Goruchwylio arferion ar gyfer delio â thaliadau

Mae’r safon hon yn ymwneud â monitro a rheoli delio â thaliadau, casglu derbyniadau a phrosesu gwybodaeth talu. Mae’r safon hon ar gyfer arweinwyr tîm, rheolwr llinell gyntaf neu oruchwylwyr lletygarwch.

Yn ei hanfod, mae delio â thaliadau yn drafodyn holl bwysig i unrhyw sefydliad. Nid dim ond deall yr ystod gynyddol o ddulliau talu y gallai cwsmeriaid eu defnyddio sy’n bwysig, mae hefyd yn bwysig deall gofynion cyfreithiol, eich polisi sefydliadol, sut i ddelio â thaliadau twyllodrus, sefyllfaoedd brys a llawer mwy.

Felly, mae’r safon hon yn ymwneud nid yn unig â sut i oruchwylio staff wrth ddelio â thaliadau, mae hefyd yn ymwneud â meysydd allweddol fel cynnal diogeledd a delio ag anawsterau a allai godi yn gysylltiedig â thaliadau a derbyniadau.

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Oruchwylio arferion ar gyfer delio â thaliadau

1. Gwneud yn siŵr bod gan staff adnoddau digonol i gyflawni’r gwasanaeth
2. Gwneud yn siŵr bod gan staff y wybodaeth a’r sgiliau i gyflawni eu gwaith yn effeithiol
3. Gwneud yn siŵr bod staff yn cyfathrebu â chwsmeriaid mewn ffordd sy’n debygol o hyrwyddo ewyllys da a dealltwriaeth
4. Gwneud yn siŵr bod staff yn delio â thaliadau yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad a bod taliadau ac ad-daliadau yn cael eu hawdurdodi’n gywir
5. Gwneud yn siŵr bod staff yn dilyn gweithdrefnau diogelwch a diogeledd pwyntiau talu
6. Delio’n effeithiol ag unrhyw broblemau sy’n digwydd mewn pwyntiau talu
7. Casglu cynnwys pwyntiau talu gan ddilyn gweithdrefnau eich sefydliad
8. Cysoni derbyniadau gwirioneddol â derbyniadau wedi’u cofnodi a dilyn gweithdrefnau eich sefydliad a gofynion cyfreithiol i ddelio ag unrhyw anghysondebau
9. Cwblhau pob dogfen yn gysylltiedig â derbyniadau a’u prosesu yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad

1. Gwahanol rolau a chyfrifoldebau pobl yn eich maes gwaith yn gysylltiedig â delio â thaliadau a chasglu derbyniadau
2. Pa weithdrefnau sefydliadol sy’n gysylltiedig â delio â thaliadau a beth yw terfynau eich awdurdod wrth reoli taliadau
3. Sut i gynllunio diogeledd staff a derbyniadau ac oddi wrth bwy i gael cyngor diogeledd
4. Systemau pwynt gwerthu electronig (EPOS) a sut i weithredu’r pwyntiau a’r cyfarpar talu sy’n cael eu defnyddio yn eich sefydliad
5. Yr amrywiol ddulliau talu sy’n cael eu defnyddio yn y diwydiant, er enghraifft: cardiau credyd, cardiau talu, digyswllt, cardiau ‘craff’, sglodyn a phin, talebau, sieciau, y mathau o daliad a dderbynnir gan y sefydliad a sut i'w prosesu yn unol â chanllawiau eich sefydliad
6. Pa systemau cadarnhau sydd ar gael wrth awdurdodi taliadau
7. Sut i amcangyfrif yr adnoddau y mae eu hangen arnoch ar gyfer delio â thaliadau ac oddi wrth bwy i gael cymeradwyaeth pan fydd angen adnoddau ychwanegol arnoch
8. Sut i reoli dosbarthu a defnyddio adnoddau
9. Sut i gyflwyno gwybodaeth am y gweithdrefnau talu
10. Y mathau o broblemau a all ddigwydd wrth reoli arferion talu a sut i ddelio â’r rhain yn effeithiol
11. Sut i ddelio ag amheuon o anonestrwydd yn y sefydliad
12. Sut i fonitro perfformiad staff yn erbyn safonau sefydliadol a pha gamau i’w cymryd pan fydd perfformiad staff yn disgyn islaw’r safonau
13. Sut i ddelio â thaliadau twyllodrus, sefyllfaoedd brys, dwyn a bygythiadau i ddiogelwch
14. Pa weithdrefnau sefydliadol sy’n gysylltiedig â chasglu derbyniadau a sut i weithredu pwyntiau talu i gael darlleniadau til
15. Sut i gofnodi gwybodaeth yn ddarllenadwy ac i bwy dylid trosglwyddo’r wybodaeth hon
16. Sut i weithredu gweithdrefnau diogelwch eich sefydliad
17. Pa weithdrefnau sefydliadol sy’n gysylltiedig â phrosesu gwybodaeth talu
18. Sut i gyfathrebu â staff i gael gwybodaeth am anghysondebau, pa ddogfennaeth y mae’n rhaid ei chwblhau, sut i wneud hynny a pha gamau sy’n briodol i ymateb i anghysondebau

Rhoddir yr ymddygiadau canlynol yn ganllaw er mwyn bod yn sail i berfformiad effeithiol goruchwylydd ym maes lletygarwch

1. Rydych chi’n cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadau’r diwydiant, polisïau sefydliadol a chodau proffesiynol, ac yn sicrhau bod pobl eraill yn cydymffurfio â’r rhain
2. Rydych chi’n cytuno’n glir ar yr hyn sydd i’w ddisgwyl gan bobl eraill ac yn eu dwyn i gyfrif
3. Rydych chi’n hoelio sylw personol ar fanylion penodol sy’n hollbwysig i gyflawni canlyniadau llwyddiannus
4. Rydych chi’n gwirio dilysrwydd a dibynadwyedd gwybodaeth
5. Rydych chi’n rhyddhau gwybodaeth briodol yn brydlon i’r bobl sydd angen y wybodaeth ac sydd â hawl i’w chael
6. Rydych chi’n ymateb yn gyflym i argyfyngau a phroblemau gyda dull gweithredu arfaethedig

Mae’r safon hon yn safon penodol i’r sector ac mae ganddi gysylltiadau penodol â’r safonau canlynol yng nghyfres safonau Goruchwyliaeth ac Arweinyddiaeth Lletygarwch:
• HSL1-5
• HSL8
• HSL10
• HSL11
• HSL21
• HSL22