Cynnal a chadw cofnodion yn y gweithle
Trosolwg
Mae'r safon hon yn ymwneud â chynnal a chadw gwybodaeth yn effeithiol. Mae hyn yn cynnwys cofnodi gwybodaeth yn gywir a'i chadw yn y lleoliad cywir.
Mae'r rhan fwyaf o weithleoedd yn defnyddio cyfrifiaduron i gadw a chynnal cofnodion ond mae systemau papur yn dal i gael eu defnyddio.
Gallai'r cofnodion gynnwys y rheiny sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith sy'n cael eu cynnal er mwyn helpu'r busnes i redeg yn effeithlon. Bydd angen i chi gadw unrhyw gyfrinachedd angenrheidiol.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
P1 Dod o hyd i’r dull cofnodi priodol yn gywir ar gyfer y wybodaeth y mae angen i chi ei chofnodi
P2 Os nad oes cofnodion yn bodoli ar hyn o bryd, eu sefydlu, neu weithio gyda’r bobl briodol i’w sefydlu
P3 Ychwanegu cofnodion sydd yn gywir, yn gyflawn ac, yn achos cofnodion ysgrifenedig, yn ddealladwy
P4 Cofnodi gwybodaeth o fewn y graddfeydd amser gofynnol
P5 Cadw cofnodion wedi eu diweddaru yn gywir yn y lleoliad cywir
P6 Dilyn gweithdrefnau pan fydd cofnodion yn cael eu trosglwyddo i leoliad arall
P7 Cynnal diogelwch a chyfrinachedd y wybodaeth a gofnodir, yn unol â’r gofynion
P8 Cymryd y camau gweithredu priodol i ddatrys neu adrodd ynghylch unrhyw wallau neu hepgoriadau sy’n cael eu canfod yn y cofnodion, neu unrhyw broblemau gyda chynnal, cadw neu adfer y cofnodion
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
G1 Y systemau ar gyfer cynnal a chadw cofnodion a ddefnyddir yn y sefydliad
G2 Y cofnodion y mae angen i chi eu diweddaru a ble maent wedi eu lleoli
G3 Y fformat cywir ar gyfer cwblhau cofnodion
G4 Pryd y dylid cwblhau’r cofnodion
G5 Terfynau eich cyfrifoldeb ar gyfer trin a defnyddio cofnodion
G6 Eich cyfrifoldeb yn unol â deddfwriaeth berthnasol
G7 Ar gyfer beth y defnyddir y cofnodion a phwysigrwydd cadw cofnodion cywir
G8 Gweithdrefnau ar gyfer trosglwyddo cofnodion
G9 Cofnodion sydd yn gyfrinachol neu’n sensitif yn fasnachol a sut i drin y rhain
G10 Y mathau o broblemau a allai ddigwydd gyda’r cofnodion, a sut y dylid datrys y rhain
G11 Y person y dylid ei hysbysu ynghylch problemau gyda’r cofnodion
G12 Am ba hyd y mae angen cadw cofnodion.