unedau cludo cargo a rholio ymlaen, rholio i ffwrdd

• Awyr

• Môr

• Rheilffordd

• Ffordd 

Dogfennau am y nwyddau, eu cyrchfan a’r dull trafnidiaeth sydd eu hangen, neu a allai fod eu hangen, i’w harchwilio gan awdurdodau rheoliadol ariannol yn y DU ac yn genedlaethol.

Incoterms

Termau Masnachol Rhyngwladol. Mae rheolau Incoterms yn esbonio set o 3 term masnach sydd yn adlewyrchu ymarfer o un busnes i’r llall ar gyfer gwerthu nwyddau. Mae rheolau Incoterms yn disgrifio’r tasgau, y costau a’r rheolau sydd yn gysylltiedig â dosbarthu nwyddau o werthwyr i brynwyr.

Gwallau yn y wybodaeth am y nwyddau, eu cyrchfan, y dull trafnidiaeth neu yn cwblhau dogfennau ariannol fydd yn arwain at wrthod y dogfennau.