Rheoli’r defnydd effeithiol o adnoddau

Mae’r safon hon yn ymwneud â rheoli’r adnoddau ffisegol rydych chi’n gyfrifol amdanynt yn effeithlon. Mae’n ymdrin â chynllunio i ddefnyddio’r adnoddau y mae eu hangen arnoch chi a’ch tîm, cael yr adnoddau hynny, sicrhau bod cyflenwadau addas ar gael, a monitro’r defnydd o adnoddau.  
 
Mae pedair elfen
1       Cynllunio’r defnydd o adnoddau ffisegol
Mae hyn yn cynnwys nodi’r adnoddau y mae eu hangen ar eich tîm. Mae angen i chi edrych ar y defnydd o adnoddau yn y gorffennol ac ar dueddiadau a datblygiadau a allai effeithio ar eich dewis o adnoddau.
2       Cael adnoddau ffisegol
Mae hyn yn cynnwys amcangyfrif costau a buddion posibl a gwneud ceisiadau i’r bobl berthnasol. Mae angen i chi sicrhau bod yr adnoddau ffisegol rydych chi’n gofyn amdanynt yn ddigon i gefnogi’r holl weithgareddau rydych chi’n gyfrifol amdanynt, a diwygio eich cynlluniau os na fydd yr adnoddau angenrheidiol ar gael.
3       Sicrhau bod cyflenwadau ar gael
Mae hyn yn cynnwys nodi beth sy’n ofynnol a sicrhau bod cyflenwyr yn darparu cyfarpar a deunyddiau o’r ansawdd cywir. Mae’n rhaid i chi drafod gyda chyflenwyr a dod i gytundebau sy’n darparu gwerth da ac sy’n bodloni gofynion sefydliadol a chyfreithiol. Hefyd, mae angen i chi sicrhau bod cyflenwadau’n bodloni safonau cytunedig.
4       Monitro’r defnydd o adnoddau ffisegol
Mae hyn yn cynnwys annog aelodau eich tîm i gymryd cyfrifoldeb am sut maen nhw’n defnyddio adnoddau. Mae’n rhaid i chi sicrhau bod adnoddau’n cael eu defnyddio’n effeithlon gyda’r effaith niweidiol leiaf ar yr amgylchedd.Mae angen i chi fonitro ansawdd adnoddau yn barhaus a gwneud yn siŵr bod safonau gwasanaeth a chyflwyno cynnyrch yn cael eu cynnal.Lle y ceir problemau gyda’r defnydd o adnoddau, mae angen i chi gymryd camau prydlon ac effeithiol i’w cywiro.

Cynllunio’r defnydd o adnoddau ffisegol
P1     rhoi cyfleoedd i bobl berthnasol ddarparu gwybodaeth am yr adnoddau ffisegol sy’n ofynnol
P2     cyfrif am brofiad, tueddiadau a datblygiadau a ffactorau perthnasol o’r gorffennol sy’n debygol o effeithio ar ddefnyddio adnoddau yn y dyfodol
P3     gwneud cynlluniau sy’n gyson ag amcanion, polisïau a gofynion cyfreithiol eich sefydliad
P4     cyflwyno eich cynlluniau i bobl berthnasol yn unol â gweithdrefnau sefydliadol
P5     cymryd camau i leihau effaith risgiau gwirioneddol a risgiau posibl
P6        darparu digon o fanylion am y newid arfaethedig a’r argymhellion ar gyfer gwella i’r rheolwr llinell cyfrifol

Cael adnoddau ffisegol 
P7     dangos y costau sy’n gysylltiedig a’r buddion rydych chi’n disgwyl eu cael o ddefnyddio’r adnoddau
P8     cyflwyno eich ceisiadau am adnoddau ffisegol i bobl berthnasol o fewn yr amserlenni gofynnol er mwyn cael yr adnoddau angenrheidiol
P9     cyflwyno ceisiadau am adnoddau ffisegol mewn ffyrdd sy’n adlewyrchu ymrwymiad y rhai a fydd yn defnyddio’r adnoddau
P10 cael digon o adnoddau ffisegol i gefnogi’r holl weithgareddau sydd o fewn eich rheolaeth
P11 cytuno ar ddiwygiadau priodol i’ch cynlluniau gyda phobl berthnasol lle na allwch gael yr holl adnoddau ffisegol y mae eu hangen arnoch
P12  cymryd camau i leihau effaith risgiau gwirioneddol a risgiau posibl

Sicrhau bod cyflenwadau ar gael 
P13 nodi’r cyflenwadau y mae eu hangen arnoch yn gywir
P14 cydweithio â chyflenwyr mewnol i sicrhau parhad cyflenwadau
P15 monitro ansawdd a lefel y cyflenwadau ar adegau priodol
P16 rhoi adborth i gyflenwyr yn gysylltiedig ag ansawdd ac effeithiolrwydd cyflenwadau a’r cyflenwi
P17 datrys unrhyw broblemau gwirioneddol neu bosibl gyda chyflenwadau yn unol â gweithdrefnau sefydliadol
P18 cynnal eich cofnodion o gyflenwadau yn gyflawn, yn gywir a sicrhau eu bod ar gael i bobl awdurdodedig yn unig

