Yn ol

Cynorthwyo cwsmeriaid cyn ac ar ôl teithio

URN: PPLTT04
Sectorau Busnes (Suites): Teithio a Thwristiaeth
Datblygwyd gan: People 1st
Cymeradwy ar: 01 Ion 2015

Trosolwg

Mae'r safon hon yn disgrifio'r cymhwysedd sy'n ofynnol i gynnig cymorth i gwsmeriaid teithio mewn amrywiaeth o feysydd y mae staff mewn busnesau teithio'n dod ar eu traws yn gyffredin. Mae'n cynnwys newid bwciadau a gychwynnwyd gan y cwsmer a/neu gyflenwr y gwasanaeth teithio.

Argymhellir y safon i'r holl staff sydd mewn cysylltiad â chwsmeriaid ac sy'n gyfrifol am fwciadau cwsmeriaid, ac unrhyw ymholiadau ynghylch bwciadau neu newidiadau y gall fod angen eu gwneud.

Meini prawf perfformiad

Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:

Datrys ymholiadau cwsmeriaid ynghylch y bwciad:

  1. fel bod y cwsmeriaid yn glir ynghylch unrhyw oblygiadau sy'n codi o'r ymholiad ac yn cael gwybodaeth gywir a chyflawn er mwyn ei ddatrys
  2. fel bod amrywiaeth o gamau addas yn cael eu cynnig i'r cwsmeriaid, ac y tawelir eu meddyliau, lle bo angen
  3. fel y ceir cydsyniad y cwsmeriaid i unrhyw gamau cyn y cânt eu cymryd, ac y  caiff y camau eu cymryd yn brydlon ac yn gywir

Adnabod a gwneud newidiadau i fwciadau:
4. fel bod y cwsmeriaid yn cael gwybod yn brydlon ac yn gywir am unrhyw newidiadau i'r bwciad a goblygiadau ariannol a goblygiadau eraill unrhyw newid
5. fel bod amrywiaeth o gamau gweithredu addas eraill yn cael eu cynnig i'r cwsmeriaid er mwyn datrys unrhyw broblemau sy'n codi yn sgil newidiadau, a bod eu hoffterau yn cael eu nodi'n gywir
6. fel bod y newidiadau cytunedig i'r bwciad yn cael eu gwneud a bod yr holl gofnodion yn cael eu diweddaru'n brydlon ac yn gywir
7. fel bod unrhyw gyfathrebu â'r cyflenwyr yn gwrtais ac yn broffesiynol bob amser 
8. fel bod y ddogfennaeth, wedi'i diwygio'n addas yn unol â'r amserlen ofynnol a chan ddilyn gweithdrefnau eich sefydliad, yn cael ei chyflenwi i'r cwsmeriaid
9. Cynghori cwsmeriaid ar sut i wneud hawliadau a chwynion sy'n gysylltiedig â theithio:
10. fel bod y gweithdrefnau hawliadau a chwynion sy'n gysylltiedig â theithio'n cael eu hesbonio'n glir i'r cwsmeriaid
11. fel bod cwestiynau'r cwsmeriaid yn cael eu hateb yn gywir
12. fel bod y cwsmeriaid yn deall y broses mae angen iddynt ei dilyn a bod y ddogfennaeth gywir yn cael ei chyflenwi
13. fel bod y cwsmeriaid yn fodlon â'ch gwasanaeth 
14. Cyfathrebu'n effeithiol â chwsmeriaid a chyflenwyr wrth asesu gwybodaeth, gan ddefnyddio deunydd cyfeirio a gwneud newidiadau:
15. fel bod enw da'ch sefydliad a'r ewyllys da tuag ato'n cael eu   cynnal

Gwybodaeth a Dealltwriaeth

You need to know and understand:

Gwybodaeth a dealltwriaeth gyffredinol
1. at bwy y dylid cyfeirio unrhyw faterion sydd y tu hwnt i’ch cyfrifoldebau neu brofiad gwaith a maint eich awdurdod chi wrth ymdrin ag ymholiadau a newidiadau i fwciadau 
2. amodau bwcio gwasanaethau teithio perthnasol, gan gynnwys cosbau ariannol, a sut y gallant effeithio ar y ffordd yr ydych yn ymdrin â newidiadau a/neu ymholiadau cwsmeriaid
3. y camau y gellir eu cynnig i ddatrys ymholiadau a newidiadau cwsmeriaid
4. sut i gwestiynu cwsmeriaid i gael gwybod pa ddewisiadau eraill fydd yn diwallu eu hanghenion
 5. canlyniadau peidio â chwblhau pob cam yn llawn, yn brydlon ac yn gywir

