Sefydlu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
Trosolwg
Mae’r uned hon yn ymwneud â sefydlu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu effeithiol yn eich sefydliad. Mae hyn yn cynnwys amlygu anghenion gwybodaeth a chyfathrebu eich sefydliad, dewis systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu sy’n bodloni’r anghenion hynny, sefydlu systemau ac, yn olaf, monitro’r systemau hyn i sicrhau eu heffeithiolrwydd. Mae pedair elfen:
1.Amlygu gofynion gwybodaeth a chyfathrebu
2.Dewis systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
3.Gweithredu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
4.Monitro systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
Bydd angen i ddefnyddwyr y cymhwysedd hwn sicrhau bod ymarfer yn adlewyrchu gwybodaeth a pholisïau cyfredol.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
Amlygu gofynion gwybodaeth a chyfathrebu
P1. sicrhau bod yr ymchwil a gynhaliwch yn ddigonol i amlygu gofynion gwybodaeth defnyddwyr
P2. sicrhau bod yr ymchwil a gynhaliwch yn ddigonol i amlygu llifoedd gwybodaeth a phrosesau cyfathrebu tebygol yn y dyfodol
P3. sicrhau bod y gofynion gwybodaeth a nodwch yn glir, yn gywir ac wedi’u cytuno gyda defnyddwyr
P4. amlygu’r adnoddau sy’n angenrheidiol i fodloni gofynion gwybodaeth
P5. sicrhau bod y gofynion gwybodaeth a nodwch yn gyson ag amcanion, polisïau ac adnoddau sefydliadol
Dewis systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
P6. cytuno ar feini prawf clir ar gyfer dewis systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu gyda defnyddwyr a phobl eraill sy’n gysylltiedig neu yr effeithir arnynt
P7. gwerthuso systemau posibl ac amlygu’r rhai sy’n gallu bodloni gofynion defnyddwyr ac amcanion sefydliadol o fewn cyfyngiadau adnoddau
P8. sicrhau bod eich gwerthusiad o systemau posibl yn amlygu eu buddion a’u hanfanteision unigol yn gywir
P9. sicrhau bod y systemau a gynigiwch yn bodloni’r meini prawf cytunedig mor agos â phosibl ac yn cydymffurfio â pholisïau sefydliadol a gofynion cyfreithiol
P10. sicrhau bod eich cynigion yn cynnwys cynllun gweithredu y cytunir arno gyda defnyddwyr a phobl eraill sy’n gysylltiedig neu yr effeithir arnynt
Gweithredu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
P11. cyflwyno’ch cynlluniau ar gyfer gweithredu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu i ddefnyddwyr a phobl eraill sy’n gysylltiedig neu yr effeithir arnynt ar adeg, lefel a chyflymder priodol
P12. cadarnhau bod defnyddwyr yn deall y system a’u rôl wrth ei gweithredu
P13/ sicrhau bod yr adnoddau a ddewiswch yn ddigonol i gyflawni’r broses weithredu o fewn graddfeydd amser cytunedig
P14. sicrhau eich bod yn monitro’r broses o weithredu’r system ar adegau priodol yn unol â chynlluniau cytunedig
P15. sicrhau eich bod yn addasu gweithgareddau gweithredu, fel y bo’n briodol, i ddatrys unrhyw broblemau sy’n codi
P16. sicrhau bod y ffordd yr ydych yn gweithredu systemau’n galluogi defnyddwyr a phobl eraill sy’n gysylltiedig ac yr effeithir arnynt i wneud cyfraniadau effeithiol
P17. sicrhau eich bod yn gweithredu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu o fewn y gyllideb a’r graddfeydd amser cytunedig
Monitro systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
P18. darparu cyfleoedd i ddefnyddwyr roi adborth ar effeithiolrwydd systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu yn barhaus
P19. sicrhau eich bod yn monitro a gwerthuso systemau ar adegau priodol yn unol â meini prawf cytunedig
P20. sicrhau bod eich gwerthusiadau’n ystyried tueddiadau a datblygiadau tebygol yn y dyfodol