Monitro’r defnydd o adnoddau ffisegol
P19 rhoi cyfleoedd i aelodau tîm gymryd cyfrifoldeb unigol am y defnydd effeithlon o adnoddau ffisegol
P20sicrhau bod defnydd eich tîm o adnoddau ffisegol yn effeithlon ac yn cyfrif am yr effaith bosibl ar yr amgylchedd
P21 monitro ansawdd adnoddau ffisegol yn unol â gweithdrefnau sefydliadol
P22 monitro’r defnydd o adnoddau ffisegol gan ddefnyddio dulliau sy’n ddibynadwy a chydymffurfio â gofynion sefydliadol
P23 monitro’r defnydd gwirioneddol o adnoddau ffisegol yn erbyn cynllun cytunedig ar adegau priodol
P24 cymryd camau cywirol i ddelio â gwyriadau sylweddol gwirioneddol neu bosibl o’ch cynllun
P25 cynnal cofnodion yn gysylltiedig â defnyddio adnoddau ffisegol sy’n gyflawn, yn gywir ac sydd ar gael i bobl awdurdodedig yn unig
P26 cymryd camau i leihau effaith risgiau gwirioneddol a risgiau posibl
P27 cyflwyno manylion am newid arfaethedig i’r rheolwr llinell cyfrifol, lle y nodir gwelliannau i gyflwyno gwasanaethau

K1     sut i gyflwyno a chyfleu cynlluniau am y defnydd o adnoddau yn effeithiol
K2     sut i ddatblygu a chyflwyno achos effeithiol ar gyfer adnoddau i bobl berthnasol
K3     sut i annog a galluogi staff i gyfleu eu hanghenion am adnoddau
K4     sut i annog a grymuso aelodau tîm i gymryd cyfrifoldeb am y defnydd effeithlon ar adnoddau
K5     sut i gael ymrwymiad i gynllunio adnoddau a gwneud y mwyaf o’r ymrwymiad
K6     amcanion a pholisïau sefydliadol a gofynion cyfreithiol sy’n berthnasol i ddefnyddio adnoddau
K7     sut i ddehongli’r rhain a nodi’r goblygiadau ar gyfer cynllunio adnoddau K8         y gofynion cyfreithiol a sefydliadol sy’n rheoli dewis cyflenwyr
K9     sut i ddehongli’r rhain a nodi’r goblygiadau i’ch gwaith
K10   y gofynion sefydliadol a chyfreithiol ynghylch effaith defnyddio adnoddau ar yr amgylchedd a sut i leihau effeithiau andwyol
K11   yr egwyddorion sydd wrth wraidd cynllunio adnoddau yn effeithiol a’ch rôl a’ch cyfrifoldeb yn gysylltiedig â hyn
K12   sut i ddatblygu cynlluniau tymor byr, canolig a hir ar gyfer y defnydd o adnoddau
K13   y mathau o dueddiadau a datblygiadau a allai effeithio ar eich defnydd o adnoddau, sut i ddadansoddi’r rhain a sut i gael gwybod y goblygiadau ar gyfer cynllunio
K14   sut i addasu cynlluniau gwaith os na fydd adnoddau gofynnol ar gael
K15   sut i gynnal dadansoddiadau cost a budd ar gyfer defnyddio adnoddau
K16   sut i ddadansoddi gweithgareddau gwaith er mwyn nodi cyflenwadau sy’n ofynnol
K17   sut i ddewis o blith amrywiaeth o gyflenwyr i sicrhau gwerth am arian, cysondeb, ansawdd a pharhad y cyflenwi o fewn gofynion sefydliadol a chyfreithiol
K18   yr amrywiaeth o adnoddau ffisegol y mae eu hangen arnoch i gyflawni eich gweithgareddau’n effeithiol
K19   sut i sefydlu cytundebau effeithiol gyda chyflenwyr a’r gofynion cyfreithiol, moesegol a sefydliadol sy’n rheoli’r rhain
K20   sut i fonitro darparu cyflenwadau i sicrhau bod gofynion ansawdd, nifer, cyflenwi ac amser parhaus yn cael eu bodloni
K21   pwysigrwydd monitro’r defnydd o adnoddau yn effeithiol i effeithlonrwydd sefydliadol a’ch rôl a’ch cyfrifoldeb yn gysylltiedig â hyn
K22   sut i fonitro a rheoli’r defnydd o adnoddau i gynnal cysondeb ac ansawdd wrth ddarparu cynnyrch a gwasanaethau
K23      pwysigrwydd parhad cyflenwadau i gynnal ansawdd cynnyrch a gwasanaethau a’ch rôl a’ch cyfrifoldeb yn gysylltiedig â hyn