Prosesu archebion ffôn yn y diwydiant trafnidiaeth teithwyr ffyrdd

​Mae’r Safon hon yn ymwneud â phrosesu galwadau ffôn sy’n gofyn am gludiant. Dylech allu deall anghenion y darpar deithiwr. Gall darpar deithwyr gynnwys pobl ag anawsterau lleferydd, clyw, dysgu ac ymddygiad a gallant gael eu drysu’n hawdd. Disgwylir i chi wneud yn siŵr eich bod yn gallu diwallu eu hanghenion cludiant neu gynnig trefniadau eraill gan wneud yn siŵr eu bod wedi eich deall yn iawn. Dylech wybod a deall ystod y gwasanaethau a gynigir gan eich sefydliad a’r pwyntiau cyswllt mewn sefydliadau eraill a all fod angenrheidiol (er enghraifft, y Gwasanaeth Ambiwlans).  

Dylech allu cofnodi, ac o fewn terfynau eich awdurdod, gallu prosesu a monitro archebion y cytunwyd arnynt. Dylech hefyd allu ffonio darpar deithwyr os na fydd eich sefydliad am unrhyw reswm yn gallu cyflawni’r trefniadau archeb a wnaed ymlaen llaw a dod i gytundeb ynglŷn ag opsiynau eraill.

Mae’r Safon hon yn cynnwys dwy elfen:
1. Canfod gofynion cludiant darpar deithwyr
2. Cyfleu newidiadau i drefniadau cludiant

Mae’r Safon hon ar gyfer
Mae’r Safon ar gyfer staff archebion ffôn sy’n gweithio yn y diwydiant trafnidiaeth teithwyr ffyrdd.

​Canfod gofynion cludiant darpar deithwyr

P1 defnyddio’r ffôn ac unrhyw gyfarpar TG cysylltiedig
P2 canfod anghenion cludiant darpar deithwyr gan gynnwys unrhyw anghenion arbennig y byddai angen darparu ar eu cyfer, mewn ffordd gyfeillgar a chymwynasgar  
P3 ystyried a allwch ddiwallu anghenion darpar deithiwr, a phan yn berthnasol gadarnhau’n eglur y trefniadau cludiant y cytunwyd arnynt, a gwneud yn siŵr eu bod wedi eu deall
P4 rhoi eglurhad ac awgrymiadau clir i’r darpar deithiwr ynglŷn â threfniadau cludiant eraill os na ellir diwallu eu gofynion a rhoi digon o amser i’r galwr i gael rhagor o wybodaeth am yr opsiynau eraill
P5 cadarnhau’n eglur wrth y ddarpar deithiwr yr opsiynau eraill y cytunwyd arnynt a gwneud yn siŵr eu bod wedi eu deall a’u bod yn cytuno â hwy
P6 canfod, o fewn terfynau eich awdurdod, a oes angen help ar y galwr sy’n fwy na’r hyn a ddarperir gan y sefydliad a chymryd camau priodol gyda chytundeb y galwr
P7 cadw cofnod manwl o bob sgwrs ffôn, a’r trefniadau cludiant yn benodol, neu help arall sydd wedi’i gynnig, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad

Cyfleu newidiadau i drefniadau cludiant

P8 ffonio darpar deithwyr os na ellir cadw at y trefniadau cludo y cytunwyd arnynt yn flaenorol (er enghraifft, am fod y cerbyd wedi torri neu am fod y gyrrwr wedi’i daro’n wael) yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
P9 gwneud yn siŵr bod y darpar deithiwr yn ymwybodol o’r newid i gynllun y trefniadau cludo (er enghraifft, newid amser casglu’r teithiwr)
P10 ystyried unrhyw broblemau sy’n debygol o gael eu hachosi i’r darpar deithiwr o ganlyniad i newid i’r trefniadau cludo
P11 cynnig awgrymiadau eglur am drefniadau cludiant eraill a rhoi digon o amser i’r darpar deithiwr i gael rhagor o wybodaeth am y trefniadau hyn
P12 cadarnhau’n eglur i’r darpar deithiwr yr opsiynau eraill y cytunwyd arnynt a gwneud yn siŵr eu bod wedi eu deall
P13 cysylltu, fel sy’n briodol ac yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad, â staff eraill i helpu i sicrhau y cedwir at y trefniadau cludo y cytunwyd arnynt â’r darpar deithiwr
P14 cadw cofnod manwl o bob sgwrs ffôn, a’r trefniadau cludiant yn benodol, neu help arall sydd wedi’i gynnig, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad

