Delio â chyfathrebiadau fel rhan o swyddogaeth blaen tŷ

Mae’r safon hon yn ymwneud â delio â chyfathrebiadau sy’n cyrraedd ac sy’n mynd allan a phenderfynu ar y dull mwyaf priodol i’w ddefnyddio gyda chwsmeriaid. Mae ar gyfer unrhyw un sy’n gweithio fel rhan o’r tîm blaen tŷ sy’n gorfod cyfathrebu’n uniongyrchol â chwsmeriaid. Mae’r ffordd y maen nhw nawr yn cyfathrebu â sefydliadau yn amrywio a gall amrywio o e-bost i ryngweithio drwy’r cyfryngau cymdeithasol.

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Ddelio â chyfathrebiadau fel rhan o swyddogaeth blaen tŷ

Delio â chyfathrebiadau sy’n cyrraedd

1. Delio â chyfathrebiadau yn brydlon, yn gwrtais ac yn unol ag arddull a gweithdrefnau eich sefydliad
2. Nodi pwy yw’r person, darganfod beth yw eu hanghenion a delio â’r rhain yn gywir
3. Ateb ymholiadau yn gywir heb ddarparu unrhyw wybodaeth gyfrinachol
4. Cofnodi negeseuon clir a chywir a’u trosglwyddo yn unol â chais
5. Delio ag unrhyw broblemau yn gywir

Delio â chyfathrebiadau sy’n mynd allan
6. Dewis y ffordd orau o gyfathrebu â’r person dan sylw, mewn ffordd brydlon a chwrtais
7. Defnyddio arddull gyfathrebu gytunedig eich sefydliad
8. Cyfathrebu mewn ffordd sy’n rhoi argraff gadarnhaol ohonoch chi ac o’ch sefydliad
9. Dweud pwy ydych chi ac esbonio’r rheswm pam rydych chi’n cysylltu
10. Dim ond rhoi gwybodaeth berthnasol, nad yw’n gyfrinachol, i’r person rydych chi wedi cysylltu â nhw
11. Gadael negeseuon clir a chywir lle bo’r angen
12. Delio ag unrhyw broblemau yn gywir

1. Yr amrywiaeth o ddulliau y gallwch eu defnyddio i gyfathrebu â sefydliadau a phobl eraill
2. Sut i ddefnyddio’r cyfarpar cyfathrebu yn eich sefydliad
3. Arddull eich sefydliad wrth gyfathrebu â sefydliadau a phobl eraill
4. Pam mae’n bwysig delio â phawb rydych chi’n cyfathrebu â nhw yn gwrtais ac yn gymwynasgar
5. Y mathau o broblemau a all ddigwydd wrth gyfathrebu â phobl eraill, a sut i ddelio â’r rhain
6. Pam mae’n bwysig dim ond rhoi gwybodaeth gywir, nad yw’n gyfrinachol
7. Pam mae’n bwysig dewis y dull cyfathrebu mwyaf priodol
8. Safonau eich sefydlid ar gyfer ateb cyfathrebiadau sy’n cyrraedd, yn ddigidol ai peidio, a pham mae’r rhain yn bwysig
9. Pam mae’n bwysig cael enw pobl sy’n gwneud ymholiadau a sefydlu eu hanghenion
10. Pam mae’n bwysig cyfleu negeseuon yn brydlon i’r bobl dan sylw, a’r gweithdrefnau y dylech eu dilyn
11. Pam mae’n bwysig rhoi eich enw ac esbonio diben cysylltu pan fyddwch chi’n cyfathrebu
12. Pam mae’n bwysig cyfathrebu’n glir, gan ddefnyddio tôn a chyflymder hawdd eu deall, ar lafar ac yn ddieiriau
13. Sut i gyfathrebu ar lafar ac yn ysgrifenedig, mewn ffordd sy’n rhoi argraff gadarnhaol ohonoch chi ac o’ch sefydliad

1. Dulliau cyfathrebu
13.1 dros y ffôn
13.2 digidol / ar-lein
13.3 wyneb yn wyneb

2. Ymholiadau
2.1 y gallwch ddelio â nhw eich hun
2.2 y mae angen eu rhoi / trosglwyddo i berson / adran arall

Cyfathrebu mewn ffordd sy’n rhoi argraff gadarnhaol
Er enghraifft, trwy siarad yn glir, osgoi jargon a bratiaith, gan osgoi camgymeriadau sillafu a gwallau gramadegol syml