Trefnu cyfarfodydd a’u cynnal
Trosolwg
Mae'r safon hon yn ymwneud â threfnu cyfarfodydd a'u cynnal. Gall y rhain fod wyneb yn wyneb neu eu cynnal o bell drwy ddefnyddio technoleg briodol. Byddwch yn gyfrifol am gynllunio cyfarfodydd ac agendâu. Mae'n cynnwys trefnu'r lleoliad a sicrhau bod gwahoddiadau yn cael eu hanfon at y rhai sy'n mynd i'r cyfarfod. Pan fydd y cyfarfod yn cael ei gynnal o bell, bydd angen i chi brofi'r feddalwedd ymlaen llaw er mwyn sicrhau bod pawb sy'n bresennol yn gallu cael mynediad ato a bod yr holl nodweddion yn gweithio. Byddwch yn paratoi ar gyfer y cyfarfod, yn cymryd cofnodion, yn cytuno ar y rhain gyda'r aelodau staff perthnasol ac yn sicrhau bod camau dilynol yn cael eu nodi'n glir. Mae hefyd yn cynnwys cynhyrchu cofnodion o drafodaethau a phenderfyniadau y daethpwyd iddynt yn ystod cyfarfodydd.
Mae ar gyfer gweithwyr proffesiynol mewn rolau gweinyddu busnes sy'n gyfrifol am drefnu cyfarfodydd a'u cynnal.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
Cyn y cyfarfod
1. cynllunio brîff y cyfarfod a chytuno arno
2. cytuno ar eitemau ar yr agenda, yr amser sy'n ofynnol ar gyfer pob eitem a'r papurau sy'n ofynnol ar gyfer y cyfarfod
3. paratoi'r agenda gan gynnwys materion sy'n codi a phwyntiau gweithredu o'r cyfarfod diwethaf
4. cwblhau agenda a phapurau'r cyfarfod
5. pennu diwrnod, amser a lleoliad y cyfarfod
6. anfon yr agenda a'r holl ddeunyddiau cysylltiedig, lle bo angen
7. gwahodd pobl i'r cyfarfod, cadarnhau presenoldeb a nodi unrhyw ofynion arbennig
8. trefnu a chadarnhau gofynion lleoliad, offer ac arlwyo, gan sicrhau bod cyfleusterau'r cyfarfod yn cyd-fynd â'r gofynion
9. gwneud yn siŵr bod offer a gosodiad yr ystafell yn cwrdd â brîff y cyfarfod
10. profi'r feddalwedd sydd ei hangen ar gyfer y cyfarfod o bell
11. gwneud yn siŵr bod rhywun wedi'i enwebu i gymryd cofnodion, os oes angen
Yn ystod y cyfarfod
12. cyfarch pobl sy'n dod i'r cyfarfod
13. sicrhau bod gan bawb sy'n bresennol y papurau a'r adnoddau eraill sydd eu hangen arnynt
14. cymryd nodiadau yn y cyfarfod o'r holl agweddau hynny sy'n ofynnol gan y sefydliad a, lle bo hynny'n briodol, yn ôl y gyfraith
15. dechrau cyfarfod yn brydlon
16. rhoi cyngor a gwybodaeth ategol, cynnal deunyddiau cyflwyno
17. rhoi cyfleoedd i'r rhai sy'n bresennol gyfrannu
18. rheoli eitemau unigol ar yr agenda er mwyn gwneud yn siŵr bod y cyfarfod yn gorffen ar amser
19. crynhoi trafodaethau a chytuno ar gamau gweithredu, lle bo angen
20. dilyn gweithdrefnau pleidleisio a chymeradwyo ffurfiol, os yw'n briodol
21. cytuno ar ddyddiad, amser, lleoliad a natur y cyfarfod nesaf
22. dod â'r cyfarfod i ben yn brydlon.