​Canfod gofynion cludiant darpar deithwyr

K1 sut i ddefnyddio’r ffôn ac unrhyw gyfarpar TG cysylltiedig y byddwch yn eu defnyddio
K2 y gwasanaethau cludo a gynigir gan eich sefydliad a’r pwyntiau cyswllt mewn sefydliadau cymorth eraill fel gwasanaethau cymdeithasol a’r Gwasanaeth Ambiwlans
K3 sut i wrando’n effeithiol a holi darpar deithwyr mewn ffordd sy’n cael ei gweld yn gefnogol a chymwynasgar
K4 pwysigrwydd goslef eich llais a ffyrdd o fynegi eich hun er mwyn rhoi argraff dda o’r sefydliad
K5 sut i gyfathrebu â galwyr ag anawsterau lleferydd neu glyw neu sy’n siarad iaith/tafodiaith wahanol i chi
K6 sut mae cadarnhau bod darpar deithiwr yn deall y trefniadau cludo y cytunwyd arnynt drwy, er enghraifft, ddefnyddio cwestiynau a rhoi crynodeb byr a syml  
K7 sut mae gwirio unrhyw ofynion a all fod gan deithwyr er enghraifft, gofynion adran 19
K8 sut mae adnabod a chyfathrebu â galwyr sydd angen cymorth sy’n ychwanegol at drefnu cludiant

Cyfleu newidiadau i drefniadau cludiant

K9 gweithgarwch gweithredol cyfredol eich sefydliad a’r goblygiadau i siwrneiau teithwyr sydd wedi’u harchebu ymlaen llaw
K10 y camau y dylech eu cymryd os na allwch gysylltu â darpar deithwyr dros y ffôn
K11 sut i grynhoi anawsterau gweithredol mewn ffordd ddealladwy a phroffesiynol a’r opsiynau eraill a all fod yn bosibl
K12 sut i wrando’n effeithiol a holi darpar deithwyr mewn ffordd sy’n cael ei gweld yn gefnogol a chymwynasgar
K13 pwysigrwydd goslef eich llais a ffyrdd o fynegi eich hun er mwyn rhoi argraff dda o’r sefydliad
K14 sut i gyfathrebu â galwyr sydd ag anawsterau lleferydd neu glyw neu sy’n siarad iaith/tafodiaith wahanol i chi
K15 sut mae cadarnhau bod darpar deithiwr wedi deall y trefniadau cludiant y cytunwyd arnynt drwy, er enghraifft, ddefnyddio cwestiynau a rhoi crynodeb byr a syml  
K16 trefniadau eich sefydliad i gofnodi’r cysylltiad ffôn a bwrw ymlaen â’r trefniadau y cytunwyd arnynt

​Gwybodaeth Ychwanegol

Darpar deithiwr
Defnyddir y term “darpar deithiwr” yn y Safon hon i gyfeirio at unigolyn neu grŵp
Tacsi
Mae’n cynnwys Cerbyd Hacni trwyddedig
Eich sefydliad
Hwn fyddai’r cwmni rydych yn gweithio iddo (gan gynnwys gwirfoddolwyr) neu, os ydych yn hunangyflogedig, y rheolau rydych wedi’u gosod ar eich cyfer eich hun i sicrhau eich bod yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a thrwyddedu perthnasol