Darparu gwybodaeth am gynlluniau pensiwn i gyrff perthnasol

​Mae'r safon hon yn ymwneud â darparu gwybodaeth am gynlluniau pensiwn, yn dilyn diweddariadau blynyddol, i gyrff allanol perthnasol. Gallai'r rhain gynnwys actiwariaid, ymddiriedolwyr a chyrff rheoliadol perthnasol. Ar ôl cadarnhau hunaniaeth a statws yr ymholydd a diben y cais am wybodaeth, rhaid i chi gynhyrchu a chofnodi'n gywir yr wybodaeth briodol yn unol â phrosesau a gofynion y sefydliad a'r cynllun. Rhaid i chi hefyd ymchwilio i unrhyw anghysondebau neu fylchau yn yr wybodaeth. Os na fedrwch ddarparu'r wybodaeth, rhaid i chi gyfeirio'r ymholydd at ffynhonnell arall. Rhaid i chi sicrhau bod gofynion cyfrinachedd cleientiaid a diogelu data yn cael eu cynnal bob amser.

1. Canfod diben y cais am wybodaeth, a hawl yr ymholydd i dderbyn gwybodaeth o'r fath, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
2. Cadarnhau hunaniaeth a statws ymholwyr, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
3. Gwirio bod gofynion cleientiaid o ran cyfrinachedd a diogelu data yn cael eu cynnal bob amser, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
4. Cynhyrchu gwybodaeth briodol, yn unol â phrosesau a gofynion y sefydliad a'r cynllun
5. Ymchwilio i unrhyw anghysondebau neu fylchau yn yr wybodaeth a gawsoch a'u datrys, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
6. Darparu'r wybodaeth y mae ganddynt hawl i'w derbyn i ymholwyr, oddi mewn i'r terfynau amser gofynnol, a rhoi gwybod iddynt am unrhyw anawsterau i gyflawni eu ceisiadau, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
7. Cadarnhau terfynau amser i ymholwyr o ran pryd byddant yn derbyn ymateb, os na fedrwch ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani
8. Cyfeirio ymholwyr at ffynhonnell amgen a all ddarparu'r wybodaeth ofynnol, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
9. Cofnodi gwybodaeth yr ydych wedi'i darparu i gleientiaid yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
10. Cwblhau'r holl weithdrefnau mewnol yn gywir ac yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad

1. Yr angen am sicrhau bod dilysu a gwirio wedi digwydd, a'r dulliau o wneud hynny
2. Meini prawf cymhwyster er mwyn i'r ymholydd wneud cais am wybodaeth
3. Y mathau o wybodaeth y gall fod angen eu darparu, gan gynnwys prisiadau actiwaraidd, ffurflenni treth, ceisiadau gan y Gronfa Diogelu Pensiynau a chan archwilwyr
4. Sut mae datrys unrhyw anghysondebau neu fylchau mewn gwybodaeth
5. Pa ddata mae angen ei gysoni a pham
6. Y rheoliadau datgelu a'r terfynau amser gofynnol
7. Cyfrifoldebau deddfwriaethol ymddiriedolwyr o ran cadw cofnodion
8. Yr angen am gyfrinachedd cleientiaid a chadw cofnodion yn ddiogel
9. Pa effaith bydd contractio allan yn ei chael ar yr wybodaeth
10. Y ddeddfwriaeth berthnasol, gan gynnwys y polisïau, y gweithdrefnau a'r ddeddfwriaeth diweddaraf
11. Strwythur gweithrediadol eich sefydliad, gan gynnwys sut rydych chi'n gweithio mewn perthynas ag adrannau eraill, a'i weithdrefnau gan gynnwys cytundebau lefel gwasanaeth cleientiaid

1. Rydych yn sensitif i ddiffyg arbenigedd technegol aelodau ac yn defnyddio eich greddf a'ch profiad i'w helpu i ddeall y materion yn llawn
2. Rydych yn casglu ac yn rheoli gwybodaeth yn effeithiol, yn effeithlon, yn foesegol a chan barchu cyfrinachedd
3. Mae gennych ddealltwriaeth glir o gwmpas a therfynau eich awdurdod i wneud penderfyniadau
4. Rydych yn nodi anghenion gwybodaeth cydweithwyr, cleientiaid ac eraill
5. Rydych yn darparu gwybodaeth briodol i'r rhai sydd ag angen amdani ac sydd â hawl i'w derbyn
6. Rydych yn cyflwyno gwybodaeth yn brydlon, yn glir, yn gryno ac yn gywir, ac mewn modd sy'n hybu dealltwriaeth
7. Rydych yn chwilio am welliannau posibl ac yn cynnig llwybrau gweithredu sy'n amserol, yn briodol ac yn gyflawnadwy
8. Rydych yn ymfalchïo yn ansawdd eich gwaith
9. Rydych yn deall anghenion a chymhellion pobl eraill
10. Rydych yn gweithio mewn modd proffesiynol, cydweithredol, gan gefnogi'ch gilydd
11. Rydych yn rhoi sylw i fanylion sy'n hanfodol i'ch gwaith
12. Rydych yn defnyddio arddulliau cyfathrebu sy'n briodol ar gyfer gwahanol bobl a sefyllfaoedd