Darparu gwybodaeth ar gais gan aelod o gynllun pensiwn neu gynrychiolydd yr aelod

​Mae'r safon hon yn ymwneud â darparu gwybodaeth ar gais gan aelod o gynllun pensiwn neu gynrychiolydd yr aelod. Pan wneir cais gan gynrychiolydd yr aelod, rhaid i chi gadarnhau pwy ydynt a'u statws, a phenderfynu a oes ganddynt hawl i dderbyn gwybodaeth o'r fath. Ar ôl nodi'r wybodaeth angenrheidiol yn gywir, rhaid i chi ei darparu o fewn y terfynau amser gofynnol a'i chofnodi'n gywir yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad. Os na fedrwch ddarparu'r wybodaeth, rhaid i chi gyfeirio'r aelod neu gynrychiolydd yr aelod at ffynhonnell arall.  Rhaid i chi sicrhau bod gofynion cyfrinachedd cleientiaid a diogelu data yn cael eu cynnal bob amser.

1. Cadarnhau pwy yw'r aelod/cynrychiolydd yr aelod sy'n gwneud cais am wybodaeth a'i statws
2. Penderfynu a oes hawl gan yr aelod/cynrychiolydd yr aelod i gael gwybodaeth o'r fath, yn unol â gofynion cyfrinachedd cleientiaid a diogelu data
3. Nodi'n gywir yr wybodaeth y mae ei hangen ar yr aelod/ gynrychiolydd yr aelod
4. Darparu gwybodaeth sy'n gywir ac yn berthnasol i anghenion yr aelod neu'r cynrychiolydd oddi mewn i'r terfynau amser gofynnol
5. Ymchwilio i unrhyw fylchau neu anghysondebau yn yr wybodaeth a gawsoch a'u datrys
6. Penderfynu ar y terfynau amser pryd y byddwch yn gallu ymateb i ymholiadau
7. Cyfeirio'r aelod neu'r cynrychiolydd at ffynhonnell amgen a all ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani yn gywir, pan na fedrwch ymateb yn uniongyrchol i ymholiadau
8. Cofnodi'n gywir yr wybodaeth yr ydych wedi'i darparu
9. Cwblhau'r holl weithdrefnau mewnol yn gywir ac yn unol â gweithdrefnau eich sefydliad

1. Yr angen am sicrhau bod dilysu a gwirio wedi digwydd, a'r dulliau o wneud hynny
2. Meini prawf cymhwyster er mwyn i gynrychiolydd aelod wneud cais am wybodaeth
3. Y mathau o wybodaeth y gellir gofyn amdanynt
4. Rheoliadau datgelu a'r terfynau amser gofynnol
5. Pa effaith mae deddfwriaeth gyfredol yn ei chael ar yr wybodaeth y gallwch ei darparu
6. Sut mae datrys unrhyw anghysondebau neu fylchau mewn gwybodaeth
7. Yr angen am gyfrinachedd cleientiaid a chadw cofnodion yn ddiogel
8. Pa effaith bydd contractio allan yn ei chael ar yr wybodaeth
9. Y ddeddfwriaeth berthnasol gan gynnwys y polisïau, y gweithdrefnau a'r ddeddfwriaeth diweddaraf
10. Strwythur gweithrediadol eich sefydliad, gan gynnwys sut rydych chi'n gweithio mewn perthynas ag adrannau eraill, a'i weithdrefnau gan gynnwys cytundebau lefel gwasanaeth cleientiaid
11. Y gwahaniaeth rhwng rhoi cyngor ariannol a darparu gwybodaeth i'r aelod

1. Rydych yn sensitif i ddiffyg arbenigedd technegol aelodau ac yn defnyddio eich greddf a'ch profiad i'w helpu i ddeall y materion yn llawn
2. Rydych yn casglu ac yn rheoli gwybodaeth yn effeithiol, yn effeithlon, yn foesegol a chan barchu cyfrinachedd
3. Mae gennych ddealltwriaeth glir o gwmpas a therfynau eich awdurdod i wneud penderfyniadau
4. Rydych yn nodi anghenion gwybodaeth cydweithwyr, cleientiaid ac eraill
5. Rydych yn darparu gwybodaeth briodol i'r rhai sydd ag angen amdani ac sydd â hawl i'w derbyn
6. Rydych yn cyflwyno gwybodaeth yn brydlon, yn glir, yn gryno ac yn gywir, ac mewn modd sy'n hybu dealltwriaeth
7. Rydych yn chwilio am welliannau posibl ac yn cynnig llwybrau gweithredu sy'n amserol, yn briodol ac yn gyflawnadwy
8. Rydych yn ymfalchïo yn ansawdd eich gwaith
9. Rydych yn deall anghenion a chymhellion pobl eraill
10. Rydych yn gweithio mewn modd proffesiynol, cydweithredol, gan gefnogi'ch gilydd
11. Rydych yn rhoi sylw i fanylion sy'n hanfodol i'ch gwaith
12. Rydych yn defnyddio arddulliau cyfathrebu sy'n briodol ar gyfer gwahanol bobl a sefyllfaoedd