P21. sicrhau eich bod yn cyflwyno canlyniadau gwerthusiadau i ddefnyddwyr a phobl eraill sy’n gysylltiedig neu yr effeithir arnynt mewn modd sy’n debygol o ddenu eu cefnogaeth i welliannau
P22. sicrhau eich bod yn addasu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu i
oresgyn unrhyw broblemau’n effeithiol
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
K1. pwysigrwydd cytuno ar ofynion gwybodaeth gyda defnyddwyr a sut i gyflawni cytundebau o’r fath
K2. pwysigrwydd dod i gytundeb gyda phobl ar y meini prawf ar gyfer systemau a sut i gyflawni cytundebau o’r fath
K3. sut i ddadansoddi a nodi anghenion gwybodaeth
K4. pwysigrwydd gwirio bod defnyddwyr yn deall y system a chadarnhau eu rôl wrth ei gweithredu
K5. sut i fonitro’r broses o weithredu systemau
K6. y mathau o broblemau a allai godi yn ystod gweithredu a sut i’w goresgyn
K7. y mathau o broblemau a allai godi mewn systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu a sut i’w goresgyn
K8. pwysigrwydd systemau gwybodaeth i waith y sefydliadau a’ch rôl a’ch cyfrifoldebau mewn perthynas â’r rhain
K9. yr ystod o ofynion gwybodaeth a allai fod gan bobl K10 sut i amlygu gofynion gwybodaeth
K11. y llif gwybodaeth a’r prosesau cyfathrebu sy’n debygol yn y dyfodol
K12. sut i ddewis dull o amlygu anghenion gwybodaeth yn ôl y defnyddwyr, y sefyllfa a chyfyngiadau sefydliadol ac adnoddau
K13. yr ystod o systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu a allai fod yn briodol a’u manteision a’u hanfanteision cymharol
K14. sut i bennu’r meini prawf ar gyfer dewis systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
K15. sut i werthuso systemau posibl i sicrhau eu bod yn bodloni gofynion defnyddwyr ac amcanion sefydliadol, gofynion cyfreithiol a chyfyngiadau adnoddau
K16. pwysigrwydd ymgynghori ynglŷn â chynlluniau gweithredu a gwahanol ddulliau o wneud hynny sy’n briodol i wahanol fathau o systemau a defnyddwyr
K17. pwysigrwydd darparu cyfleoedd i’r rhai sy’n ymwneud â’r system gyfrannu’n effeithiol at weithredu a sut i annog a galluogi cyfraniadau o’r fath
K18. pwysigrwydd darparu cyfleoedd i ddefnyddwyr roi adborth ar effeithiolrwydd systemau yn barhaus a sut i alluogi ac annog adborth o’r fath
K19. sut i gyflwyno gwerthusiadau i ddefnyddwyr a phobl eraill sy’n gysylltiedig neu yr effeithir arnynt mewn modd sy’n debygol o ddenu eu hymrwymiad a’u cefnogaeth i welliannau
K20. deddfwriaeth sy’n llywodraethu casglu, storio a lledaenu gwybodaeth
K21. pwysigrwydd monitro systemau rheoli gwybodaeth a’ch rôl a’ch cyfrifoldebau mewn perthynas â hyn
K22. sut i ddewis a defnyddio dulliau monitro a gwerthuso sy’n briodol i’r system, y cyd-destun a’r gofynion
K23. amcanion sefydliadol, polisïau a chyfyngiadau adnoddau sy’n dylanwadu ar nodi gofynion gwybodaeth a sut i ddehongli’r rhain
K24. sut i ddatblygu cynlluniau gweithredu a chytuno ar y rhain gyda defnyddwyr a phobl eraill sy’n gysylltiedig
K25. sut i baratoi cynlluniau ar gyfer gweithredu systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
K26. ffactorau sy’n dylanwadu ar ddatblygu cynlluniau o’r fath
K27. sut i ragfynegi tueddiadau a datblygiadau y tu mewn a’r tu allan i’r sefydliad a allai arwain at ofynion newydd
K28. sut i amlygu’r adnoddau a fydd yn ofynnol i fodloni’r gofynion gwybodaeth hyn
K29. sut i gynnal dadansoddiadau cost a budd o systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
K30. sut i amcangyfrif yr adnoddau a’r amser a fydd yn angenrheidiol i weithredu gwahanol fathau o systemau rheoli gwybodaeth a chyfathrebu
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Dolenni I NOS Eraill
Cysylltiadau Allanol
Mae’r safon hon yn cysylltu â’r elfen ganlynol o fewn Fframwaith Gwybodaeth a Sgiliau’r GIG (Hydref 2004):
I’w gytuno