Ymchwilio i gwmpas digwyddiad a chytuno arno

​

Mae'r gwaith o reoli a chydgysylltu digwyddiad yn dibynnu ar gynllunio a threfnu gofalus. Y cam cyntaf yn y broses yw bod â chytundeb clir iawn rhwng pawb sy'n ymwneud â'r digwyddiad ynghylch beth yw ei fwriad a beth mae'n ceisio ei gyflawni. Weithiau bydd y bobl sy'n cynnig y digwyddiad yn gallu rhoi briffiad clir iawn. Ar adegau eraill bydd angen cryn dipyn o waith ymchwil i gael syniad clir o'r hyn maent yn ei ddisgwyl. Yn y naill achos neu'r llall, bydd yn bwysig nodi'r prif ofynion ar gyfer y digwyddiad, gwerthuso pa mor ymarferol yw'r gofynion arfaethedig hyn, a negodi a chytuno ar friffiad terfynol cyn i ragor o waith cynllunio gael ei wneud.

Argymhellir y Safon Alwedigaethol Genedlaethol ar gyfer Rheolwyr a Chydgysylltwyr Digwyddiadau neu bobl eraill sy'n ymwneud â chamau cynnar yn y gwaith o gynllunio digwyddiad.

1. nodi, casglu a dadansoddi'r wybodaeth mae ei hangen arnoch

2. nodi gofynion y digwyddiad yn nhermau:

2.1 rhanddeiliaid

2.2 nodau ac amcanion

2.3 cysyniad a themâu  

2.4 y farchnad dan sylw

2.5 nodau ariannol

2.6 y cyd-destun ehangach y cynhelir y digwyddiad ynddo

2.7 amseru

2.8 lleoliad

2.9 maint

2.10 gofynion arbennig

2.11 yr adnoddau sydd ar gael gan gynnwys technoleg

2.12 y ffactorau hanfodol ar gyfer llwyddiant

3. nodi a dadansoddi:

3.1 ymchwil berthnasol

3.2 gwybodaeth am ddigwyddiadau tebyg

3.3 gofynion cyfreithiol a rheoliadol

3.4 hyfywedd ariannol

3.5 cynaliadwyedd y digwyddiad

4. gwerthuso ac adrodd ar ddichonoldeb a photensial y digwyddiad arfaethedig

5. cwblhau asesiad risg ar gyfer y digwyddiad arfaethedig

6. cytuno ar ofynion y digwyddiad gyda'r prif randdeiliaid a chydweithwyr perthnasol

7. cydgasglu'ch holl wybodaeth mewn ffordd a fydd yn helpu i gynllunio'r digwyddiad

8. ystyried yr holl ofynion o ran moeseg a chynaliadwyedd

1.  pam mae'n bwysig ymchwilio i gwmpas digwyddiad a chytuno arno a chanlyniadau posibl peidio â gwneud hynny'n gywir

2.  y prif ffynonellau gwybodaeth y gellir eu defnyddio i gasglu gwybodaeth a fydd yn diffinio cwmpas digwyddiad

3.  y prif ddulliau y gallwch eu defnyddio i drefnu, dadansoddi a defnyddio'r wybodaeth hon a chymharu eu cryfderau a'u gwendidau

4.  y prif fathau o wybodaeth ymchwil y byddwch o bosibl yn eu defnyddio wrth werthuso dichonoldeb digwyddiad a'r pwyntiau allweddol y dylech eu nodi

5.  y prif brosesau sy'n rhan o'r gwaith o ddarganfod a yw digwyddiad yn hyfyw yn ariannol

6.  y dulliau y gallech eu defnyddio i gael gwybodaeth am ddigwyddiadau tebyg a chymharu cryfderau a gwendidau'r dulliau hyn

7.  y prif brosesau a sgiliau sy'n rhan o'r gwaith o gytuno ar y gofynion a'r cwmpas ar gyfer digwyddiad

8.  gwahanol fodelau codi tâl am ddigwyddiadau

9.  pwysigrwydd penderfynu ar amcanion y digwyddiad a chael cynlluniau wrth gefn

10.  pwysigrwydd sicrhau bod risgiau wedi cael eu hasesu mewn perthynas â'r digwyddiad arfaethedig

11.  sut i sicrhau bod siaradwyr ieithoedd eraill wedi cael eu hystyried

12.  pam mae'n bwysig cael cytundeb gyda rhanddeiliaid a chydweithwyr perthnasol

13.  buddion ymestyn y digwyddiad i gynnwys rhith-gyfranogwyr

14.  pwysigrwydd cynaliadwyedd wrth gynllunio a threfnu digwyddiadau

15.  y prif fathau o ddigwyddiadau a gynhelir yn eich sector

16.  y mathau nodweddiadol o randdeiliaid ar gyfer digwyddiad yn eich sector a beth allai eu buddiannau yn y digwyddiad fod

17.  gofynion a chwmpas nodweddiadol digwyddiadau yn eich sector

18.  y gofynion cyfreithiol a rheoliadol sy'n effeithio ar ddigwyddiadau yn eich sector a'u prif oblygiadau ar gyfer dichonoldeb y digwyddiad

19.  y materion a'r cyfleoedd sy'n ymwneud â chynaliadwyedd 

20.  hyd a lled eich cyfrifoldebau chi am ymchwilio i gwmpas a gofynion digwyddiadau a'u negodi

21.  sut mae'ch rôl chi'n gysylltiedig â rolau pobl eraill yn eich sefydliad

22.  prif gyfrifoldebau cydweithwyr yr ydych yn gweithio gyda nhw wrth gwmpasu digwyddiad

1. Rydych yn dangos dealltwriaeth glir o wahanol gwsmeriaid a'u hanghenion gwirioneddol a chanfyddedig
2. Rydych yn defnyddio dulliau sy'n effeithiol o ran costau ac amser, ac sy'n foesegol, i gasglu, storio ac adalw gwybodaeth
3. Rydych yn gwirio pa mor ddilys a dibynadwy yw gwybodaeth
4. Rydych yn canfod ffyrdd ymarferol i oresgyn rhwystrau
5. Rydych yn cyflwyno gwybodaeth yn glir, yn gryno, yn gywir ac mewn ffyrdd  sy'n hybu dealltwriaeth
6. Rydych yn myfyrio'n rheolaidd ynghylch eich profiadau chi a phrofiadau pobl eraill, ac yn defnyddio'r rhain i lywio gweithredoedd yn y dyfodol
7. Rydych yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, rheoliadau'r diwydiant, polisïau'r sefydliad a chodau proffesiynol ac yn ceisio sicrhau bod eraill yn cydymffurfio â nhw
8. Rydych yn cydymffurfio â chodau diwylliannol ac yn ceisio sicrhau bod eraill yn cydymffurfio â nhw
9. Rydych yn rheoli disgwyliadau rhanddeiliaid
10. Rydych yn cyflwyno syniadau a dadleuon yn argyhoeddiadol
11. Rydych yn adnabod materion a chyfleoedd sy'n ymwneud â chynaliadwyedd ac yn cymryd camau priodol

​