Llunio, cynllunio a gweithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Trosolwg
Mae’r safon hon yn ymdrin â llunio, cynllunio a gweithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn unol â chynllun busnes y sefydliad. Mae’n ymwneud â chynllunio a chael cytundeb ar gyfer gweithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gan ddefnyddio’r adnoddau sydd ar gael i gyflawni amcanion busnes y sefydliad.
Mae’n ymwneud â defnyddio gweithdrefnau a gydnabyddir gan ddiwydiant ynghyd â gwybodaeth broffesiynol a thechnegol a bod yn ymwybodol o’r risgiau a’r cyfleoedd sy’n gysylltiedig â phroses gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau, ac unrhyw feysydd lle gellir gwneud gwelliannau gan gynnwys rheoli arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy.
Mae’n bwysig eich bod yn gwybod ac yn deall eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch bresennol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad.
Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rhai sy’n darparu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau - gall hyn fod i gleient mewnol (yn eich sefydliad) neu i gleient allanol; cyfeirir at y ddau fel y “sefydliad” o fewn y safon hon.
Bydd gofyn i reolwyr ar y lefel hon hybu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn y sefydliad.
Mae’r safon hon yn cysylltu â’r gyfres safonau Rheoli Cyfleusterau a’r gyfres safonau Rheoli ac Arwain a reolir gan Instructus.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
1. gwneud eich gwaith yn unol â'r ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, gofynion asesu risg, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. llunio polisïau ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau sy’n bodloni gofynion amcanion busnes cyffredinol y sefydliad yn ogystal â strategaeth gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
3. datblygu prosesau a gweithdrefnau sy’n adlewyrchu polisïau
4. a strategaeth y sefydliad o ran gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
5. nodi gofynion rheoli ynni yn y strategaeth gyffredinol ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau a llunio polisïau penodol sy’n unol ag arferion cynaliadwy ac arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad, ac sy’n eu cefnogi
6. asesu costau, risgiau a chyfleoedd y camau arfaethedig
7. cynllunio a sicrhau cytundeb y rhanddeiliaid ar gyfer gweithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
8. nodi rolau allweddol ar gyfer gweithredu polisïau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau a’r cyfrifoldebau dros brosesau a gweithdrefnau
9. nodi a dyrannu adnoddau ar gyfer gweithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
10. nodi’r blaenoriaethau, y risgiau a’r cyfleoedd o ran darparu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau ac aseinio amcanion i bobl ar gyfer rheoli’r rhain, ynghyd â’r adnoddau cysylltiedig
11. rhoi polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau ar waith yn unol â chynllun busnes y sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
12. datblygu fframwaith ar gyfer gwerthuso ac adrodd ar bolisïau, prosesau a gweithdrefnau ar gyfer gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
13. monitro polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn barhaus, gan wneud argymhellion sy’n nodi’r arferion gorau, y risgiau a’r meysydd i’w gwella
14. cadarnhau bod y sefydliad yn gweithredu o fewn y gofynion cyfreithiol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol presennol
15. rhoi gwybod i’r rhai sy’n ymwneud â gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau ac sy’n cael eu heffeithio ganddynt ynglŷn â sut maen nhw'n rhan o’r sefydliad, ac ategu hyn gyda’r wybodaeth ofynnol
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
1. eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. gofynion cynllun amcanion busnes cyffredinol y sefydliad a strategaeth gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
3. sut mae darparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn gallu cyfrannu at amcanion busnes cyffredinol y sefydliad
4. sut mae llunio polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
5. y gofynion rheoli ynni yn y strategaeth gyffredinol ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau a sut mae llunio polisïau penodol sy’n unol ag arferion cynaliadwy ac arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad, ac sy’n eu cefnogi
6. costau, risgiau a chyfleoedd y camau arfaethedig
7. y rhanddeiliaid allweddol sy’n gyfrifol am gytuno ar y cynllun ar gyfer gweithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau, a sut i sicrhau eu cefnogaeth
8. y gofynion ar gyfer gweithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau y sefydliad
9. y rolau a chyfrifoldebau sy’n ofynnol i weithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
10. yr adnoddau sydd ar gael ac sy'n ofynnol i weithredu polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
11. pwysigrwydd adolygu a gwella polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
12. sut i ddatblygu a defnyddio fframwaith gwerthuso i adolygu effeithiolrwydd polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
13. y technegau ar gyfer monitro a rheoli polisïau, prosesau a gweithdrefnau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
14. sut mae nodi arferion gorau, risgiau a meysydd i’w gwella mewn gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau 15. y cyfrifoldeb dros reoli gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
* Arbedion effeithlonrwydd busnes
Mae hyn yn ymwneud â rheoli adnoddau fel dŵr mewn ffordd gynaliadwy, defnyddio ynni’n effeithlon a rheoli gwastraff yn unol â pholisïau arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad sy’n ceisio gwella effeithlonrwydd gweithredol. Mewn busnes, mae effeithlonrwydd yn cyfeirio at gynhyrchu nwyddau neu gynnig gwasanaethau drwy ddefnyddio’r swm lleiaf o adnoddau, fel cyfalaf, ynni ac ati. Gall busnesau effeithlon greu cynnyrch, cynnig gwasanaethau a chyflawni eu nodau cyffredinol gyda’r lleiaf posibl o ymdrech, traul neu wastraff.