Gwybodaeth a dealltwriaeth sy’n benodol i’r diwydiant
6. eich rhwymedigaethau cyfreithiol o ran cynghori cwsmeriaid, gan gynnwys gofynion cyffredinol deddfwriaeth gwyliau pecyn, os yn berthnasol; amodau bwcio; gofynion o ran pasbort, fisa, iechyd ac yswiriant
7. prif gyfrifoldebau asiant teithiau o dan ddeddfwriaeth a chodau ymarfer cyfredol y diwydiant ar gyfer ymdrin â newidiadau i fwciadau, ymholiadau a chynghori ar weithdrefnau hawliadau a chwynion
8. sut i gyfrifo ac esbonio taliadau ychwanegol, ad-daliadau, ffioedd diwygio, ffioedd canslo a thaliadau iawndal mewn ffordd y bydd y cwsmeriaid yn ei deall
9. sut i esbonio newidiadau a’r rhesymau drostynt a chamau posibl y gellir eu cymryd
10. sut i geisio a chael cytundeb cwsmeriaid i gymryd camau penodol
11. sut i weithredu newidiadau i fwciadau a gychwynnwyd gan y cwmni a’r cwsmeriaid
12. pwysigrwydd cyfathrebu clir a chywir
13. sut y gallwch addasu eich dulliau cyfathrebu i fod yn addas i anghenion gwahanol y cwsmeriaid
Gwybodaeth a dealltwriaeth sy’n benodol i’r cyd-destun
14. gweithdrefnau eich sefydliad ar gyfer:
14.1 gwneud newidiadau i fwciadau cwsmeriaid
14.2 ymdrin â bwciadau ac ymholiadau eraill 
14.3 cwblhau cofnodion cwsmeriaid
15. sut i gyrchu manylion y bwciad gwreiddiol, adnabod a chofnodi’r newidiadau gofynnol a pham ei bod yn bwysig gwneud hyn yn gywir
16. pam ei bod yn bwysig esbonio’r holl ddewisiadau eraill sydd ar gael (e.e. colli’r bwciad o bosibl)
17. pa ddogfennau mae angen eu cwblhau, sut i’w cwblhau a beth sy’n digwydd iddynt
18. y gweithdrefnau hawliadau a chwynion a’r ddogfennaeth ar gyfer y cyflenwyr a ddefnyddir gan eich sefydliad
19. pam ei bod yn bwysig ymdrin â newidiadau, ymholiadau cwsmeriaid, hawliadau a chwynion mewn ffordd sy’n cynnal ewyllys da ac yn gwella delwedd gyhoeddus eich sefydliad

​

Cwmpas/ystod

Ymholiad:  dogfennau heb gyrraedd, dogfennaeth yn anghyflawn a/neu yn anghywir, ceisiadau am wybodaeth ychwanegol

Newidiadau: amserau trafnidiaeth, cyrchfan, llety, dyddiad ymadael, dyddiad dychwelyd, hyd y daith, man ymadael, enw, diddymu gan gyflenwr, diddymu gan gwsmer

Goblygiadau ariannol: taliad ychwanegol yn ofynnol oddi wrth y cwsmer, taliad diwygio yn daladwy gan y 

Gweithdrefnau: cwblhau dogfennau, amserlen ar gyfer dychwelyd dogfennau, eitemau i'w cynnwys gyda hawliadau, ysgrifennu llythyrau eglurhaol, ble i anfon hawliadau, gwaith dilynol, camau pellach 

Cwmpas Perfformiad

Gwybodaeth Cwmpas

Gwerthoedd

Ymddygiadau

  1. ​Ymddiheuro wrth eich cwsmeriaid os yw cyflenwyr yn gwneud newidiadau

  2. Cyfathrebu â'ch cwsmeriaid mewn ffordd sy'n cynnal eu hewyllys da a'u hyder ynoch chi a'ch sefydliad

  3. Rhowch esboniadau clir a chywir

  4. Defnyddiwch eirfa ac ymadroddion amrywiol i gyd-fynd â'ch diben ac addaswch yr hyn a ddywedwch a faint a ddywedwch i fod yn addas i  wahanol sefyllfaoedd

  5. Dangoswch eich bod yn gwrando'n astud ac yn ymateb yn briodol (e.e. trwy ddefnyddio iaith y corff a dehongli iaith cyrff pobl eraill)​

Sgiliau

Geirfa

Dolenni I NOS Eraill

Cysylltiadau Allanol

Fersiwn rhif

Dyddiad Adolygu Dangosol

01 Ion 2018

Dilysrwydd

Ar hyn o bryd

Statws

Gwreiddiol

Sefydliad Cychwynnol

People 1st

URN gwreiddiol

PPLTT04

Galwedigaethau Perthnasol

Ymgynghorydd Teithiau Busnes, Galwedigaethau Gwasanaethau Hamdden a Theithio, Ymgynghorydd Teithiau Hamdden, Galwedigaethau Gwasanaethau Personol

Cod SOC

Geiriau Allweddol

cynorthwyo, cwsmeriaid, cyn, ar ôl, teithio