Rheoli perfformiad gweithredol gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Trosolwg
Mae’r safon hon yn ymdrin â rheoli perfformiad gweithredol gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau. Mae’n golygu delio â chleientiaid, rheoli staff cymorth, a chontractau yn ogystal â sicrhau boddhad cleientiaid ar bob lefel o ddarparu gwasanaethau. Mae’n ymwneud â sicrhau cydymffurfiaeth systemau a strategaethau ar gyfer gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau gyda systemau cydnabyddedig a gweledigaeth gyffredinol y sefydliad, ei amcanion busnes, ei bolisïau a’i weithdrefnau, gan gynnwys rheoli arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy.
Mae’n golygu gwybod beth yw’r arferion gorau mewn gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau a helpu i sefydlu systemau a phrosesau sy’n annog hyn.
Mae’n bwysig eich bod yn gwybod ac yn deall eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch bresennol, polisïau codau ymarfer y sefydliad.
Mae’r safon hon yn berthnasol i’r rhai sy’n darparu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau - gall hyn fod i gleient mewnol (yn eich sefydliad) neu i gleient allanol; cyfeirir at y ddau fel y “sefydliad” o fewn y safon hon.
Bydd gofyn i reolwyr ar y lefel hon hybu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn y sefydliad.
Mae’r safon hon yn cysylltu â’r gyfres safonau Rheoli Cyfleusterau a’r gyfres safonau Rheoli ac Arwain a reolir gan Instructus.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
1. gwneud eich gwaith yn unol â'r ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, gofynion asesu risg, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. cadarnhau bod gweithgareddau gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn cydymffurfio â systemau, polisïau, gweithdrefnau a chyfyngiadau adnoddau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
3. nodi a rheoli goblygiadau arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy o ran darparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn y tymor hir
4. nodi lefel y gwasanaeth, y perfformiad a’r ansawdd sy’n ofynnol a’r hyn a ddisgwylir wrth ddarparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
5. asesu'r gofynion o ran adnoddau ar gyfer darparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
6. negodi gyda’r sefydliad i ddod i gytundeb ynghylch lefel y gwasanaeth sydd i’w darparu a chofnodi hyn mewn fformat y cytunir arno
7. sefydlu amcanion cyraeddadwy a mesuradwy ar gyfer darparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau a chytuno arnynt gyda’r sefydliad
8. asesu costau, risgiau ac effeithiolrwydd amcanion a gynlluniwyd, gan gynnwys y goblygiadau tymor hir ar gyfer darparu gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau
9. sefydlu a chytuno gyda’r sefydliad ar system sy’n caniatáu mesur perfformiad yn erbyn amcanion
10. rheoli perfformiad gweithredol gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau a chadarnhau bod y ddarpariaeth yn bodloni gofynion y contract neu’r cytundeb lefel gwasanaeth
11. gwerthuso ac adolygu’r ddarpariaeth o wasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn erbyn gofynion y cytundeb neu’r contract er mwyn canfod ffyrdd o leihau costau a gwella gwerth
12. nodi cyfleoedd i wneud elw a refeniw wrth ddarparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
13. cofnodi eich canfyddiadau yn y fformat gofynnol a’u hadrodd i’r sefydliad
14. cadarnhau bod y sefydliad yn gweithredu o fewn y gofynion cyfreithiol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol presennol
15. rhoi gwybod i’r rhai sy’n ymwneud â gwasanaethau’r gweithle a Rheoli perfformiad gweithredol gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau chyfleusterau, ac sy’n cael eu heffeithio ganddynt ynglŷn â sut maen nhw'n rhan o’r sefydliad, ac ategu hyn gyda’r wybodaeth ofynnol
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
1. eich cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth amgylcheddol ac iechyd a diogelwch gyfredol, codau ymarfer a pholisïau’r sefydliad, gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy
2. y technegau ar gyfer nodi a diffinio gofynion swyddogaethol, ansawdd a pherfformiad mewn gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
3. goblygiadau arbedion effeithlonrwydd busnes ac arferion cynaliadwy o ran darparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn y tymor hir
4. pwysigrwydd cydymffurfio â systemau, polisïau, gweithdrefnau a chyfyngiadau adnoddau’r sefydliad wrth ymgymryd â gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd busnes a pholisïau arferion cynaliadwy
5. yr amrywiaeth o fformatau ar gyfer y contractau a’r cytundebau lefel gwasanaeth sydd ar gael a sut i ddewis fformat yn unol â’r gofynion
6. sut mae rheoli perfformiad gweithredol mewn gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau gan gynnwys technegau gwerthuso a gwella
7. yr amcanion a’r amserlenni y cytunwyd arnynt ar gyfer monitro gwasanaethau? ar gyfer gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
8. costau, risgiau a chyfleoedd yr amcanion arfaethedig
9. yr adnoddau sydd eu hangen ac sydd ar gael i gynnal systemau a strategaethau
10. sut i ddefnyddio meincnodi a nodi arferion gorau
11. y ffactorau i’w hystyried wrth ganfod yr arferion gorau
12. sut i ddefnyddio Dangosydd Perfformiad Allweddol ar gyfer nodi a mesur arferion gorau
13. pam ei bod yn bwysig monitro’r ddarpariaeth o wasanaethau
14. y dulliau o gasglu a dadansoddi data perfformiad yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol
15. sut mae gwerthuso ac adolygu’r ddarpariaeth o wasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
16. sut mae canfod meysydd i’w gwella wrth ddarparu gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
17. y fformat ar gyfer cofnodi eich canfyddiadau ac i bwy y dylid rhoi gwybod amdanynt, yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol
18. y cyfrifoldeb dros reoli gwasanaethau’r gweithle a chyfleusterau yn unol â’r gofynion cyfreithiol presennol a’r cyfrifoldebau cymdeithasol
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Arbedion effeithlonrwydd busnes
Mae hyn yn ymwneud â rheoli adnoddau fel dŵr mewn ffordd gynaliadwy, defnyddio ynni’n effeithlon a rheoli gwastraff yn unol â pholisïau arbedion effeithlonrwydd busnes y sefydliad sy’n ceisio gwella effeithlonrwydd gweithredol. Mewn busnes, mae effeithlonrwydd yn cyfeirio at gynhyrchu nwyddau neu gynnig gwasanaethau drwy ddefnyddio’r swm lleiaf o adnoddau, fel cyfalaf, ynni ac ati. Mae busnesau effeithlon yn gallu creu cynnyrch, cynnig gwasanaethau a chyflawni eu nodau cyffredinol gyda’r lleiaf posibl o ymdrech, traul neu wastraff.