Perfformiad gweithredol
Mae hyn yn cyfeirio at berfformiad sefydliad yn erbyn safon neu ddangosydd penodedig o effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a chyfrifoldeb amgylcheddol. Gallai’r dangosyddion hyn gynnwys amser, cynhyrchiant, lleihau gwastraff, a chydymffurfio â rheoliadau.
Cytundeb Lefel Gwasanaeth (CLG)
Mae cytundeb lefel gwasanaeth (CLG) yn ymrwymiad rhwng darparwr gwasanaeth a chleient. Mae agweddau ar y gwasanaeth – ansawdd, argaeledd, cyfrifoldebau – yn cael eu cytuno rhwng y darparwr gwasanaeth a’r defnyddiwr gwasanaeth. Elfen fwyaf cyffredin CLG yw y dylid darparu’r gwasanaethau i’r cwsmer fel y cytunwyd yn y contract.
Cyfrifoldebau cymdeithasol
Mae cyfrifoldebau cymdeithasol yn cyfeirio at fath o gynllun busnes hunanreoleiddiol a’r ymdrechion a wneir gan gwmni i wella cymdeithas a chyfrannu at ddatblygu cynaliadwy. Mae’n disgrifio mentrau sy’n cael eu rhedeg gan fusnes i werthuso a chymryd cyfrifoldeb dros eu heffaith ar faterion sy’n amrywio o hawliau dynol i’r amgylchedd.
Bydd y cynllun busnes yn canolbwyntio ar sicrhau manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol i’r holl randdeiliaid cysylltiedig (cyflogeion, defnyddwyr, buddsoddwyr a grwpiau eraill).
Ei bwrpas yw annog busnesau i redeg eu cwmnïau mewn ffordd foesegol a gweithio tuag at gael effaith fwy cadarnhaol ar gymdeithas drwy sicrhau twf cynaliadwy.
Arferion cynaliadwy
Nodweddir arferion busnes cynaliadwy gan arferion amgylcheddol gyfeillgar a sbardunir gan sefydliad at ddibenion dod yn fwy cynaliadwy. Nod y sefydliadau yw lleihau eu hôl troed amgylcheddol drwy fentrau sy’n lleihau gwastraff, stiwardiaeth amgylcheddol wael ac arferion amgylcheddol anfoesol fel eu bod yn cynnig llai o gynaliadwyedd o fewn polisïau ac arferion y sefydliad.
Mae arferion busnes cynaliadwy’n amrywio rhwng diwydiannau ac maen nhw’n aml yn benodol i’r math o sefydliad a’r cynnyrch neu’r gwasanaeth mae’n ei gynhyrchu neu’n ei ddarparu.
Costio oes gyfan
Mae costio oes gyfan yn ystyried cyfanswm cost cynnyrch neu wasanaeth dros ei oes, o’r cysyniad hyd at waredu gan gynnwys prynu, llogi neu brydlesu, cynnal a chadw, defnyddio, hyfforddiant a gwaredu. Mae’n bwysig i gaffael ystyried yr holl elfennau hyn yn enwedig wrth wneud penderfyniadau a chymharu costau prynu, rhentu neu brydlesu offer. Yn y rhan fwyaf o achosion, dim ond cyfran fach o gost defnyddio’r offer yw’r costau prynu.
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yw'r “swyddogaeth gyfundrefnol sy’n integreiddio pobl, lleoedd a phrosesau o fewn yr amgylchedd adeiledig gyda’r nod o wella ansawdd bywyd pobl a chynhyrchiant y busnes craidd.” Mae gweithwyr proffesiynol ym maes gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn gyfrifol am wasanaethau sy’n galluogi ac yn cefnogi perfformiad busnes.
Mae gan bob sefydliad gyfrifoldebau o dan y rheoliadau iechyd, diogelwch a lles cyfredol er mwyn sicrhau iechyd, diogelwch a lles eu gweithwyr o ddydd i ddydd. Mae hyn yn cynnwys sicrhau y gwneir darpariaethau ar gyfer:
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau (gwasanaethau meddal)*
• Gwasanaethau meddal yw’r rhai sy’n gwneud y gweithle’n fwy dymunol neu ddiogel i weithio ynddo.
Enghreifftiau o wasanaethau meddal yw glanhau, arlwyo, diogelwch.
Rheoli Cyfleusterau (gwasanaethau caled)
• Gwasanaethau caled yw’r rhai sy’n ymwneud â gwead ffisegol yr adeilad ac nad oes modd eu tynnu. Maen nhw’n sicrhau diogelwch a lles gweithwyr ac yn gyffredinol maen nhw’n ofynnol yn ôl y gyfraith.
Enghreifftiau o wasanaethau caled yw plymio, gwresogi a goleuo.
Ymdrinnir â gwasanaethau caled yn y gyfres Rheoli Cyfleusterau