Ar ôl y cyfarfod
23. clirio'r cyfarfod a'i adael yn unol â gofynion
24. cadw cofnod o wasanaethau allanol os yw'r rhain wedi'u defnyddio
25. cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd a rhestr o gamau gweithredu
26. paratoi cofnodion cywir sy'n cofnodi ystyr trafodaethau a'r penderfyniadau y daethpwyd iddynt
27. cytuno ar y cofnodion gydag aelodau staff perthnasol a'u rhannu o fewn amserlenni penodol
28. sicrhau bod y cofnodion mewn fformat y cytunwyd arno
29. casglu a gwerthuso adborth gan y rhai a gymerodd ran yn y cyfarfod a rhannu'r canlyniadau ag aelodau staff perthnasol
30. sicrhau bod camau gweithredu dilynol a'r rhai sy'n gyfrifol amdanynt wedi'u nodi'n glir
31. myfyrio a wnaeth y cyfarfod gyflawni ei ddiben a chytuno ar bwyntiau dysgu er mwyn cynnal cyfarfodydd yn well yn y dyfodol
32. sicrhau bod cytundeb ynglŷn â'r broses o gymeradwyo cofnodion a phwyntiau gweithredu
33. cadw golwg ar gamau y cytunwyd arnynt, cofnodi eu cynnydd a'u cwblhau
34. cadw at yr holl ofynion o ran cyfrinachedd a sensitifrwydd yn unol â pholisi sefydliadol
35. storio'r cofnodion yn ddiogel drwy ddilyn gweithdrefnau'r sefydliad
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
- y gwahanol fathau o gyfarfodydd, eu prif ddibenion a'u hamcanion
- sut i gynllunio cyfarfodydd er mwyn cyflawni nodau ac amcanion y cytunwyd arnynt
- diben cytuno ar eitemau agenda a dyrannu amseroedd ar gyfer eitemau ar yr agenda
- y mathau o wybodaeth fydd eu hangen ar y rhai sy'n mynd i'r cyfarfod
- diben a manteision cofnodion fel cofnod cywir o drafodaethau a phenderfyniadau
- y dogfennau a ddefnyddir yn gyffredin mewn cyfarfodydd: agendâu, cofnodion, materion sy'n codi, taflenni gweithredu, ac yn y blaen
- sut i nodi lleoliadau neu feddalwedd addas ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd
- y mathau o wybodaeth sydd ei hangen ar y rhai sy'n mynd i'r cyfarfod
- y mathau o adnoddau, gan gynnwys technoleg, sydd eu hangen ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd
- pam mae'n bwysig profi'r feddalwedd cyn y cyfarfod
- y gofynion iechyd, diogelwch a diogeledd wrth drefnu cyfarfodydd
- unrhyw ofynion arbennig a allai fod gan y rhai sy'n mynd i'r cyfarfod a sut i'w cwrdd
- y prif bwyntiau y dylid eu cynnwys mewn agenda a phapurau cyfarfod
- y mathau o wybodaeth, cyngor a chymorth y gellir gofyn amdanynt yn ystod cyfarfodydd
- diben cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol, os yw'n berthnasol
- sut i hwyluso trafodaethau er mwyn cyflawni diben pob eitem ar yr agenda
- sut i gymryd nodiadau yn ystod trafodaethau
- sut i ddidoli, dewis a threfnu gwybodaeth i gynhyrchu cofnodion
- sut i grynhoi trafodaethau a chytuno ar gamau gweithredu ar bwyntiau priodol
- y mathau o broblemau, gan gynnwys gwrthdaro, a allai ddigwydd yn ystod cyfarfodydd a sut i'w datrys
- sut i gofnodi camau gweithredu a'u dilyn
- sut i werthuso gwasanaethau allanol
- gweithdrefnau'r sefydliad ar gyfer clirio ystafell gyfarfod a'i gadael
- y gwahanol ffyrdd o gasglu a gwerthuso adborth y rhai a gymerodd ran yn y cyfarfod
- sut i gytuno ar bwyntiau dysgu er mwyn trefnu cyfarfodydd yn well yn y dyfodol
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
- cyfathrebu
- gwirio
- gwneud penderfyniadau
- gwerthuso
- sgiliau rhyngbersonol
- hwyluso
- trefnu
- arwain
- rheoli adnoddau
- rheoli amser
- cynllunio
- datrys problemau
- crynhoi
Geirfa
Dolenni I NOS Eraill
Digwyddiadau
a Chyfarfodydd; Cyfathrebu