Gwneud a derbyn galwadau ffôn

Mae’r safon hon yn ymwneud â defnyddio’r ffôn. Mae ar gyfer unrhyw un yn y sefydliad sy’n defnyddio’r ffôn yn rheolaidd, fel derbynnydd neu deleffonydd. Efallai mai dyma fydd cysylltiad cyntaf cwsmer â’r sefydliad, felly mae’n bwysig bod galwadau’n cael eu derbyn, eu gwneud neu eu trosglwyddo yn broffesiynol ac yn effeithlon. Bydd gan bob sefydliad eu set eu hunain o safonau ar gyfer cyflawni’r dasg hon, ond mae’r safon hon yn edrych ar y gofynion sy’n angenrheidiol.

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Wneud a derbyn galwadau ffôn

1. Nodi pwrpas yr alwad cyn ei gwneud
2. Cael enw a rhif y person y byddwch chi’n cysylltu â nhw
3. Cysylltu â’r person gofynnol
4. Cyfleu gwybodaeth i gyflawni pwrpas yr alwad
5. Crynhoi canlyniadau’r sgwrs cyn gorffen yr alwad
6. Rhoi gwybod i’r cydweithiwr priodol am namau ar system y ffôn
7. Cyfleu delwedd gadarnhaol ohonoch eich hun ac o’r sefydliad pan fyddwch ar y ffôn, bob amser
8. Ateb y ffôn yn unol â gweithdrefnau sefydliadol
9. Nodi pwy yw’r galwr, o ble maen nhw’n ffonio a beth sydd ei angen arnynt
10. Darparu gwybodaeth gywir a chyfredol i alwyr, gan amddiffyn cyfrinachedd a diogelwch
11. Derbyn a throsglwyddo negeseuon yn unol ag anghenion y galwr
12. Delio ag unrhyw broblemau wrth ddelio â galwadau, gan eu cyfeirio at y person priodol, lle bo angen
13. Trosglwyddo galwadau yn brydlon, lle bo hynny’n briodol
14. Esbonio pan nad yw galwad yn gallu cael ei throsglwyddo, y rheswm pam a chytuno ar gamau gweithredu priodol gyda’r galwr
15. Gwirio’n rheolaidd i weld a yw’r galwr eisiau parhau i aros os nad ydych chi’n gallu’u cysylltu â’r estyniad gofynnol, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol

1. Gwahanol nodweddion systemau ffôn a sut i’w defnyddio
2. Strwythurau sefydliad a sianeli cyfathrebu o fewn sefydliad
3. Sut i ddilyn gweithdrefnau sefydliad wrth wneud a derbyn galwadau
4. Pwrpas cyfleu delwedd cadarnhaol ohonoch eich hun ac o’r sefydliad
5. Pwrpas a gwerth cyfrinachedd a diogelwch wrth ddelio â galwyr
6. Y mathau o wybodaeth a allai effeithio ar gyfrinachedd a diogelwch, a sut i ddelio â’r rhain
7. Pwrpas crynhoi canlyniadau sgwrs ffôn cyn gorffen yr alwad
8. Sut i nodi problemau ac at bwy i’w cyfeirio
9. Sut i roi gwybod am namau ar system y ffôn
10. Y rhesymau dros nodi pwrpas galwad cyn gwneud yr alwad
11. Y gwahanol ddulliau y gelir eu defnyddio i gael enw a rhif y bobl y mae angen cysylltu â nhw
12. Sut i ddefnyddio systemau ffôn i gysylltu â phobl y tu mewn a’r tu allan i’r sefydliad
13. Sut i nodi pwy yw’r galwr a’i anghenion
14. Pwrpas rhoi gwybodaeth gywir a chyfredol i alwyr
15. Y wybodaeth i’w rhoi wrth drosglwyddo galwadau, cymryd negeseuon neu adael negeseuon
16. Sut i nodi’r person priodol i drosglwyddo galwad iddynt