Cyfrannu at brosiectau gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Trosolwg
Mae’r safon hon yn ymdrin â chyfrannu at brosiectau gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau. Mae hyn yn cynnwys cyfrannu at baratoi a chynllunio prosiectau gan weithio gydag eraill. Mae’n ymwneud â nodi cwmpas y prosiect a dibyniaethau'r dasg. Mae’n golygu darparu cynlluniau ar gyfer tasgau penodol er mwyn cyflawni nodau’r prosiect ac amcanion ehangach y sefydliad yn unol â pholisïau arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy’r sefydliad.
Mae hefyd yn cynnwys nodi a chyfathrebu â rhanddeiliaid allweddol, nodi risgiau a chyfleoedd a chynllunio ar gyfer hapddigwyddiadau yn ogystal â datblygu cynlluniau cyflawni realistig a manwl ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau ynghyd â dyrannu adnoddau. Mae’n cynnwys gwerthuso canlyniadau’r prosiect yn erbyn cwmpas ac amcan y prosiect.
Mae’n bwysig eich bod yn gwybod ac yn deall eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch bresennol, codau ymarfer a pholisïau eich sefydliad.
Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rhai sy’n darparu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau - gall hyn fod i gleient mewnol (yn eich sefydliad) neu i gleient allanol; cyfeirir at y ddau fel y “sefydliad” o fewn y safon hon.
Mae’r safon hon ar gyfer rheolwyr sy’n gweithio o fewn amgylchedd gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau sy’n helpu i gynllunio prosiectau ond nad oes ganddynt gyfrifoldeb cyffredinol drostynt.
Mae’r safon hon yn cysylltu â’r gyfres safonau Rheoli Cyfleusterau a’r gyfres safonau Rheoli ac Arwain a reolir gan Instructus.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
1. gwneud eich gwaith yn unol â'r ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, gofynion asesu risg, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. nodi cwmpas a diffiniad y prosiect yn fanwl gyda’r sefydliad a rhanddeiliaid
3. nodi'r cysylltiadau rhwng cwmpas y prosiect ac amcanion ehangach y sefydliad, gan gynnwys polisïau arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
4. cyfathrebu â phawb sydd â chysylltiad â’ch gwaith neu y mae eich gwaith yn effeithio arnynt
5. nodi’r risgiau a'r cyfleoedd sy’n gysylltiedig â darparu prosiect gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
6. cynllunio ar gyfer hapddigwyddiadau yn ystod oes prosiect gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
7. gwerthuso dichonoldeb cynllun prosiect gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
8. sefydlu’r cymwyseddau sy’n ofynnol i gwblhau’r gwaith y cytunwyd arno
9. cyfrannu at gynllunio'r gwaith o gyflawni prosiect gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
10. cyfrannu at waith cynllunio tasgau penodol y gellir eu cyflawni ac y gellir eu mesur
11. darparu amcangyfrifon ar gyfer cost yr adnoddau dynol a ffisegol sydd eu hangen i gyflawni prosiect gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
12. cyfrannu at ddewis a neilltuo rolau a chyfrifoldebau
13. sefydlu a chynnal llinellau adrodd a rheoli prosiectau
14. cwblhau cofnodion fel sy’n ofynnol dan y ddeddfwriaeth gyfredol a gweithdrefnau’r sefydliad
15. asesu costau, risgiau a chyfleoedd caffael a rheoli adnoddau ffisegol a chamau arfaethedig
16. cyfrannu at sefydlu a gweithredu systemau rheolaeth ariannol gyda’r sefydliad a rhanddeiliaid allweddol sy’n ymwneud â’r prosiect
