Arwain cyfarfodydd i gyflawni amcanion

Mae'r safon hon yn ymwneud ag arwain cyfarfodydd i gyflawni amcanion. Gallai'r cyfarfodydd gael eu cynnal i ddatrys problemau, gwneud penderfyniadau, ymgynghori â chydweithwyr neu gyfnewid gwybodaeth. Chi sy'n pennu diben cyfarfodydd, yn paratoi i'w harwain ac yn gwahodd pobl i gymryd rhan ynddynt. Rydych chi'n cadarnhau pam mae cyfarfodydd yn bwysig ac yn briffio cyfranogwyr unigol i gyfrannu yn ôl yr angen. I gynnal y cyfarfodydd, rydych chi'n defnyddio'r technolegau neu'r offer digidol perthnasol ar gyfer cyfarfodydd wyneb yn wyneb neu o bell. Yn ystod cyfarfodydd, rydych chi'n annog pawb i gymryd rhan ac ail-ganolbwyntio sylw yn ôl yr angen. Rydych hefyd yn hyblyg wrth newid eitemau ac amseroedd ar yr agenda i sicrhau bod amcanion yn cael eu cyflawni. Mae'r safon yn cynnwys crynhoi trafodaethau a dyrannu camau i'r rhai sy'n cymryd rhan sy'n cael eu cylchredeg wedi hynny.

Mae'r safon hon ar gyfer pob rheolwr ac arweinydd.

1. sefydlu diben cyfarfodydd a'u hamcanion
2. paratoi er mwyn arwain cyfarfodydd a nodi pwy sydd angen cymryd rhan
3. defnyddio'r offer a'r technolegau perthnasol ar gyfer cynnal y cyfarfod wyneb yn wyneb neu o bell
4. gwahodd y rhai sy'n cymryd rhan, gan roi digon o rybudd iddynt i'w galluogi i ddod
5. nodi pwysigrwydd y cyfarfod, y rôl y bydd disgwyl i'r rhai sy'n cymryd rhan ei chwarae
6. cylchredeg gwybodaeth ymlaen llaw i alluogi'r rhai sy'n cymryd rhan i adolygu a pharatoi
7. ymgynghori â chydweithwyr perthnasol a pharatoi i gynrychioli eu buddiannau a'u barn
8. briffio'r rhai sy'n cymryd rhan ar gynnwys a diben cyfarfodydd a'u rolau, pan fo angen
9. pennu amser i gyfarfodydd ddechrau a gorffen a dyrannu amser ar gyfer pob eitem ar yr agenda
10. gwirio bod y pawb sy'n cymryd rhan yn deall pam maent yn bresennol a'r hyn a ddisgwylir ganddynt
11. egluro amcanion penodol ar ddechrau pob eitem ar yr agenda
12. cyflwyno gwybodaeth mewn cyfarfodydd i ddatblygu dealltwriaeth y rhai eraill sy'n cymryd rhan
13. cyflwyno'ch barn a buddiannau'r rhai rydych chi'n eu cynrychioli mewn modd argyhoeddiadol, gan roi tystiolaeth i gefnogi'ch achos, lle bo angen
14. annog pawb sy'n cymryd rhan i wneud cyfraniadau o'u safbwyntiau, gan gydnabod eu cyfraniadau ac adeiladu arnynt
15. ail-ganolbwyntio sylw ar amcanion y cyfarfodydd pan fydd pobl yn mynd ar drywydd materion amherthnasol neu'n gwneud sylwadau di-fudd
16. nodi unrhyw faterion sy'n codi o drafodaethau sy'n effeithio ar faes eich cyfrifoldeb
17. cynnig a gwerthuso atebion posibl sy'n diwallu anghenion maes eich cyfrifoldeb, timau eraill a'ch sefydliad
18. cydnabod a thrafod yn adeiladol gwybodaeth a barn a ddarperir gan eich cydweithwyr
19. egluro penderfyniadau a wneir ar yr amrywiol eitemau ar yr agenda, lle bo angen
20. rheoli amser yn hyblyg, gan roi mwy o amser i eitemau ar yr agenda, os oes angen, wrth sicrhau bod amcanion allweddol yn cael eu cyflawni
21. rhoi gwybod i gyfranogwyr am unrhyw newidiadau i agendâu cyfarfod
22. crynhoi trafodaethau ar bwyntiau allweddol yn ystod cyfarfodydd
23. dyrannu pwyntiau gweithredu i gyfranogwyr ar ddiwedd pob eitem ar yr agenda
24. gwneud penderfyniadau o fewn awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod
25. cadw at unrhyw weithdrefnau ffurfiol neu reolau sefydlog sy'n berthnasol i'r cyfarfod yn unol â gofynion eich sefydliad
26. gwneud yn siŵr bod penderfyniadau a phwyntiau gweithredu yn cael eu cofnodi a'u cyfleu i'r cyfranogwyr
27. gwerthuso a yw diben ac amcanion y cyfarfodydd wedi'u cyflawni
28. nodi sut gellir gwella cyfarfodydd yn y dyfodol
29. dilyn y codau ymarfer a'r polisïau cyfreithiol, sefydliadol, sy'n berthnasol i'ch rôl wrth arwain cyfarfodydd i gyflawni amcanion

Gwybodaeth a dealltwriaeth gyffredinol

1.      pwysigrwydd briffio eich hun ynghylch diben, amcanion ac agenda'r cyfarfod

