Dewis cyflenwyr trwy broses dendro

Mae'r safon hon yn ymwneud â dewis cyflenwyr i gyflenwi cynhyrchion a gwasanaethau trwy broses dendro ffurfiol yn erbyn manyleb. Rydych chi'n creu manyleb ar gyfer y cynhyrchion a'r gwasanaethau ac yn gwahodd darpar gyflenwyr i dendro, gan roi gwybodaeth am y broses a'r gofynion. Rydych chi'n datblygu meini prawf i werthuso tendrau a'u cymhwyso i nodi'r cyflenwr sy'n diwallu eich anghenion orau. Rydych hefyd yn contractio gyda'r cyflenwr llwyddiannus ac yn rhoi adborth i gynigwyr aflwyddiannus gan ddilyn gweithdrefnau eich sefydliad.

Mae'r safon hon ar gyfer pob rheolwr ac arweinydd.

1. ofyn am gefnogaeth gan gydweithwyr neu arbenigwyr caffael neu gyfreithiol ar unrhyw agweddau ar dendro yr ydych yn ansicr yn eu cylch
2. paratoi manyleb sy'n disgrifio'r cynhyrchion a'r gwasanaethau sy'n ofynnol, gan gynnwys gwybodaeth am ansawdd, amser a chyfyngiadau cost
3. gwahodd nifer ac ystod o ddarpar gyflenwyr â chymwysterau addas i dendro, yn gymesur â gwerth y contract ac amrywiaeth y cyflenwyr sydd ar gael
4. rhoi gwybodaeth lawn am y broses dendro
5. cadarnhau dyddiadau cau ar gyfer derbyn tendrau
6. amlinellu manylion y contract
7. nodi sut yr ymdrinnir ag ymholiadau cyn tendr
8. ymateb i ymholiadau cyn tendr fel bod yr un wybodaeth ar gael i bob darpar gyflenwr
9. sefydlu meini prawf i ganiatáu i dendrau gael eu gwerthuso'n deg fel y gellir dewis y cyflenwr sy'n darparu'r gymysgedd gorau o ansawdd, cost, prydlondeb a dibynadwyedd
10. derbyn, recordio ac agor tendrau yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
11. gwerthuso tendrau, naill ai eich hun neu gydag eraill yn ôl yr angen, gan gymhwyso eich meini prawf
12. gofyn am eglurhad gan ddarpar gyflenwyr lle bo angen
13. cynnig contract i'r cyflenwr a gyflwynodd y tendr gorau yn ôl gwerthusiad i gyflenwi'r cynhyrchion a'r gwasanaethau
14. hysbysu darpar gyflenwyr aflwyddiannus o ganlyniad y gwerthusiad a rhoi adborth iddynt lle bo hynny'n briodol
15. datrys unrhyw ymholiadau ôl-dendr gyda chyflenwyr aflwyddiannus
16. dilyn y codau ymarfer a'r polisïau cyfreithiol, sefydliadol, sy'n berthnasol i ddewis cyflenwyr trwy broses dendro

Gwybodaeth a dealltwriaeth gyffredinol

1.      pwysigrwydd dilyn gweithdrefnau sefydliadol a gofynion cyfreithiol a moesegol wrth ddewis cyflenwyr

2.      sut i lunio manyleb sy'n disgrifio'r cynhyrchion a'r gwasanaethau sy'n ofynnol, gan gynnwys gwybodaeth am ansawdd, amser a chyfyngiadau o ran cost, lle bo hynny'n briodol

3.      pwysigrwydd cyfathrebu gwybodaeth yn glir, yn gryno ac yn gywir, a sut i wneud hynny

4.      sut i nodi darpar gyflenwyr sydd â chymwysterau addas i dendro, gan ystyried gwerth y contract ac amrywiaeth y cyflenwyr sydd ar gael

5.      pwysigrwydd cynnwys gwybodaeth lawn am y broses dendro, dyddiadau cau ar gyfer derbyn tendrau, manylion contract a sut yr ymdrinnir ag ymholiadau cyn tendr

6.      sut i ddelio ag ymholiadau cyn tendro mewn ffyrdd sy'n sicrhau bod yr un wybodaeth ar gael i bob darpar gyflenwr

7.      sut i sefydlu meini prawf clir a sut i werthuso'r tendrau'n deg, gan ddefnyddio'r meini prawf, a dewis y cyflenwr sy'n darparu'r cymysgedd gorau posibl o ran ansawdd, cost, prydlondeb a dibynadwyedd

8.      sut i werthuso tendrau yn drylwyr a phwysigrwydd gofyn am eglurhad gan ddarpar gyflenwyr, lle bo angen

9.      pwysigrwydd hysbysu darpar gyflenwyr aflwyddiannus o ganlyniad y gwerthusiad a rhoi adborth iddynt, lle bo hynny'n briodol

10.  sut i ddatrys unrhyw ymholiadau ôl-dendr gyda chyflenwyr aflwyddiannus yn brydlon ac yn effeithiol

Gwybodaeth a dealltwriaeth benodol o'r diwydiant a'r sector

11.  gofynion y diwydiant a'r sector ar gyfer dewis cyflenwyr

12.  y codau ymarfer a'r polisïau cyfreithiol, sefydliadol, sy'n berthnasol i ddewis cyflenwyr trwy broses dendro

Gwybodaeth a dealltwriaeth sy'n ymwneud â chyd-destun penodol

13.  gweithdrefnau a gofynion cyfreithiol a moesegol eich sefydliad ar gyfer dewis cyflenwyr

14.  terfynau eich gwybodaeth, eich sgiliau a'ch cymhwysedd a'r ffynonellau cyngor, arweiniad a chefnogaeth sydd ar gael (gan gydweithwyr neu arbenigwyr caffael neu gyfreithiol) ar unrhyw agweddau ar dendro am gyflenwadau nad ydych yn siŵr yn eu cylch

15.  manylion y manylebau am gynhyrchion a gwasanaethau sy'n ofynnol

16.  amrywiaeth y cyflenwyr sydd ar gael ichi yn eich rôl a sut i gysylltu â nhw

1. Asesu
2. Cyfathrebu
3. Gwneud penderfyniadau
4. Gwerthuso
5. Cyflwyno gwybodaeth
6. Datrys problemau
7. Rhoi adborth
8. Cwestiynu
9. Adolygu
10. Gosod amcanion
11. Rheoli amser