17. cynnal gwerthusiad o’r prosiect ar ôl ei gwblhau yn erbyn cynlluniau a dyraniadau adnoddau
18. cadarnhau bod y sefydliad yn gweithredu o fewn y gofynion cyfreithiol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol presennol
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
1. eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. y gwahanol ddulliau a defnydd o gynllunio a rheoli prosiectau
3. y sgiliau sydd eu hangen i gyfrannu at reoli a chyflawni prosiect
4. cydrannau cynllunio prosiect gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
5. dulliau adnabod a rheoli risgiau a chyfleoedd wrth gynllunio prosiect
6. sut mae cwmpas y prosiect yn cefnogi amcanion ehangach y sefydliad
7. gofynion y sefydliad sy’n ymwneud â rheoli adnoddau a chyllid gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
8. pwysigrwydd parhau i gyfathrebu â’r rhai sy’n gysylltiedig â’ch gwaith, neu y mae eich gwaith yn effeithio arnynt, a sut y dylid gwneud hyn
9. yr hyn a olygir wrth ddibyniaethau tasg a sut mae adnabod pwysigrwydd blaenoriaethu gwaith er mwyn rheoli’r prosiect
10. yr heriau y gellir eu hwynebu wrth gyfrannu at reoli prosiect a sut i addasu o fewn eich maes gwybodaeth a chyfrifoldeb
11. y ffyrdd o amcangyfrif adnoddau dynol a ffisegol
12. costau, risgiau a chyfleoedd y camau arfaethedig
13. sut i adnabod a dyrannu rolau a chyfrifoldebau o fewn tîm y prosiect
14. sut i nodi’r sgiliau sydd eu hangen i gyfrannu at gyflawni nodau’r prosiect a ble i ddod o hyd i’r sgiliau hyn
15. sut mae datblygu aelodau'r tîm i ennill y sgiliau angenrheidiol i reoli prosiectau rheoli cyfleusterau
16. y cofnodion y mae angen eu cadw a phwysigrwydd eu cwblhau yn unol â deddfwriaeth a gweithdrefnau cyfredol y sefydliad
17. y dulliau o gynnal rheolaeth ariannol o’r prosiect
18. sut i werthuso prosiectau yn erbyn nodau ac amcanion diffiniedig
19. y cyfrifoldeb dros reoli gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Arbedion effeithlonrwydd busnes
Mae hyn yn ymwneud â rheoli adnoddau fel dŵr mewn ffordd gynaliadwy, defnyddio ynni’n effeithlon a rheoli gwastraff yn unol â pholisïau arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad sy’n ceisio gwella effeithlonrwydd gweithredol. Mewn busnes, mae effeithlonrwydd yn cyfeirio at gynhyrchu nwyddau neu gynnig gwasanaethau drwy ddefnyddio’r swm lleiaf o adnoddau, fel cyfalaf, ynni ac ati. Gall busnesau effeithlon greu cynnyrch, cynnig gwasanaethau a chyflawni eu nodau cyffredinol gyda’r lleiaf posibl o ymdrech, traul neu wastraff.
Rheolaeth ariannol
Mae rheolaethau ariannol yn brosesau, yn bolisïau ac yn weithdrefnau sy’n cael eu rhoi ar waith i reoli cyllid. Maen nhw’n chwarae rhan yn y gwaith o gyflawni nodau ariannol y sefydliad a chyflawni rhwymedigaethau llywodraethu corfforaethol, dyletswydd ymddiriedol a diwydrwydd dyladwy.
Perfformiad gweithredol
Mae hyn yn cyfeirio at berfformiad sefydliad yn erbyn safon neu ddangosydd penodedig o effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a chyfrifoldeb amgylcheddol. Gallai’r dangosyddion hyn gynnwys amser, cynhyrchiant, lleihau gwastraff, a chydymffurfio â rheoliadau.
Cwmpas prosiectau
Mae cwmpas y prosiect yn diffinio ffiniau’r gwaith, fel bod pob aelod o’r tîm a’r cwsmer yn deall beth mae’r prosiect yn ei olygu. Mae'r un mor bwysig eu bod yn deall yr hyn nad yw’n ei olygu. Pan fydd datganiad cwmpas prosiect yn cael ei rannu â phob aelod o’r tîm a rhanddeiliaid y prosiect, mae’n rhan annatod o'r dull rheoli prosiectau.
