Caffael gwasanaethau a chynnyrch ar gyfer gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Trosolwg
Mae’r safon hon yn ymdrin â chaffael gwasanaethau a chynnyrch ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau. Mae’n ymwneud â chefnogi’r broses o gaffael a derbyn yn unol â chynllun busnes ac amcanion y sefydliad, gan gynnwys rheoli arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy.
Mae’n cynnwys gwerthuso a chadarnhau bod y gwerth gorau’n cael ei gyflawni, a bod arbedion yn cael eu gwneud lle bo hynny’n bosibl, wrth fynnu gwasanaethau a chynnyrch. Gallai hyn gynnwys disgowntiau am warantu busnes yn y dyfodol neu brynu mewn swmp.
Mae’n ymwneud â deall y gadwyn gyflenwi sy’n gysylltiedig â chaffael, anghenion yr adrannau neu’r unigolion dan sylw ac yr effeithir arnynt i asesu’r adnoddau y gall fod eu hangen a chael cyllid fel y bo’n briodol.
Mae’n bwysig eich bod yn gwybod ac yn deall eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad.
Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rhai sy’n darparu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau - gall hyn fod i gleient mewnol (yn eich sefydliad) neu i gleient allanol; cyfeirir at y ddau fel y “sefydliad” o fewn y safon hon.
Bydd gofyn i reolwyr ar y lefel hon hybu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn y sefydliad.
Mae’r safon hon yn cysylltu â’r gyfres safonau Rheoli Cyfleusterau a’r gyfres safonau Rheoli ac Arwain a reolir gan Instructus.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
1. gwneud eich gwaith yn unol â'r ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, gofynion asesu risg, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. asesu costau, risgiau a chyfleoedd y camau arfaethedig, gan gynnwys asesu costio cylch oes
3. cadarnhau bod y broses gaffael yn cefnogi prynu ar y cyd, mwy o bŵer prynu a datblygu cysylltiadau busnes gyda’r sefydliad a chyflenwyr
4. nodi cyfleoedd i gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy yn y broses gaffael
5. dangos gwerth a phwysigrwydd cynaliadwyedd wrth gyrchu gwasanaethau a chynnyrch, a chyfathrebu hynny â’r rheini sy’n ymwneud â’r broses gaffael
6. cyfrannu at yr adolygiad parhaus o’r strategaeth gaffael ar gyfer gwasanaethau a chynnyrch
7. cysylltu ag unigolion, adrannau neu sefydliadau perthnasol i roi gwybod iddynt am y broses gaffael
8. llunio manyleb ar gyfer y broses dendro sy’n nodi gofynion a disgwyliadau’r sefydliad
9. cymharu ac ystyried gwahanol gyflenwyr a phwyso a mesur manteision ac anfanteision caffael gan bob un
10. ystyried goblygiadau cost ac ansawdd wrth gaffael gwasanaethau a chynnyrch i gefnogi gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
11. dewis y cyflenwr sy’n diwallu anghenion y fanyleb orau a negodi trefniadau'r contract
12. lle bo angen, gweithio gydag unigolion, adrannau neu sefydliadau cysylltiedig i sicrhau bod gwasanaethau a chynnyrch yn cael eu caffael a/neu eu hariannu
13. gwerthuso’r broses o sicrhau cyflenwad o wasanaethau a chynnyrch gan gyflenwyr ac ail-negodi contractau neu derfynu eich perthynas, yn ôl y gofyn
14. cadarnhau bod y sefydliad yn gweithredu yn unol â’r gofynion cyfreithiol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol presennol
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
1. eich cyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. dull y sefydliad o gaffael a derbyn gwasanaethau a chynnyrch ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau a sut mae hyn yn cefnogi cynllun busnes ac amcanion, strategaeth gaffael, systemau, gweithdrefnau a pholisïau’r sefydliad
3. proses y gadwyn gyflenwi sy’n gysylltiedig â chaffael gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
4. y cyfleoedd i gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy yn y broses gaffael
5. pam ei bod yn bwysig bod prosesau caffael a derbyn yn cefnogi’r gwaith o ddatblygu a chynnal cysylltiadau gwaith gyda chyflenwyr
6. yr wybodaeth sydd ei hangen gan unigolion, adrannau neu sefydliadau eraill sy'n ymwneud â’r gwaith, er mwyn llywio’r broses gaffael
7. sut mae datblygu manyleb a sut mae’r broses dendro yn gweithio
8. costau, risgiau a chyfleoedd y camau arfaethedig
9. sut i gostio a nodi’r gwasanaethau a’r cynnyrch angenrheidiol
10. yr adnoddau sydd ar gael i chi ar gyfer caffael neu dderbyn
11. sut mae sicrhau cyllid, lle bo angen, ar gyfer y gwasanaethau a’r cynnyrch a phwy sy’n gyfrifol am wneud penderfyniadau yn gysylltiedig â hyn
12. yr amrywiaeth o gyflenwyr sydd ar gael i gyflenwi’r gwasanaethau a’r cynnyrch angenrheidiol
13. sut mae cael prisiau cystadleuol am wasanaethau a chynnyrch ar y lefel ansawdd sy'n ofynnol
14. yr ystod o drefniadau contract y gellir eu gwneud ar gyfer y cynnyrch a’r gwasanaethau angenrheidiol, a sut i’w negodi
15. y dulliau a’r technegau cyfredol ar gyfer rheoli a datblygu perthynas waith gyda chyflenwyr
16. sut mae gwerthuso’r broses o sicrhau cyflenwad o wasanaethau a chynnyrch gan gyflenwyr ac ail-negodi contractau neu derfynu eich perthynas pan fo angen
17. y cyfrifoldeb dros reoli gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn Arbedion effeithlonrwydd busnes unol â’r gofynion cyfreithiol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Arbedion effeithlonrwydd busnes*
Mae hyn yn ymwneud â rheoli adnoddau fel dŵr mewn ffordd gynaliadwy, defnyddio ynni’n effeithlon a rheoli gwastraff yn unol â pholisïau arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad sy’n ceisio gwella effeithlonrwydd gweithredol. Mewn busnes, mae effeithlonrwydd yn cyfeirio at gynhyrchu nwyddau neu gynnig gwasanaethau drwy ddefnyddio’r swm lleiaf o adnoddau, fel cyfalaf, ynni ac ati. Gall busnesau effeithlon greu cynnyrch, cynnig gwasanaethau a chyflawni eu nodau cyffredinol gyda’r lleiaf posibl o ymdrech, traul neu wastraff.