2.      sut i nodi gwybodaeth berthnasol ar gyfer cyfarfodydd ac egluro'ch barn ar yr eitemau amrywiol ar yr agenda

3.      pwysigrwydd ymgynghori â chydweithwyr perthnasol ym maes eich cyfrifoldeb, a sut i ddatblygu eich dealltwriaeth er mwyn gallu cynrychioli eu buddiannau a'u barn

4.      pwysigrwydd rhannu gwybodaeth ymlaen llaw a briffio cyfranogwyr yn unigol ar gynnwys a diben y cyfarfod a'u rolau

5.      sut i hysbysu cyfranogwyr o'r rôl y bydd disgwyl iddynt ei chwarae, beth mae angen iddynt ei wneud i baratoi, ac amcanion y cyfarfod

6.      pryd mae cyfarfodydd yn dechrau ac yn gorffen a hyd pob eitem ar yr agenda

7.      pwysigrwydd cadarnhau mai cyfarfod yw'r ffordd orau o gyflawni amcanion

8.      pwysigrwydd paratoi sut byddwch yn arwain y cyfarfod a sut i wneud hynny

9.      sut i nodi pwy sydd angen cymryd rhan yn y cyfarfod a'r mewnbynnau rydych chi eu hangen ganddyn nhw

10.  pwysigrwydd gwahodd cyfranogwyr, gan roi digon o rybudd iddynt i'w galluogi i fynd i'r cyfarfod, a chyfrannu at yr agenda

11.  sut i nodi'r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfranogwyr cyn cyfarfodydd

12.  pwysigrwydd cyflwyno gwybodaeth a barn berthnasol yn ystod y cyfarfodydd a sut i wneud hynny

13.  y ffyrdd o nodi a mynegi unrhyw faterion a phroblemau sy'n codi mewn trafodaethau, a sut i gyfrannu at eu datrys

14.  sut i gyflwyno eich barn a buddiannau'r rhai rydych chi'n eu cynrychioli mewn modd argyhoeddiadol a pham mae hyn yn bwysig

15.  pwysigrwydd nodi diben y cyfarfod ar y dechrau a gwneud yn siŵr bod yr holl gyfranogwyr yn deall pam maent yn bresennol a'r hyn a ddisgwylir ganddynt

16.  sut i egluro amcanion penodol ar ddechrau pob eitem ar yr agenda a'r effaith y mae hyn yn ei chael

17.  y ffyrdd o annog yr holl gyfranogwyr i wneud cyfraniadau clir, cryno ac adeiladol o'u safbwyntiau, wrth gydnabod cyfraniadau cyfranogwyr eraill ac adeiladu arnynt.

18.  sut i annog cyfranogwyr i beidio â gwneud sylwadau di-fudd neu fynd ar grwydr, a rhoi sylw unwaith eto ar amcanion cyfarfodydd

19.  sut i reoli amser yn hyblyg, gan roi mwy o amser i eitemau ar yr agenda, os oes angen, ochr yn ochr â sicrhau bod yr amcanion allweddol yn cael eu cyflawni a bod cyfranogwyr yn cael gwybod am newidiadau yn yr agendâu

20.  pwysigrwydd crynhoi'r drafodaeth ar bwyntiau allweddol a dyrannu pwyntiau gweithredu i gyfranogwyr ar ddiwedd pob eitem ar yr agenda, a sut i wneud hynny

21.  sut i wneud penderfyniadau o fewn awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl cyfarfod a sut i gyfeirio penderfyniadau at gydweithwyr pan fo angen

22.  pwysigrwydd gwneud yn siŵr bod penderfyniadau a phwyntiau gweithredu yn cael eu cofnodi'n gywir a'u cyfleu'n brydlon i gyfranogwyr

23.  sut i werthuso a gyflawnwyd diben ac amcanion cyfarfodydd a sut gellir gwneud cyfarfodydd yn y dyfodol yn fwy effeithiol

Gwybodaeth a dealltwriaeth benodol o'r diwydiant a'r sector

24.  gofynion y diwydiant a'r sector ar gyfer arwain cyfarfodydd

25.  y codau ymarfer a'r polisïau cyfreithiol, sefydliadol, sy'n berthnasol i'ch rôl wrth arwain cyfarfodydd i gyflawni amcanion

Gwybodaeth a dealltwriaeth sy'n ymwneud â chyd-destun penodol

26.  y cydweithwyr sydd angen cymryd rhan mewn cyfarfodydd a'r rolau y bydd disgwyl iddynt eu chwarae

27.  yr offer a'r technolegau ar gyfer cynnal y cyfarfod wyneb yn wyneb neu o bell

28.  y mathau o wybodaeth a'r ffynonellau gwybodaeth sy'n ofynnol cyn cyfarfodydd

29.  awdurdod, cylch gwaith neu gylch gorchwyl y cyfarfod ac unrhyw weithdrefnau ffurfiol neu reolau sefydlog sy'n berthnasol i'r cyfarfod

1. Creu consensws
2. Cyfathrebu
3. Ymgynghori
4. Gwneud penderfyniadau
5. Rheoli gwybodaeth
6. Cynnwys cydweithwyr
7. Arwain
8. Cael adborth
9. Cynllunio
10. Cyflwyno gwybodaeth
11. Rhoi adborth
12. Gosod amcanion
13. Rheoli amser