Cyfathrebu â chwsmeriaid yn y sector cyfleustodau

​Mae'r Safon hon yn ymwneud â rhoi gwybodaeth neu gyngor i gwsmeriaid, gan gynnwys rhanddeiliaid mewnol neu allanol, ac ymateb i’w hymholiadau neu eu cwynion mewn ffordd gadarnhaol. Mae’n cynnwys cyfathrebu'n effeithiol, delio â chwsmeriaid cydweithredol ac anghydweithredol, cytuno ar gamau i ddatrys unrhyw broblemau a chyfeirio materion sydd y tu allan i'ch maes cyfrifoldeb at y bobl briodol.  

Mae'r Safon hon ar gyfer unrhyw un yn y sector cyfleustodau sy'n dod i gysylltiad â chwsmeriaid gan gynnwys rhanddeiliaid mewnol ac allanol.

1. trin cwsmeriaid yn unol â gweithdrefnau'r sefydliad bob amser
   
   2. rhoi gwybodaeth neu gyngor i gwsmeriaid sy'n gywir, sydd o fewn eich maes cyfrifoldeb ac sy’n unol â gweithdrefnau'r sefydliad
   3. ymateb i ymholiadau neu gwynion gan gwsmeriaid yn unol â gofynion y sefydliad o ran cysylltu â chwsmeriaid
   4. penderfynu ar fanylion cwynion neu ymholiadau gan gwsmeriaid yn unol â gweithdrefnau'r sefydliad
   5. sicrhau bod unrhyw ymwneud â chwsmeriaid wedi’i amseru i ystyried anghenion cwsmeriaid eraill, pwysau gwaith a gofynion y sefydliad  
   6. gwneud yn siŵr bod unrhyw gamau a gytunwyd â chwsmeriaid yn unol â gofynion a chyfrifoldebau cyfreithiol a sefydliadol
   7. esbonio'r cyfyngiadau sydd ar y sefydliad i gwsmeriaid mewn modd clir ac ar adegau priodol sy'n cyd-fynd â gweithdrefnau'r sefydliad
   8. cadarnhau bod cwsmeriaid yn deall unrhyw gamau y mae angen i chi neu hwythau eu cymryd  
   9. defnyddio dulliau priodol wrth ddelio â chwsmeriaid cydweithredol neu anghydweithredol yn unol â gweithdrefnau'r sefydliad
   10. pasio manylion ymlaen i’r bobl berthnasol yn ddi-oed pan fo sefyllfa wedi mynd y tu hwnt i derfynau eich cyfrifoldeb    
   11. cyflawni gweithgareddau a gytunwyd yn unol â chanllawiau gwasanaeth i gwsmeriaid y sefydliad 
   12. cofnodi rhyngweithiadau â chwsmeriaid ar systemau'r sefydliad, gan gynnwys lefel briodol o fanylion
   

​1. safonau gwasanaeth i gwsmeriaid a gweithdrefnau cyswllt â chwsmeriaid y sefydliad  

2. technegau cyfathrebu gan gynnwys sut mae parhau i ymdrin â sefyllfaoedd o wrthdaro a diffyg cydweithrediad mewn ffordd gwrtais, dringar a gwasanaethgar
   
   3. rhwymedigaethau a gofynion cyfreithiol y cyfleustodau rydych chi’n gweithio â nhw o fewn cylch gwaith eich rôl
   4. y mathau o gyngor y gallech chi eu cynnig a'r ymholiadau y byddai disgwyl i chi ddelio â nhw fel arfer
   5. prosesau'r sefydliad o ran cyswllt â'r cyfryngau
   6. sut mae ymdopi â disgwyliadau cwsmeriaid a chydbwyso anghenion y cwsmer ac anghenion y sefydliad 
   7. terfynau eich awdurdod eich hun a’r sefydliad o ran delio â chwsmeriaid a rhanddeiliaid mewnol ac allanol 
   8. sut mae cyfathrebu â chwsmeriaid, gan gynnwys drwy siarad, gwrando a holi
   9. technegau i gadarnhau dealltwriaeth pobl eraill o wybodaeth
   10. pam ei bod yn bwysig deall safbwyntiau cwsmeriaid
   11. cysylltiad cwsmeriaid â’ch gwaith neu sut mae eich gwaith yn effeithio arnynt
   12. sut mae delio ag anghytundeb a gwrthdaro
   13. sut mae cael gafael ar wybodaeth hanfodol a sut mae ei chrynhoi ar gyfer cwsmeriaid
   
   14. ffiniau eich awdurdod eich hun a phwy i gyfeirio atynt pan mae ymholiadau a chwynion y tu hwnt i’r awdurdod hwnnw 

   15. gofynion y sefydliad o ran cofnodi rhyngweithiadau â chwsmeriaid