Perfformiad gweithredol*
Gellir mesur perfformiad sefydliad yn erbyn safon neu ddangosydd penodedig o effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a chyfrifoldeb amgylcheddol megis amser, cynhyrchiant, lleihau gwastraff, a chydymffurfiaeth reoleiddiol.
Arferion cynaliadwy*
Nodweddir arferion busnes cynaliadwy gan arferion amgylcheddol gyfeillgar a sbardunir gan sefydliad at ddibenion dod yn fwy cynaliadwy. Nod y sefydliadau yw lleihau eu hôl troed amgylcheddol drwy fentrau sy’n lleihau gwastraff, stiwardiaeth amgylcheddol wael ac arferion amgylcheddol anfoesol sy’n cynnig llai o gynaliadwyedd o fewn polisïau ac arferion y sefydliad.
Mae arferion busnes cynaliadwy’n amrywio rhwng diwydiannau ac maen nhw’n aml yn benodol i’r math o sefydliad a’r cynnyrch neu’r gwasanaeth mae’n ei gynhyrchu neu’n ei ddarparu.
Cyfrifoldebau cymdeithasol*
Mae cyfrifoldebau cymdeithasol yn cyfeirio at fath o gynllun busnes hunanreoleiddiol a’r ymdrechion a wneir gan gwmni i wella cymdeithas a chyfrannu at ddatblygu cynaliadwy. Mae’n disgrifio mentrau sy’n cael eu rhedeg gan fusnes i werthuso a chymryd cyfrifoldeb dros eu heffaith ar faterion sy’n amrywio o hawliau dynol i’r amgylchedd.
Bydd y cynllun busnes yn canolbwyntio ar sicrhau manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol i’r holl randdeiliaid sy’n gysylltiedig (cyflogeion, defnyddwyr, buddsoddwyr a grwpiau eraill). Ei bwrpas yw annog busnesau i redeg eu cwmnïau mewn ffordd foesegol a gweithio tuag at gael effaith fwy cadarnhaol ar gymdeithas drwy sicrhau twf cynaliadwy.
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau**
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yw'r “swyddogaeth gyfundrefnol sy’n integreiddio pobl, lleoedd a phrosesau o fewn yr amgylchedd adeiledig gyda’r pwrpas o wella ansawdd bywyd pobl a chynhyrchiant y busnes craidd.” Mae gweithwyr proffesiynol ym maes gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn gyfrifol am wasanaethau sy’n galluogi ac yn cefnogi perfformiad busnes.
Mae gan bob sefydliad gyfrifoldebau o dan y rheoliadau iechyd, diogelwch a lles cyfredol er mwyn sicrhau iechyd, diogelwch a lles eu gweithwyr o ddydd i ddydd. Mae hyn yn cynnwys sicrhau y gwneir darpariaethau ar gyfer:
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau (gwasanaethau meddal)
• Gwasanaethau meddal yw’r rhai sy’n gwneud y gweithle’n fwy
dymunol neu ddiogel i weithio ynddo.
Enghreifftiau o wasanaethau meddal yw glanhau, arlwyo, diogelwch.
Rheoli Cyfleusterau (gwasanaethau caled)
• Gwasanaethau caled yw’r rhai sy’n ymwneud â gwead ffisegol yr adeilad ac nad oes modd eu tynnu. Maen nhw’n sicrhau diogelwch a lles gweithwyr ac yn gyffredinol maen nhw’n ofynnol yn ôl y gyfraith.
Enghreifftiau o wasanaethau caled yw plymio, gwresogi a goleuo. Ymdrinnir â gwasanaethau caled yn y gyfres Rheoli Cyfleusterau