Cynnal cofnodion cynlluniau pensiwn, gan ddefnyddio prosesau diweddaru

​Mae'r safon hon yn ymwneud â chynnal cofnodion cynlluniau pensiwn gan ddefnyddio prosesau diweddaru adnewyddiadau blynyddol. Gellir gwneud hyn ar gais penodol yr aelod neu fel rhan o brosesau diwedd blwyddyn eich sefydliad. Gallai hon fod yn broses â llaw yn defnyddio cofnodion papur, neu yn un electronig. Rhaid i chi wirio am awdurdod priodol pan fydd aelod wedi gwneud cais am ddiweddaru a llwytho data cynllun a dderbyniwyd cyn dilysu, gan ddatrys unrhyw fylchau neu anghysondebau yn y manylion a chysylltu â chyrff allanol fel sy'n briodol i ymdrin ag unrhyw ddiffygion yn yr wybodaeth. Ar ôl casglu a dilysu'r holl dystiolaeth ddogfennol briodol sy'n ofynnol ar gyfer prosesu diweddariadau, rhaid i chi fynd ati i gynhyrchu datganiadau buddion blynyddol yr aelodau, gan ddangos manylion yr hawliau pensiwn y maent wedi'u cronni.

1. Cytuno ar derfynau amser priodol a'u monitro i sicrhau cydymffurfiaeth â phrosesau diweddaru'r cynllun
2. Gwneud cais am ddata aelodau cyfnodol, yn unol â gofynion y cynllun
3. Gwirio am awdurdod, pan fydd aelodau wedi gwneud cais am ddiweddaru gwybodaeth, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
4. Llwytho data'r cynllun a dderbyniwyd cyn dilysu, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
5. Ymchwilio i unrhyw anghysondebau neu fylchau yn yr wybodaeth sydd i'w diweddaru a'u datrys, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
6. Cysylltu â chyrff allanol fel sy'n briodol i ymdrin ag unrhyw ddiffygion yn yr wybodaeth am y cais i ddiweddaru, yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad
7. Coladu'r holl dystiolaeth ddogfennol briodol sy'n ofynnol i fedru prosesu diweddariadau
8. Gwirio cywirdeb data cynlluniau gan ddefnyddio system briodol ar gyfer gweinyddu pensiynau
9. Cynhyrchu datganiadau buddion adnewyddu blynyddol yr aelodau, gan ddangos y manylion sy'n ofynnol gan y cynllun a'r gofynion cyfreithiol perthnasol oddi mewn i'r terfynau amser gofynnol

1. Yr angen am sicrhau bod dilysu a gwirio wedi digwydd, a'r dulliau o wneud hynny
2. Effaith y cap tybiannol ar enillion a therfynau lwfans oes ar y data sy'n cael ei gofnodi a'i ddefnyddio
3. Pa ddata mae angen ei gysoni a pham
4. Sut mae datrys unrhyw anghysondebau neu fylchau mewn gwybodaeth
5. Terfynau amser eich sefydliad ar gyfer diweddaru cynlluniau a chanlyniadau peidio â chydymffurfio
6. Yr angen am gyfrinachedd cleientiaid a chadw cofnodion yn ddiogel
7. Yr amgylchiadau pryd y dylid anfon datganiadau cyfnodol i'r aelodau, a'r wybodaeth mae'n rhaid i'r datganiadau hynny ei chynnwys ar gyfer pob math o gynllun
8. Pa effaith bydd contractio allan yn ei chael ar yr wybodaeth
9. Y ddeddfwriaeth berthnasol gan gynnwys y polisïau, y gweithdrefnau a'r ddeddfwriaeth diweddaraf

1. Rydych yn sensitif i ddiffyg arbenigedd technegol aelodau ac yn defnyddio eich greddf a'ch profiad i'w helpu i ddeall y materion yn llawn
2. Rydych yn casglu ac yn rheoli gwybodaeth yn effeithiol, yn effeithlon, yn foesegol a chan barchu cyfrinachedd
3. Mae gennych ddealltwriaeth glir o gwmpas a therfynau eich awdurdod i wneud penderfyniadau
4. Rydych yn nodi anghenion gwybodaeth cydweithwyr, cleientiaid ac eraill
5. Rydych yn darparu gwybodaeth briodol i'r rhai sydd ag angen amdani ac sydd â hawl i'w derbyn
6. Rydych yn cyflwyno gwybodaeth yn brydlon, yn glir, yn gryno ac yn gywir, ac mewn modd sy'n hybu dealltwriaeth
7. Rydych yn chwilio am welliannau posibl ac yn cynnig llwybrau gweithredu sy'n amserol, yn briodol ac yn gyflawnadwy
8. Rydych yn ymfalchïo yn ansawdd eich gwaith
9. Rydych yn deall anghenion a chymhellion pobl eraill
10. Rydych yn gweithio mewn modd proffesiynol, cydweithredol, gan gefnogi'ch gilydd
11. Rydych yn rhoi sylw i fanylion sy'n hanfodol i'ch gwaith
12. Rydych yn defnyddio arddulliau cyfathrebu sy'n briodol ar gyfer gwahanol bobl a sefyllfaoedd