Cyfrifoldebau cymdeithasol
Mae cyfrifoldebau cymdeithasol yn cyfeirio at fath o gynllun busnes hunanreoleiddiol a’r ymdrechion a wneir gan gwmni i wella cymdeithas a chyfrannu at ddatblygu cynaliadwy. Mae’n disgrifio mentrau sy’n cael eu rhedeg gan fusnes i werthuso a chymryd cyfrifoldeb dros eu heffaith ar faterion sy’n amrywio o hawliau dynol i’r amgylchedd.
Bydd y cynllun busnes yn canolbwyntio ar sicrhau manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol i’r holl randdeiliaid cysylltiedig (cyflogeion, defnyddwyr, buddsoddwyr a grwpiau eraill).
Ei bwrpas yw annog busnesau i redeg eu cwmnïau mewn ffordd foesegol a gweithio tuag at gael effaith fwy cadarnhaol ar gymdeithas drwy sicrhau twf cynaliadwy.
Cytundeb Lefel Gwasanaeth (CLG)
Mae cytundeb lefel gwasanaeth (CLG) yn ymrwymiad rhwng darparwr gwasanaeth a sefydliad. Mae agweddau ar y gwasanaeth – ansawdd, argaeledd, cyfrifoldebau – yn cael eu cytuno rhwng y darparwr gwasanaeth a’r defnyddiwr gwasanaeth. Elfen fwyaf cyffredin CLG yw y dylid darparu’r gwasanaethau i’r cwsmer fel y cytunwyd yn y contract.
Arferion cynaliadwy
Nodweddir arferion busnes cynaliadwy gan arferion amgylcheddol gyfeillgar a sbardunir gan sefydliad at ddibenion dod yn fwy cynaliadwy. Nod y sefydliadau yw lleihau eu hôl troed amgylcheddol drwy fentrau sy’n lleihau gwastraff, stiwardiaeth amgylcheddol wael ac arferion amgylcheddol anfoesol fel eu bod yn cynnig llai o gynaliadwyedd o fewn polisïau ac arferion y sefydliad.
Mae arferion busnes cynaliadwy’n amrywio rhwng diwydiannau ac maen nhw’n aml yn benodol i’r math o sefydliad a’r cynnyrch neu’r gwasanaeth mae’n ei gynhyrchu neu’n ei ddarparu.
Dibyniaethau tasg
Mae Rheolwyr Prosiect yn cyfeirio at ddibyniaethau prosiect fel y berthynas rhwng tasgau unigol mewn cynllun prosiect. Rhaid cwblhau tasgau blaenorol cyn symud ymlaen i’r tasgau nesaf neu ddilynol. Mae pob un o’r tasgau sy’n ofynnol i gyflawni cwmpas y prosiect yn cael eu trefnu yn ôl eu dibyniaethau ar ei gilydd, ac yna mae’r adnoddau’n cael eu cysylltu â’r tasgau ac mae amserlen prosiect yn cael ei llunio.
Mae dibyniaethau'r prosiect neu’r dasg yn hanfodol ar gyfer y canlynol:
• Trefnu’r pecynnau gwaith (tasgau) mewn cynllun prosiect.
• Cyfrifo llwybr critigol (llwybr/cyfnod hiraf) y tasgau mewn
cynllun prosiect.
• Nodi materion adnoddau ac amserlennu a gwneud penderfyniadau ategol.
• Monitro a rheoli fel rhan o gynllun cyffredinol y prosiect.
• Nodi cyfleoedd i gyflymu’r amserlen drwy roi ar y trywydd cyflym neu chwalu.
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau (gwasanaethau meddal)
• Gwasanaethau meddal yw’r rhai sy’n gwneud y gweithle’n fwy dymunol neu ddiogel i weithio ynddo
Enghreifftiau o wasanaethau meddal yw glanhau, arlwyo, diogelwch.
• Gwasanaethau caled yw’r rhai sy’n ymwneud â gwead ffisegol yr adeilad ac nad oes modd eu tynnu. Maen nhw’n sicrhau diogelwch a lles gweithwyr ac yn gyffredinol maen nhw’n ofynnol yn ôl y gyfraith. Enghreifftiau o wasanaethau caled yw plymio, gwresogi a goleuo.
Ymdrinnir â gwasanaethau caled yn y gyfres Rheoli Cyfleusterau