Perfformiad gweithredol
Gellir mesur perfformiad sefydliad yn erbyn safon neu ddangosydd penodedig o effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a chyfrifoldeb amgylcheddol megis amser, cynhyrchiant, lleihau gwastraff, a chydymffurfiaeth reoleiddiol.
Cytundeb Lefel Gwasanaeth (CLG)
Mae cytundeb lefel gwasanaeth (CLG) yn ymrwymiad rhwng darparwr gwasanaeth a chleient. Mae agweddau ar y gwasanaeth – ansawdd, argaeledd, cyfrifoldebau – yn cael eu cytuno rhwng y darparwr gwasanaeth a’r defnyddiwr gwasanaeth. Elfen fwyaf cyffredin CLG yw y dylid darparu’r gwasanaethau i’r cwsmer fel y cytunwyd yn y contract.
Arferion cynaliadwy
Nodweddir arferion busnes cynaliadwy gan arferion amgylcheddol gyfeillgar a sbardunir gan sefydliad at ddibenion dod yn fwy cynaliadwy. Nod y sefydliadau yw lleihau eu hôl troed amgylcheddol drwy fentrau sy’n lleihau gwastraff, stiwardiaeth amgylcheddol wael ac arferion amgylcheddol anfoesol sy’n cynnig llai o gynaliadwyedd o fewn polisïau ac arferion y sefydliad.
Mae arferion busnes cynaliadwy’n amrywio rhwng diwydiannau ac maen nhw’n aml yn benodol i’r math o sefydliad a’r cynnyrch neu’r gwasanaeth mae’n ei gynhyrchu neu’n ei ddarparu.
Dangosydd Perfformiad Allweddol (DPA)
Mae dangosydd perfformiad allweddol (DPA) yn werth a ddefnyddir i fonitro a mesur effeithiolrwydd sefydliad, gweithiwr neu broses o ran cyflawni amcanion penodol.
Cyfrifoldebau cymdeithasol
Mae cyfrifoldebau cymdeithasol yn cyfeirio at fath o gynllun busnes hunanreoleiddiol a’r ymdrechion a wneir gan gwmni i wella cymdeithas a chyfrannu at ddatblygu cynaliadwy. Mae’n disgrifio mentrau sy’n cael eu rhedeg gan fusnes i werthuso a chymryd cyfrifoldeb dros eu heffaith ar faterion sy’n amrywio o hawliau dynol i’r amgylchedd.
Bydd y cynllun busnes yn canolbwyntio ar sicrhau manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol i’r holl randdeiliaid cysylltiedig (cyflogeion, defnyddwyr, buddsoddwyr a grwpiau eraill). Ei bwrpas yw annog busnesau i redeg eu cwmnïau mewn ffordd foesegol a gweithio tuag at gael effaith fwy cadarnhaol ar gymdeithas drwy sicrhau twf cynaliadwy.
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yw'r “swyddogaeth gyfundrefnol sy’n integreiddio pobl, lleoedd a phrosesau o fewn yr amgylchedd adeiledig gyda’r nod o wella ansawdd bywyd pobl a chynhyrchiant y busnes craidd.” Mae gweithwyr proffesiynol ym maes gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau yn gyfrifol am wasanaethau sy’n galluogi ac yn cefnogi perfformiad busnes.
Mae gan bob sefydliad gyfrifoldebau o dan y rheoliadau iechyd, diogelwch a lles cyfredol er mwyn sicrhau iechyd, diogelwch a lles eu gweithwyr o ddydd i ddydd. Mae hyn yn cynnwys sicrhau y gwneir darpariaethau ar gyfer:
Gwasanaethau'r gweithle a chyfleusterau (gwasanaethau meddal)
• Gwasanaethau meddal yw’r rhai sy’n gwneud y gweithle’n fwy
dymunol neu ddiogel i weithio ynddo.
Enghreifftiau o wasanaethau meddal yw glanhau, arlwyo, diogelwch.
Rheoli Cyfleusterau (gwasanaethau caled)
• Gwasanaethau caled yw’r rhai sy’n ymwneud â gwead ffisegol yr adeilad ac nad oes modd eu tynnu. Maen nhw’n sicrhau diogelwch a lles gweithwyr ac yn gyffredinol maen nhw’n ofynnol yn ôl y gyfraith.
Enghreifftiau o wasanaethau caled yw plymio, gwresogi a goleuo. Ymdrinnir â gwasanaethau caled yn y gyfres Rheoli Cyfleusterau